Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С сделать УПД со статусом 1
Как сформировать УПД со статусом 1 в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Настройка вида документа, печать, передача через ЭДО и исправление ошибок.
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет счёт-фактуру и первичный документ — накладную или акт. Статус УПД определяет его функцию: статус «1» означает, что документ одновременно заменяет и счёт-фактуру, и первичку, а статус «2» используется только как первичный документ без счёта-фактуры. Для большинства продаж товаров и услуг с НДС нужен именно статус 1.
В типовых конфигурациях 1С — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и ERP — УПД формируется на основании документа реализации. Пользователю не нужно вручную прописывать статус в XML: программа подставляет его автоматически в зависимости от выбранного вида документа и настроек. Задача пользователя — правильно выбрать вариант формирования и проверить результат.
Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, отличия при работе через ЭДО и на бумаге, типичные ошибки и способы проверить, что статус проставлен корректно.
Что означает статус 1 в УПД и когда он нужен
Статус — обязательный реквизит УПД, который указывается в самом документе и в его электронном представлении. Статус 1 применяется, когда продавец хочет заменить одним документом комплект «счёт-фактура + накладная (акт)». Покупатель на основании такого УПД принимает НДС к вычету и оприходует товары или принимает работы.
Статус 1 подходит для большинства стандартных отгрузок с НДС: продажа товаров, оказание услуг, выполнение работ, передача имущественных прав. Он не подходит, если сделка не облагается НДС и счёт-фактура не требуется — тогда оформляют УПД со статусом 2 либо обычный первичный документ. Также статус 1 не используется для авансовых счетов-фактур: для аванса УПД не предназначен.
УПД со статусом 1 в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии УПД создаётся на основании документа «Реализация (акты, накладные, УПД)». Сначала оформите реализацию: заполните контрагента, договор, табличную часть с товарами или услугами, проверьте ставки НДС и проведите документ. Счёт-фактура при этом может формироваться автоматически — для УПД со статусом 1 это нормально, так как его данные войдут в состав универсального документа.
Далее откройте кнопку «Печать» в документе реализации и выберите пункт «Универсальный передаточный документ (УПД)». Программа сформирует печатную форму, в которой в шапке будет указан статус «1». Если в списке печатных форм УПД отсутствует, проверьте, что документ проведён и что используется актуальная версия конфигурации — форма УПД присутствует в поддерживаемых релизах.
При отправке через ЭДО всё происходит аналогично: в документе реализации нажмите кнопку «ЭДО» (или «Отправить по ЭДО») и выберите формат УПД со статусом 1. Программа сформирует XML-файл, в котором функция документа будет указана как СЧФДОП — это и есть электронный аналог статуса 1.
- 1Создайте и проведите документ «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 2Проверьте ставки НДС и суммы в табличной части
- 3Нажмите «Печать» и выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)»
- 4Проверьте в печатной форме, что в шапке указан статус «1»
- 5Для электронного документа используйте кнопку ЭДО и формат УПД (СЧФДОП)
- 6Подпишите и отправьте документ контрагенту или распечатайте
УПД со статусом 1 в «1С:Управление торговлей» и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» УПД формируется из документа «Реализация товаров и услуг». Откройте проведённый документ, нажмите «Печать» и найдите форму «УПД» в списке. Если документ предполагает исчисление НДС, по умолчанию формируется УПД со статусом 1 — счёт-фактура и накладная в одном бланке.
В этих конфигурациях вид документа при отправке по ЭДО может выбираться в настройках обмена с контрагентом. Перейдите в настройки ЭДО по конкретному получателю и убедитесь, что для реализации назначен формат «УПД (счёт-фактура и первичный документ)», а не «накладная» или «УПД со статусом 2». Это избавит от ситуации, когда покупатель получает документ без функции счёта-фактуры и не может принять НДС к вычету.
Обратите внимание на связку со счётом-фактурой: в торговых конфигурациях счёт-фактура регистрируется отдельным документом, и его номер попадает в УПД. Если счёт-фактура не создан, программа может предложить создать его при формировании УПД — соглашайтесь, иначе нумерация и данные в файле будут неполными.
Настройки, влияющие на статус УПД
Выбор между статусом 1 и статусом 2 в типовых конфигурациях определяется не ручным переключателем, а логикой документа: есть ли обязанность выставить счёт-фактуру. Если организация работает с НДС и реализация облагается налогом, формируется статус 1. Если применяется освобождение или операция не облагается НДС, программа может предложить статус 2 либо обычную накладную.
В разделе настроек ЭДО (в «Бухгалтерии» — «Администрирование → Обмен электронными документами», в УТ — «НСИ и администрирование → Настройка ЭДО») проверьте используемые форматы. Для исходящих документов должен быть включён актуальный формат УПД. Устаревшие версии формата могут не поддерживаться оператором или контрагентом, из-за чего документ отклоняется на маршруте.
Также проверьте учётную политику и настройки налогов: если в программе ошибочно указано, что организация не является плательщиком НДС, УПД со статусом 1 может формироваться некорректно или не формироваться вовсе. Такие ошибки лучше выявить до отправки документа покупателю.
Проверка результата: печатная форма и XML
После формирования УПД убедитесь, что статус проставлен правильно. В печатной форме статус указан в шапке документа рядом с наименованием — там должно стоять «1». Дополнительно проверьте, что заполнены обязательные блоки: номер и дата, наименование продавца и покупателя с ИНН и КПП, строка валюты, табличная часть с кодами товаров, ставками и суммами НДС, итоговые суммы.
Для электронного документа откройте содержимое отправленного файла (в большинстве конфигураций доступно через журнал ЭДО — пункт просмотра или выгрузки XML). В титуле продавца атрибут функции документа должен иметь значение, соответствующее счёту-фактуре и передаточному документу одновременно (СЧФДОП). Значение, соответствующее только передаточному документу (ДОП), означает статус 2.
Как проверить результат
В шапке УПД указан статус «1»
Указан статус «2» или поле пустое
Функция документа соответствует «счёт-фактура + передаточный документ» (СЧФДОП)
Функция соответствует только передаточному документу (ДОП)
Документ счёта-фактуры создан и связан с реализацией
Счёт-фактура отсутствует или не проведён
Документ подписан и доставлен контрагенту
Документ в ошибке, отклонён или ожидает подписи
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — пользователь ищет отдельную кнопку «сделать статус 1», которой в программе нет. Статус определяется выбором печатной формы и формата ЭДО, поэтому достаточно выбрать именно УПД, а не накладную или акт. Вторая типичная ситуация — в настройках обмена с контрагентом закреплён формат «УПД статус 2» или «ТОРГ-12», и документы уходят не в том виде. Исправляется это в настройках ЭДО по конкретному получателю.
Третья группа ошибок связана с данными: не заполнены коды видов товаров, единицы измерения по ОКЕИ, страна происхождения и номер ГТД для импортных товаров. При отсутствии этих реквизитов файл УПД может не пройти форматный контроль оператора ЭДО. Заполните недостающие сведения в карточках номенклатуры и в документе, затем сформируйте документ заново.
Ограничения и когда статус 1 не подходит
УПД со статусом 1 не применяется для авансовых и корректировочных счетов-фактур — для них существуют собственные формы и форматы. Если контрагент по договору требует отдельные документы (счёт-фактуру и накладную раздельно), ориентируйтесь на договорённости: законодательство допускает как УПД, так и классический комплект документов.
Для операций без НДС (например, при применении спецрежима без обязанности выставлять счета-фактуры) корректнее использовать УПД со статусом 2 или обычный первичный документ. Выставление УПД со статусом 1 без оснований создаст лишние вопросы у покупателя и при проверках.
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С явно указывается статус УПД — есть ли отдельное поле?
Отдельного редактируемого поля «статус» в документе нет. Статус определяется выбором формы документа: печатная форма «УПД» и формат ЭДО «УПД (счёт-фактура и первичный документ)» автоматически дают статус 1. Ручное изменение статуса в типовых конфигурациях не предусмотрено.
Чем отличаются статусы 1 и 2 на практике?
Статус 1 заменяет счёт-фактуру и первичный документ одновременно — покупатель по нему принимает НДС к вычету и оприходует ценности. Статус 2 — только первичный документ, счёт-фактура выставляется отдельно. Выбор зависит от того, нужно ли выставлять счёт-фактуру по сделке.
УПД сформировался со статусом 2, хотя нужен статус 1. Что делать?
Проверьте настройки ЭДО по данному контрагенту — там должен быть выбран формат УПД со статусом 1. Затем убедитесь, что реализация облагается НДС и счёт-фактура создан. Если документ уже отправлен, согласуйте с контрагентом аннулирование и отправьте корректный УПД заново.
Можно ли распечатать УПД со статусом 1 на бумаге вместо ЭДО?
Да, бумажный УПД допустим, если стороны не обязаны применять электронные счета-фактуры. Распечатайте форму «Универсальный передаточный документ» из документа реализации — статус 1 будет указан в шапке. Проверьте подписи ответственных лиц и данные грузоотправителя и грузополучателя.
Нужен ли отдельный счёт-фактура, если выставлен УПД со статусом 1?
Нет, в этом и смысл статуса 1: УПД выполняет функцию счёта-фактуры, и отдельный документ покупателю не требуется. В самой базе 1С счёт-фактура может регистрироваться технически для книги продаж, но контрагенту передаётся только УПД.
Почему оператор ЭДО отклонил УПД со статусом 1?
Чаще всего причина в незаполненных обязательных реквизитах: коды единиц измерения, ГТД и страна происхождения для импортных товаров, ИНН или КПП сторон, признак способа оплаты. Откройте протокол ошибки в журнале ЭДО, заполните недостающие данные и сформируйте документ повторно.
Что важно запомнить
УПД со статусом 1 формируется из документа реализации выбором формы «УПД» или формата ЭДО «счёт-фактура + первичный документ» — отдельного переключателя статуса нет. Перед отправкой проверьте статус в печатной форме или функцию СЧФДОП в XML, наличие счёта-фактуры и заполненность обязательных реквизитов. Ошибку в отправленном документе исправляйте только через исправительный УПД или аннулирование.