Как в 1С сделать заявку: полное руководство

Заявка в 1С — это документ, который фиксирует потребность: в закупке товаров, расходовании денежных средств, ремонте оборудования или согласовании внутренней услуги. В зависимости от конфигурации документ называется по-разному: «Заявка на расходование денежных средств», «Заказ поставщику», «Заявка на закупку», «Заявка на ремонт» — но логика работы везде схожая: создать, заполнить, согласовать, проконтролировать исполнение.

Чаще всего вопрос «как сделать заявку» возникает у пользователей конфигураций 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей и 1С:Документооборот. Интерфейс этих решений построен на управляемых формах, поэтому общий порядок действий одинаков, отличаются только названия разделов и набор реквизитов.

Ниже разобраны основные сценарии: заявка на расходование денежных средств, заявка (заказ) поставщику, заявка на внутреннее потребление, а также настройка маршрутов согласования и проверка результата. Отдельно рассмотрены типичные ошибки, которые приводят к тому, что заявка «зависает» и не исполняется.

Где в 1С находятся заявки и какие виды бывают

Перед созданием документа важно понять, какая именно заявка нужна, потому что в 1С их несколько видов, и они живут в разных подсистемах. Выбор неправильного документа — самая частая причина того, что заявку «не видят» согласующие или она не попадает в план оплат.

• Заявка на расходование денежных средств — раздел «Казначейство» (в УТ — «Продажи/Финансы» в зависимости от версии). Используется для планирования оплат поставщикам, подотчётных сумм, зарплаты, налогов.
• Заказ поставщику / заявка на закупку — раздел «Закупки». Фиксирует потребность в товарах и материалах, резервирует объёмы у поставщика.
• Заявка на внутреннее потребление — раздел «Склад и доставка» (в ERP). Оформляет потребность подразделения в материалах со склада.
• Заявка на ремонт — подсистема управления ремонтами в ERP, планирует обслуживание оборудования.
• Заявка в 1С:Документооборот — внутренняя задача или обращение, проходящая процесс согласования.

Если вы не находите нужный документ в меню, откройте его через «Функции для технического специалиста» (иконка с тремя точками в правом верхнем углу раздела) либо через общий поиск документов. Отсутствие пункта в интерфейсе часто означает, что соответствующая функциональная опция отключена в настройках программы.

Как создать заявку на расходование денежных средств

Это самый востребованный вид заявки — через него проходят практически все плановые платежи компании. Порядок действий типовой для ERP, КА и УТ.

1. Откройте раздел «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств».
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Заполните шапку: организация, подразделение, заявитель, дата платежа (желаемая), форма оплаты — безналичная или наличная.
4. Укажите операцию — например, «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Возврат оплаты клиенту». От выбранной операции зависит набор доступных реквизитов.
5. На вкладке «Расшифровка платежа» добавьте строку: укажите контрагента, сумму, валюту, ставку НДС, статью движения денежных средств (ДДС). Если оплата по конкретному документу — подберите заказ или накладную.
6. Установите статус заявки — обычно «Не согласована», затем переведите в «Согласована» после одобрения.
7. Нажмите «Провести и закрыть».

Признак правильно оформленной заявки — она появляется в отчёте «Платёжный календарь» и в журнале заявок с заполненной расшифровкой. Если заявка не отображается в календаре, проверьте статус: в план оплат попадают только согласованные заявки (или заявки в статусе «К оплате», в зависимости от настроек).

1. 1
   Откройте Казначейство → Заявки на расходование денежных средств → Создать
2. 2
   Заполните организацию, операцию, дату платежа и форму оплаты
3. 3
   Добавьте строку расшифровки: контрагент, сумма, статья ДДС, НДС
4. 4
   Установите статус и проведите документ
5. 5
   Проверьте появление заявки в платёжном календаре

Как оформить заявку поставщику (заказ поставщику)

В торговых и производственных конфигурациях потребность в закупке оформляется документом «Заказ поставщику». В ERP он может создаваться автоматически на основании заказа клиента, внутреннего заказа или плана закупок — тогда большая часть полей заполняется сама.

Ручное создание: раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать». Заполните поставщика, организацию, склад поступления и соглашение с поставщиком (если ведётся учёт по соглашениям — документ подтянет цены и условия автоматически). В табличной части «Товары» добавьте номенклатуру, количество и цены, укажите дату поступления.

Обратите внимание на поле «Операция» или «Хозяйственная операция»: «Закупка у поставщика», «Приём на комиссию», «Закупка по импорту» — от этого зависят дальнейшие документы поступления. После проведения заказ резервирует потребность и становится основанием для «Приобретения товаров и услуг» и для заявки на расходование средств.

Заявка на внутреннее потребление и другие сценарии

Потребность подразделения в материалах

В ERP потребность цеха или отдела в материалах оформляется документом «Заказ на внутреннее потребление» (раздел «Склад и доставка»). Укажите подразделение-получатель, склад-отправитель, номенклатуру и количество. На основании заказа склад оформляет «Передачу материалов в эксплуатацию» или «Внутреннее потребление товаров».

Заявка в 1С:Документооборот

В 1С:Документооборот заявка создаётся как внутренний документ или задача по шаблону процесса. Откройте раздел «Документы и файлы» или «Работа с процессами», выберите нужный шаблон (например, «Заявка на закупку» или «Служебная записка»), заполните поля и запустите процесс. Маршрут согласования при этом определяется шаблоном, а не настраивается вручную в каждом документе.

Заявка через мобильный клиент или веб-доступ

Если сотрудники работают удалённо, заявки можно создавать через веб-клиент или мобильное приложение 1С. Функциональность форм при этом сохраняется, но часть реквизитов может быть скрыта в упрощённом интерфейсе — итоговую проверку и согласование удобнее выполнять в полном клиенте.

Какой документ выбрать

Заявка на расходование ДС

Нужно запланировать или согласовать платёж. Не подходит для резервирования товаров.

Заказ поставщику

Нужно зафиксировать закупку и зарезервировать потребность. Не планирует дату оплаты сам по себе.

Заказ на внутреннее потребление

Материалы нужны внутри компании со своего склада. Не для закупки у контрагента.

Настройка статусов и согласования заявок

Заявка без настроенного маршрута согласования — просто запись в журнале. Чтобы документ реально работал, нужно включить механизм согласования. В ERP и КА это делается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство» (флажок «Согласование заявок на расходование денежных средств») или аналогичном разделе для закупок.

Маршруты согласования настраиваются в справочнике «Маршруты согласования»: указываются условия (например, сумма свыше определённого порога, конкретная организация или статья ДДС) и согласующие лица. Согласующий видит заявку в списке «Документы к согласованию» и утверждает её одной кнопкой либо отклоняет с комментарием.

Типовая цепочка статусов выглядит так: «Не согласована» → «Согласована» → «К оплате» / «К исполнению». Учтите, что изменение согласованной заявки обычно требует повторного согласования — система может сбросить статус автоматически при редактировании суммы или контрагента.

Проверка результата и контроль исполнения

После создания заявки убедитесь, что она прошла полный цикл. Проверьте три вещи: документ проведён (в журнале нет серой иконки непроведённого документа), статус соответствует этапу, заявка видна в контрольных отчётах.

Для контроля исполнения используйте штатные отчёты: «Платёжный календарь» и «Контроль заявок на расходование денежных средств» — для оплат; «Исполнение заказов поставщикам» и «Состояния заказов» — для закупок. Если заявка частично оплачена, отчёт покажет сумму остатка к оплате.

Контрольные точки

Как проверить, что заявка работает

Статус документа

Норма

«Согласована» или «К оплате», документ проведён

Тревожный признак

«Не согласована» долго висит без движения — маршрут не настроен или согласующий не назначен

Платёжный календарь

Норма

Заявка видна на дату планового платежа

Тревожный признак

Заявки нет в календаре — проверьте статус и дату платежа

Связанные документы

Норма

По кнопке «Связанные документы» видны оплата или поступление

Тревожный признак

Связей нет, хотя срок исполнения прошёл — исполнение не оформлено

Типичные ошибки при создании заявок

Большинство проблем с заявками связано не с программой, а с заполнением реквизитов и настройками. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

• Не выбрана статья ДДС — заявка не попадает в платёжный календарь и отчёты по бюджету.
• Неверная операция в шапке — недоступны нужные реквизиты или документ не стыкуется с последующей оплатой.
• Заявка создана, но не проведена — она не участвует ни в планировании, ни в контроле.
• Оплата оформлена напрямую, минуя заявку, — нарушается платёжная дисциплина и лимиты.
• Отредактирована согласованная заявка без повторного согласования — расхождения между согласованной и фактической суммой.

Частые вопросы о заявках в 1С

Почему в меню нет документа «Заявка на расходование денежных средств»?

Скорее всего, отключена соответствующая функциональная опция. Проверьте «НСИ и администрирование» → «Казначейство» и включите учёт заявок. Также документ может быть недоступен из-за прав пользователя — уточните у администратора, назначена ли вам роль казначея или менеджера по закупкам.

Можно ли создать заявку на основании другого документа?

Да, и это рекомендуемый способ. Откройте заказ поставщику, накладную или счёт на оплату и нажмите «Создать на основании» → «Заявка на расходование денежных средств». Контрагент, сумма, НДС и документ-основание подставятся автоматически, а связь между документами сохранится.

Как отменить или закрыть заявку, по которой не будет оплаты?

Если заявка ещё не согласована, её можно пометить на удаление. Если согласована — сначала отмените согласование (или переведите в статус «Отклонена»), затем пометьте на удаление. Частично исполненную заявку удалять нельзя — её закрывают изменением статуса или специальной обработкой закрытия заказов.

Заявка согласована, но оплата не создаётся на её основании. Что не так?

Проверьте форму оплаты в заявке: для безналичной оплаты основанием служит «Списание безналичных денежных средств», для наличной — «Расходный кассовый ордер». Также убедитесь, что статус заявки допускает оплату («К оплате») и в расшифровке указан банковский счёт или касса либо они доступны для выбора.

Как массово создать заявки по списку платежей?

Штатного «копирования списком» нет, но можно: создать заявку копированием предыдущей (кнопка «Скопировать» в журнале), использовать обработку загрузки из табличного документа, если она внедрена в вашей конфигурации, либо оформить одну заявку с несколькими строками расшифровки платежа по разным контрагентам.