Как в 1С сформировать акт сверки по нескольким контрагентам

Задача сформировать акт сверки сразу по нескольким контрагентам возникает регулярно: при квартальной сверке взаиморасчётов, перед сдачей годовой отчётности, при подготовке к аудиту. Формировать каждый акт вручную через документ «Акт сверки взаиморасчётов» долго, особенно если контрагентов десятки или сотни.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) есть штатные средства группового формирования актов сверки. Они позволяют за один запуск создать комплект документов по списку контрагентов, заполнить их данными учёта и вывести на печать или сохранить в файлы для отправки.

Ниже разобраны рабочие способы массового формирования актов сверки, настройки, влияющие на корректность данных, типичные ошибки и способы проверить результат до отправки документов контрагентам.

Когда нужна групповая сверка и какие есть варианты

Массовая сверка оправдана, когда актов больше трёх-пяти и период у них одинаковый. Типовые сценарии: ежеквартальная сверка с покупателями, сверка с поставщиками перед закрытием года, подтверждение задолженности по запросу банка или аудиторов.

В зависимости от конфигурации доступны разные инструменты:

• Обработка группового создания актов — в БП 3.0 находится в разделе «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» → кнопка «Создать» → «Акты сверки по списку контрагентов» (в ряде релизов — отдельная команда «Групповое создание»).
• Формирование из списка документов — отбор актов по организации и периоду, затем групповая печать.
• Отчёт «Акт сверки» как печатная форма — формируется по регистрам без создания документа, подходит для внутренней проверки.
• Внешние обработки — применяются, когда штатного функционала не хватает (нестандартный отбор, рассылка по email, своя печатная форма).

Сравнение вариантов

Штатная групповая обработка

Подходит для типовой сверки по списку контрагентов за один период. Ограничение: настройки отбора и печатной формы фиксированы релизом конфигурации.

Документы + групповая печать

Гибче: каждый акт можно отредактировать вручную. Минус — документы создаются по одному, если нет обработки массового создания.

Отчёт без создания документа

Быстро для внутренней проверки остатков. Не подходит для официальной сверки: отчёт не хранится в базе как документ и не имеет статуса согласования.

Внешняя обработка

Нужна при нестандартных отборах, рассылке по email или собственном макете. Требует проверки на безопасность и совместимость с релизом.

Подготовка: что проверить до формирования актов

Акт сверки заполняется данными бухгалтерского учёта, поэтому любые ошибки в учёте автоматически попадут во все сформированные акты. Перед массовым формированием выполните подготовительные проверки.

Сначала сформируйте отчёт «Анализ взаиморасчётов с контрагентами» (или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62, 76) за период сверки. Убедитесь, что нет «красных» остатков, развёрнутого сальдо по одному контрагенту на разных счетах без оснований и незакрытых авансов, которые должны были быть зачтены.

Во-вторых, проверьте актуальность карточек контрагентов: заполненные наименования, ИНН, адреса. Эти данные попадут в шапку каждого акта. Если у контрагента несколько договоров, решите заранее — формировать один сводный акт или отдельные акты по каждому договору.

В-третьих, зафиксируйте период сверки. Даты начала и окончания должны быть одинаковыми для всех актов, иначе сопоставлять их будет сложно, а контрагенты вернут документы с замечаниями.

Способ 1: групповое создание актов штатной обработкой

В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки взаиморасчётов». В форме списка нажмите «Создать» и выберите вариант группового создания актов по списку контрагентов — в зависимости от релиза команда называется «По списку контрагентов» или доступна через «Ещё».

В открывшейся обработке укажите:

1. Организацию, от имени которой формируются акты.
2. Период сверки — даты начала и окончания.
3. Список контрагентов — добавьте вручную, подбором из справочника или заполните по отбору (например, все контрагенты с ненулевым остатком, все из группы «Покупатели»).
4. Параметры заполнения: по каким счетам учёта собирать данные, разбивать ли по договорам, включать ли в акт документы с нулевыми суммами.

После нажатия «Создать акты» программа сформирует по одному документу на каждого контрагента (или на каждый договор, если включена разбивка). Документы появятся в общем списке актов сверки; проведённые и непроведённые акты не влияют на учётные данные — документ носит информационный характер.

1. 1
   Проверьте взаиморасчёты отчётом за период сверки и устраните ошибки учёта
2. 2
   Откройте список актов сверки и запустите команду группового создания
3. 3
   Укажите организацию, период и список контрагентов
4. 4
   Настройте счета учёта и разбивку по договорам
5. 5
   Создайте акты и откройте 2–3 документа для выборочной проверки
6. 6
   Выделите акты в списке и отправьте на печать или сохраните в PDF
7. 7
   Проверьте, что количество созданных актов совпадает с количеством контрагентов в списке

Способ 2: формирование через документ и групповую печать

Если штатной обработки массового создания в вашей конфигурации нет (или акты требуют индивидуальной корректировки), создайте документы «Акт сверки взаиморасчётов» по каждому контрагенту вручную, а затем используйте групповую печать.

В форме документа нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» — табличная часть заполнится оборотами по расчётным счетам за указанный период. Проверьте сальдо на начало и конец периода, при необходимости скорректируйте состав строк.

Для групповой печати выделите в списке нужные акты (с Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите макет — «Акт сверки взаиморасчётов» или «Акт сверки (с расшифровкой по документам)». Программа выведет единый печатный комплект, который можно сохранить в PDF одним файлом или пакетом.

Настройки, влияющие на содержимое актов

Корректность акта сверки определяется несколькими настройками, которые часто оставляют по умолчанию и потом получают неверные данные.

Состав счетов расчётов. По умолчанию в акт попадают стандартные счета (60, 62, 76 и их субсчета). Если расчёты с контрагентом ведутся на других счетах — например, 66 или 67 по займам, 58.03 по выданным займам — добавьте их в настройках заполнения, иначе задолженность будет неполной.

Разбивка по договорам. Если с контрагентом несколько договоров, акт без разбивки покажет свёрнутое сальдо. Контрагенту обычно удобнее видеть расшифровку по договорам — включите соответствующую настройку или формируйте отдельные акты.

Валюта и расчёты в у.е. Для валютных договоров проверьте, в какой валюте формируется акт и по какому курсу пересчитываются суммы. Расхождения по курсовым разницам — частая причина несогласованных актов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с остатком по счетам расчётов в ОСВ на ту же дату

Тревожный признак

Суммы различаются — акт сформирован не по всем счетам или за другой период

Количество созданных актов

Норма

Равно числу контрагентов (или пар «контрагент–договор») в списке

Тревожный признак

Актов меньше — часть контрагентов пропущена из-за пустого оборота или отбора

Шапка акта

Норма

Верные наименование, ИНН, организация и период

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты контрагента или чужая организация

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — формирование актов до исправления учёта. Непроведённая реализация или дубль поступления попадут в десятки актов, и после исправления учёта весь комплект придётся пересоздавать и пересылать.

Вторая ошибка — неверный отбор контрагентов. Если заполнить список «по остаткам», контрагенты с нулевым сальдо, но с оборотами за период, не попадут в акты, хотя сверка с ними тоже нужна для подтверждения отсутствия задолженности.

Третья группа ошибок связана с датами: в акт попадает дата подписания, отличная от периода сверки, либо период пересекается с уже подписанным ранее актом. Это вызывает вопросы у контрагентов и аудиторов.

Отправка актов контрагентам и контроль возврата

Сформированные акты можно распечатать, сохранить в PDF или отправить по электронному документообороту (ЭДО), если он подключён. При массовой рассылке сохраняйте файлы с понятными именами — например, «Акт_сверки_ИНН_дата.pdf», чтобы не перепутать получателей.

Для контроля возврата подписанных актов используйте статусы документа («Создан», «Отправлен», «Согласован», «Есть расхождения»), если они поддерживаются конфигурацией, либо ведите отдельный реестр. По контрагентам, не вернувшим акт в разумный срок, направляйте повторный запрос — неподтверждённая задолженность создаёт риски при инвентаризации расчётов.

Если контрагент вернул акт с расхождениями, не редактируйте согласованные суммы «под контрагента». Сначала найдите причину расхождения по первичным документам: чаще всего это разница в датах отражения документов у сторон, неучтённые возвраты или оплаты в пути.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сформировать акты сверки по всем контрагентам сразу, без списка?

Да, в обработке группового создания обычно есть команда заполнения списка по отбору — например, все контрагенты с оборотами или остатками за период. Проверьте получившийся список перед созданием документов, чтобы не включить архивные или служебные карточки.

Почему для части контрагентов акты не создались?

Чаще всего у контрагента нет оборотов и остатков по выбранным счетам за период, либо он не прошёл условия отбора. Также проверьте, не помечен ли контрагент на удаление и заполнен ли у него договор, если включена разбивка по договорам.

Акт сверки влияет на бухгалтерский учёт?

Нет, документ «Акт сверки взаиморасчётов» носит информационный характер и не формирует проводок. Он только фиксирует состояние расчётов по данным учёта на указанные даты.

Как сформировать акты по каждому договору отдельно?

В настройках группового создания включите разбивку по договорам — программа создаст отдельный акт на каждую пару «контрагент–договор». Если такой настройки нет, формируйте акты по одному, указывая договор в шапке документа.

Можно ли массово отправить акты по электронной почте из 1С?

Штатная массовая рассылка актов есть не во всех конфигурациях. Если её нет, сохраните акты в PDF и отправьте через почтовый клиент, подключите ЭДО или используйте проверенную внешнюю обработку рассылки, согласовав её с администратором базы.

Что делать, если сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Проверьте три вещи: совпадают ли периоды, включены ли в акт все счета, по которым есть остатки у контрагента, и нет ли ручных операций по расчётным счетам, которые обработка заполнения не учитывает. Чаще всего причина в неполном списке счетов в настройках акта.