Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С сделать УПД со статусом 2
Пошаговая инструкция: как в 1С создать УПД со статусом 2, когда применяется статус 2, чем он отличается от статуса 1, настройки, ошибки и проверка документа.
Универсальный передаточный документ (УПД) со статусом 2 используется, когда документ выполняет только роль первичного учётного документа, а счёт-фактура оформляется отдельно или вовсе не требуется. Это типичная ситуация для отгрузок без НДС, передачи товаров комиссионеру, работ по договорам с освобождением от налога и некоторых внутрихолдинговых операций.
В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP, Управление торговлей) статус УПД определяется типом документа-основания и настройками печатной формы. Ошибка в статусе приводит к расхождениям с контрагентом при сверке и вопросам при обмене электронными документами, поэтому важно понимать, где именно переключается статус и как проверить результат.
Ниже разобрано, чем статус 2 отличается от статуса 1, в каких документах он формируется, как настроить вывод статуса в печатной форме и что проверить перед отправкой УПД контрагенту или оператору ЭДО.
Что означает статус 2 в УПД и когда он применяется
УПД объединяет два документа: счёт-фактуру и первичный передаточный документ (накладную или акт). Поле статуса показывает, в какой роли выступает конкретный экземпляр. Статус 1 означает, что документ работает одновременно как счёт-фактура и накладная. Статус 2 — что документ является только передаточным, а функцию счёта-фактуры он не выполняет.
Типовые ситуации для статуса 2: организация применяет УСН или освобождена от НДС и счета-фактуры не выставляет; товар передаётся комиссионеру или на комиссию; отгрузка оформляется без перехода права собственности; передача результатов работ, по которым счёт-фактура оформляется отдельным документом. Во всех этих случаях покупателю нужен первичный документ для оприходования, но не нужен документ для вычета НДС.
Где в 1С формируется УПД и от чего зависит статус
В 1С:Бухгалтерии УПД создаётся на основании документов «Реализация (акты, накладные, УПД)», «Передача товаров», «Оказание производственных услуг» и некоторых других. Печатная форма УПД доступна из самого документа через кнопку «Печать» или из журнала документов. В ERP и Комплексной автоматизации УПД печатается из «Реализации товаров и услуг», «Передачи товаров между организациями» и похожих документов.
Статус в печатной форме определяется логикой конфигурации. Если к документу реализации выписан счёт-фактура, УПД обычно печатается со статусом 1. Если счёт-фактура отсутствует или операция не облагается НДС (например, вид операции «Передача на комиссию» или организация на спецрежиме), формируется статус 2. Поэтому первое, что нужно проверить, — корректность вида операции и наличие связанного счёта-фактуры.
В некоторых конфигурациях статус можно переопределить вручную: в форме настройки печати УПД есть параметр «Статус» со значениями 1 и 2. Если такой параметр доступен, выбранное значение имеет приоритет над автоматическим определением.
Пошаговое формирование УПД со статусом 2 в 1С:Бухгалтерии
Базовый сценарий — отгрузка без выставления счёта-фактуры. Откройте раздел «Продажи» и создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с номенклатурой. Если организация работает без НДС, ставка налога подставится «Без НДС», и программа не предложит выписать счёт-фактуру.
Если НДС в документе есть, но УПД нужен только как накладная, не создавайте счёт-фактуру на основании реализации либо откройте настройки печатной формы. Нажмите «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)». Перед выводом на печать проверьте макет: в правой верхней части формы, рядом с наименованием документа, должен стоять статус 2.
Если в вашей версии конфигурации предусмотрен выбор статуса, он находится в форме «Печать документов» в блоке параметров УПД. Установите значение 2 и сформируйте форму заново. Сохраните или отправьте документ контрагенту.
- 1Создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» и заполните шапку и табличную часть
- 2Проверьте вид операции и ставки НДС — для статуса 2 счёт-фактура не должен выписываться
- 3Нажмите «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)»
- 4При наличии параметра «Статус» в настройках печати установите значение 2
- 5Проверьте сформированную форму: статус 2 указан в шапке, данных счёта-фактуры нет
- 6Сохраните, распечатайте или отправьте УПД через ЭДО
УПД со статусом 2 в ERP, КА и Управлении торговлей
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации УПД печатается из документа «Реализация товаров и услуг» через кнопку печати в командной панели. Статус определяется хозяйственной операцией документа: для операций «Передача на комиссию», «Передача на хранение» и подобных формируется статус 2 автоматически, поскольку эти операции не предполагают счёта-фактуры.
Для обычной реализации со статусом 2 убедитесь, что к документу не зарегистрирован счёт-фактура: откройте список связанных документов через кнопку «Связанные документы» или структуру подчинённости. Если счёт-фактура создан, а нужен УПД-накладная, счёт-фактуру придётся удалить или пометить на удаление — иначе программа может сформировать статус 1.
В Управлении торговлей логика аналогична: вид операции и наличие счёта-фактуры управляют статусом. Дополнительно проверьте настройки видов договоров и соглашений с клиентами — некоторые параметры налогообложения задаются там и влияют на состав печатной формы.
Когда какой статус использовать
Обычная реализация с НДС: УПД заменяет счёт-фактуру и накладную, покупатель берёт НДС к вычету по этому документу
Отгрузка без НДС, передача комиссионеру, на хранение или когда счёт-фактура оформляется отдельно: УПД работает только как первичный документ
Формирование УПД со статусом 2 при обмене через ЭДО
При электронном документообороте статус УПД критичен: операторы ЭДО и форматы документов различают УПД-фактуру (статус 1) и УПД-передаточный документ (статус 2), у них разные функции документа в XML-файле. Ошибка приведёт к тому, что контрагент получит документ не того типа и не сможет корректно его учесть.
В 1С с подсистемой ЭДО откройте документ реализации и перейдите в «ЭДО» → «Открыть электронные документы» или сформируйте исходящий документ стандартной кнопкой. В карточке электронного документа проверьте вид и функцию документа: для статуса 2 функция должна соответствовать передаточному документу (СЧФДОП — только ДОП-часть, без счёта-фактуры). Если формируется не тот формат, проверьте настройки обмена с контрагентом в разделе «Настройки ЭДО»: там задаются используемые форматы по видам документов.
После отправки дождитесь подтверждения оператора и, если предусмотрено, извещения о получении от контрагента. Расхождение статуса чаще всего вскрывается именно на этапе приёма: покупатель ожидал накладную, а получил документ с функцией счёта-фактуры, или наоборот.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования УПД проверьте несколько контрольных точек. В печатной форме в шапке документа должен быть проставлен статус 2, а блоки, относящиеся к счёту-фактуре (номер счёта-фактуры в отдельной строке, строки для вычета), должны отсутствовать или быть незаполненными в части функции счёта-фактуры. Суммы, количество и реквизиты сторон должны совпадать с документом-основанием.
Частые ошибки: счёт-фактура выписан, но пользователь вручную ставит статус 2 — возникает противоречие между учётными данными и формой; вид операции выбран неверно (например, обычная реализация вместо передачи на комиссию), и статус формируется не тот; в настройках ЭДО для контрагента указан формат УПД-фактуры, поэтому электронный документ уходит со статусом 1, хотя печатная форма показывала 2.
Ещё одна ошибка — использование устаревшей печатной формы из внешних обработок. Если УПД печатается через внешнюю печатную форму, убедитесь, что она поддерживает актуальный формат и корректно выводит статус. При сомнениях сравните результат с типовой печатной формой конфигурации.
Как проверить результат
Указан статус 2
Статус 1 или пусто при отсутствии счёта-фактуры
Счёт-фактура к реализации не зарегистрирован
Есть проведённый счёт-фактура при статусе 2
Функция документа — передаточный (ДОП), статус совпадает с печатной формой
Формат УПД-фактуры, функция СЧФ
Совпадают с документом-основанием
Расхождения в суммах, ИНН или номенклатуре
Ограничения и когда статус 2 не подойдёт
Статус 2 нельзя применять, если покупатель должен принять НДС к вычету по этому документу: ему нужен либо УПД со статусом 1, либо отдельный счёт-фактура плюс накладная. Передача УПД со статусом 2 вместо документа с функцией счёта-фактуры лишит покупателя основания для вычета и вызовет претензии.
Также учитывайте требования контрагентов и операторов ЭДО: некоторые компании в регламентах обмена жёстко фиксируют, какие виды документов и статусы принимают. Перед массовой отправкой УПД со статусом 2 новому партнёру согласуйте формат заранее.
Если ваша конфигурация сильно доработана, логика определения статуса может отличаться от типовой. В этом случае поведение печатной формы и формирование электронного документа стоит проверить совместно со специалистом, отвечающим за доработки, чтобы не сломать учёт.
Частые вопросы
Можно ли в 1С вручную переключить статус УПД с 1 на 2?
В ряде конфигураций в форме настройки печати УПД есть параметр выбора статуса. Если его нет, статус управляется косвенно: через вид операции и наличие счёта-фактуры. Удалите или не создавайте счёт-фактуру — и сформируется статус 2.
Чем УПД со статусом 2 отличается от обычной накладной ТОРГ-12?
По сути оба документа выполняют роль первичного передаточного документа. УПД со статусом 2 оформляется по унифицированной форме УПД и удобен для ЭДО, а ТОРГ-12 — отдельная форма накладной. Выбор зависит от договорённости с контрагентом и настроек обмена.
Нужен ли УПД со статусом 2 при передаче товара комиссионеру?
Да, это типовой случай: при передаче на комиссию право собственности не переходит, счёт-фактура не выставляется, поэтому оформляется передаточный документ со статусом 2. В 1С используйте документ с операцией «Передача на комиссию».
Почему в электронном документе статус отличается от печатной формы?
Формат электронного документа задаётся настройками ЭДО с конкретным контрагентом и видом документа. Проверьте настройки обмена: там может быть выбран формат УПД с функцией счёта-фактуры. Скорректируйте настройку и переформируйте исходящий документ.
Что делать, если УПД со статусом 2 уже отправлен, а нужен был статус 1?
Через ЭДО оформите аннулирование отправленного документа по согласованию с контрагентом, затем сформируйте корректный документ: выставьте счёт-фактуру к реализации, чтобы УПД сформировался со статусом 1, и отправьте его повторно.
Работает ли УПД со статусом 2 для организаций на УСН?
Да. Упрощенцы в общем случае не выставляют счета-фактуры, поэтому УПД со статусом 2 для них — стандартный вариант отгрузочного документа. В 1С достаточно корректно указать систему налогообложения организации, и программа не будет предлагать счёт-фактуру.
Что важно запомнить
Статус 2 означает, что УПД — только передаточный документ без функции счёта-фактуры. В 1С статус определяется видом операции и наличием счёта-фактуры, а в ряде конфигураций переключается в настройках печати. Перед отправкой проверяйте статус и в печатной форме, и в электронном документе, а исправление уже отправленных УПД выполняйте только по согласованию с контрагентом.