Как в 1С сформировать счёт на оплату покупателю

Под запросом «сформировать 27 счёт» чаще всего понимают выставление счёта на оплату покупателю в программах 1С — в плане счетов бухгалтерского учёта счёта с номером 27 не существует, поэтому речь идёт о первичном документе, который организация выставляет контрагенту для оплаты товаров, работ или услуг. Счёт на оплату не формирует бухгалтерских проводок, но является основанием для оплаты и последующего оформления реализации.

В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация документ называется «Счёт на оплату покупателю» и создаётся либо с нуля, либо на основании других документов — заказа покупателя, реализации, договора. Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3, как наиболее распространённой конфигурации, с уточнениями для других решений.

Перед выставлением счёта важно убедиться, что в базе корректно заполнены реквизиты собственной организации и контрагента: ошибка в ИНН, номере расчётного счёта или адресе приведёт к тому, что покупатель не сможет оплатить счёт или откажется принимать документ.

Что проверить перед созданием счёта

Счёт на оплату подтягивает данные из справочников, поэтому качество документа напрямую зависит от полноты исходных данных. Потратив две минуты на проверку, вы избежите пересылки исправленных счетов покупателю.

Откройте карточку своей организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации») и убедитесь, что заполнены наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты — расчётный счёт, банк, БИК и корреспондентский счёт. Именно эти данные попадут в шапку печатной формы.

Затем проверьте карточку контрагента: полное наименование, ИНН и КПП, адрес. Если с покупателем заключён договор, убедитесь, что он заведён в базе с корректным номером и датой — номер договора выводится в основании счёта.

Создание счёта с нуля в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной способ — ручное создание документа. Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Счета на оплату покупателям». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать».

В шапке документа последовательно заполните поля: организацию (если в базе их несколько), контрагента-покупателя и договор. Поля «Счёт получателя» и банковские реквизиты подставятся автоматически из карточки организации — при наличии нескольких расчётных счетов выберите нужный вручную.

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу рассчитаются автоматически. Если выставляете счёт на услуги, позиции выбираются из той же номенклатуры с видом «Услуга».

После заполнения нажмите «Записать», затем «Провести». Документ получит автоматический номер, который можно скорректировать вручную, если у организации принята собственная нумерация — но делать это нужно аккуратно, чтобы не нарушить последовательность.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте в табличную часть номенклатуру, количество, цены и ставку НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и реквизиты получателя
5. 5
   Нажмите «Записать» и «Провести»
6. 6
   Сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Счёт на оплату»

Выставление счёта на основании другого документа

Если продажа уже оформлена в программе, счёт быстрее создать на основании существующего документа — тогда все данные перенесутся автоматически без ручного ввода и риска расхождений.

Откройте исходный документ — например, «Реализацию (акты, накладные)» или «Заказ покупателя» — и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Счёт на оплату покупателю». Программа сформирует новый документ с уже заполненным контрагентом, договором и табличной частью.

Этот способ особенно удобен, когда счёт выставляется после отгрузки или когда менеджер оформил заказ, а бухгалтер выставляет счёт на его основе. Связь между документами сохраняется, и по кнопке «Связанные документы» всегда видна вся цепочка: счёт — реализация — оплата.

Печать, подпись и отправка счёта покупателю

Для вывода документа на бумагу или в файл нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Счёт на оплату». Откроется предварительный просмотр типовой печатной формы, которую можно распечатать или сохранить в PDF, Excel либо другом формате через меню «Файл» → «Сохранить».

Если ваша организация использует факсимиле или электронную подпись, в типовой форме предусмотрена возможность вывода образа подписи и печати — настройка выполняется в разделе «Главное» → «Печатные формы, отчеты и обработки» либо через персональные настройки, в зависимости от релиза конфигурации.

Отправить счёт контрагенту можно напрямую из программы кнопкой «Отправить» — по электронной почте (при настроенной учётной записи) или через сервис 1С-ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот. Отправка по ЭДО ускоряет процесс и фиксирует факт доставки документа.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексной автоматизации документ также называется «Счёт на оплату покупателю», но находится в разделе «Продажи» и чаще всего создаётся на основании «Заказа клиента». В этих конфигурациях счёт участвует в управленческом учёте: по нему контролируются этапы оплаты и задолженность клиента.

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) счёт выставляется из раздела «Продажи» и может формироваться на основании заказа покупателя или счёта-заявки. Печатная форма там дополнительно позволяет выводить QR-код для оплаты, если подключён соответствующий функционал.

Общий принцип во всех конфигурациях одинаков: документ не делает проводок, служит основанием для оплаты, а его печатная форма строится из реквизитов организации и контрагента. Отличаются только расположение команд и состав дополнительных возможностей.

Способы создания счёта

Создание с нуля

Подходит для разовых продаж без оформленного заказа; требует ручного заполнения всех полей

На основании заказа или реализации

Быстрее и безопаснее: данные переносятся автоматически, сохраняется связь документов

Копирование существующего счёта

Удобно для повторяющихся продаж одному клиенту; нужно проверить актуальность цен и реквизитов

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — неправильные банковские реквизиты в печатной форме. Причина обычно в том, что в карточке организации заведено несколько расчётных счетов, а основным назначен не тот. Проверьте, какой счёт помечен как основной, прежде чем отправлять документ покупателю.

Вторая распространённая ошибка — неверная ставка НДС. Если организация применяет УСН и не является плательщиком НДС, в счёте должно стоять «Без НДС», иначе покупатель может ошибочно принять налог к вычету, а у вас возникнут вопросы при сверке. Настройка налогообложения выполняется в учётной политике организации.

Также встречаются ситуации, когда счёт выставляется дважды на одну и ту же отгрузку — вручную и на основании реализации. Покупатель может оплатить оба документа, и разбирательство с возвратом займёт время. Перед созданием счёта с нуля проверьте список счетов по контрагенту.

Проверка результата и контроль оплаты

После проведения документа убедитесь, что счёт отображается в списке «Счета на оплату покупателям» с корректным номером, датой и суммой. Откройте печатную форму и сверьте ключевые реквизиты: ИНН продавца и покупателя, номер расчётного счёта, БИК банка, итоговую сумму и выделенный НДС.

Оплату по счёту отслеживайте через документ «Поступление на расчётный счёт»: при загрузке банковской выписки программа автоматически подберёт счёт и договор по контрагенту и сумме. В отчётах «Задолженность покупателей» и «Анализ оплат» видно, какие счета оплачены, а какие остаются открытыми.

Если счёт выставлен ошибочно, не удаляйте его, если номер уже был передан покупателю, — пометьте документ на удаление только после согласования с контрагентом, чтобы у сторон не возникло расхождений в реестрах.

Контрольные точки

Как проверить готовый счёт

Номер и дата документа

Норма

Номер соответствует принятой нумерации, дата корректна

Тревожный признак

Пропуски или дубли номеров в списке счетов

Банковские реквизиты в печатной форме

Норма

Расчётный счёт и БИК совпадают с актуальными данными организации

Тревожный признак

Выводится старый или чужой расчётный счёт

Сумма и НДС

Норма

Итог совпадает с договорённостью, ставка НДС соответствует режиму налогообложения

Тревожный признак

НДС выделен при работе без НДС или сумма расходится с заказом

Реквизиты покупателя

Норма

Наименование, ИНН и КПП совпадают с данными контрагента

Тревожный признак

Опечатки в наименовании или неактуальный ИНН

Частые вопросы

Создаёт ли счёт на оплату проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Счёт на оплату — это информационный документ, он не отражается в бухгалтерском и налоговом учёте. Проводки появляются только при оформлении реализации и поступлении оплаты на расчётный счёт.

Можно ли изменить номер счёта вручную?

Да, номер редактируется в шапке документа после записи. Однако делать это стоит только при необходимости: ручное вмешательство нарушает автоматическую нумерацию, и программа может предложить перенумерацию при следующем создании документа.

Как выставить счёт, если организация работает без НДС?

Убедитесь, что в учётной политике организации выбран соответствующий режим налогообложения. Тогда в документе ставка автоматически установится «Без НДС». Если программа всё равно подставляет ставку 20%, проверьте настройки учётной политики и вид номенклатуры.

Что делать, если в печатной форме выводятся устаревшие банковские реквизиты?

Откройте карточку организации и проверьте список банковских счетов: какой из них назначен основным. Исправьте реквизиты или назначьте основным актуальный счёт, затем перезаполните документ — печатная форма обновится.

Можно ли отправить счёт покупателю прямо из 1С?

Да. Кнопка «Отправить» в форме документа позволяет отправить счёт по электронной почте при настроенной учётной записи либо через сервис электронного документооборота, если он подключён и настроен обмен с данным контрагентом.

Как найти все неоплаченные счета по покупателю?

Откройте список «Счета на оплату покупателям» и установите отбор по контрагенту и статусу оплаты. Дополнительно используйте отчёты «Задолженность покупателей» или «Анализ оплат» из раздела «Продажи» — они покажут открытые суммы и просрочку.