Как в 1С сделать товарную накладную (ТН)

Товарная накладная в 1С — это печатная форма (чаще всего ТОРГ-12 или товарная накладная по форме поставщика), которая формируется на основании документа реализации товаров. Самостоятельного документа «ТН» в программе нет: накладная всегда печатается из документа отгрузки, поэтому вся работа сводится к правильному созданию и заполнению документа «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или аналогичного документа в 1С:Управление торговлей.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати готовой накладной и проверки проводок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию, но логика действий в УТ 11 и Комплексной автоматизации практически совпадает — отличаются только названия разделов меню.

Подготовка: что проверить перед созданием накладной

Прежде чем выписывать накладную, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Ошибки в карточках контрагентов и номенклатуры автоматически попадут в печатную форму, и исправлять их придётся вручную перед каждой печатью.

Проверьте карточку контрагента-покупателя: полное наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адреса. Именно эти данные попадают в поля «Грузополучатель» и «Покупатель» формы ТОРГ-12. Если у контрагента несколько адресов доставки, уточните, какой из них нужен в накладной.

В карточках номенклатуры проверьте единицы измерения и наименования для печати. Если в поле «Наименование» стоит сокращённое рабочее название, а в документ нужно полное — заполните поле «Полное наименование» или «Наименование для печати» в карточке товара.

Также убедитесь, что в карточке вашей организации заполнены реквизиты: ИНН, КПП, адрес, ОКПО (при необходимости), а в разделе «Подписи» указаны руководитель и главный бухгалтер — их фамилии подставляются в подписи накладной.

Создание документа реализации в 1С:Бухгалтерии

Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные)». Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — именно этот вид формирует товарную накладную без акта. Откроется форма нового документа.

Заполните шапку документа: дату (по умолчанию подставляется текущая), организацию, контрагента, договор и склад. Если договор с покупателем один, он подставится автоматически. Склад важен для корректного списания остатков при проведении.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее при большом количестве позиций: он показывает остатки и цены и позволяет переносить товары списком. Для каждой строки укажите количество и цену — сумма, НДС и итог рассчитаются автоматически.

Проверьте ставку НДС в строках и счета учёта (ссылка «Счета учёта» в табличной части или в шапке). После заполнения нажмите «Провести» — программа спишет товар со склада и сформирует проводки по выручке и себестоимости.

1. 1
   Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные) → кнопка «Реализация» → «Товары (накладная)»
2. 2
   Заполните дату, организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте НДС и счета учёта, затем нажмите «Провести»
5. 5
   Нажмите «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и выведите документ на принтер

Особенности оформления ТН в 1С:Управление торговлей

В УТ 11 документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Отличие от Бухгалтерии в том, что реализация обычно создаётся на основании заказа клиента: откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Реализация товаров и услуг» — все позиции перенесутся автоматически.

Если отгрузка идёт со склада с ордерной схемой, после проведения реализации потребуется оформить расходный ордер, иначе товар не спишется с остатков склада. Статус документа и необходимость ордера видны прямо в форме реализации.

Печатная форма вызывается так же: кнопка «Печать» в документе, где доступны ТОРГ-12, товарная накладная, УПД и другие формы. В УТ удобно настроить комплект печатных форм, чтобы одной командой печатать накладную и счёт-фактуру вместе.

Печать товарной накладной

В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В списке выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)» — программа сформирует табличный документ с заполненными полями: номер и дата, грузоотправитель, грузополучатель, поставщик, покупатель, таблица товаров с количеством, ценами и суммами.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте: совпадает ли количество строк, нет ли обрезанных наименований, правильно ли указаны подписанты. Если накладная длинная, в настройках печати можно включить нумерацию страниц и повторение шапки таблицы на каждом листе.

ТОРГ-12 является унифицированной формой, но её применение не обязательно: организация вправе использовать собственную форму накладной, утверждённую в учётной политике. В 1С можно подключить внешнюю печатную форму через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки».

Сравнение вариантов

ТОРГ-12

Классическая унифицированная форма. Подходит, когда счёт-фактура выставляется отдельно. Ограничение: не заменяет счёт-фактуру для вычета НДС.

УПД

Объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Подходит для большинства отгрузок с НДС. Ограничение: покупатель должен принимать УПД.

Своя форма накладной

Произвольный бланк, утверждённый в учётной политике. Подходит при нестандартных требованиях к оформлению. Ограничение: нужна разработка или подключение внешней печатной формы.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что проводки сформировались корректно. Нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа: должны быть записи по дебету 62 и кредиту 90.01 (выручка), дебету 90.02 и кредиту 41 (себестоимость), а при НДС — дебет 90.03 кредит 68.02.

Проверьте остатки: сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» или «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что отгруженное количество списалось. Если документ провёлся, а остаток не изменился — скорее всего, указан другой склад или товар учитывается на другом счёте.

Если покупателю нужен счёт-фактура, создайте его по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации. Номер и дата счёта-фактуры должны соответствовать накладной, чтобы у покупателя не возникло вопросов при сверке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Есть проводки по выручке, себестоимости и НДС

Тревожный признак

Проводок нет или сумма равна нулю — проверьте счета учёта и цены

Остатки на складе после проведения

Норма

Количество товара уменьшилось на отгруженное

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус без контроля

Печатная форма ТОРГ-12

Норма

Все поля заполнены, итоги совпадают с документом

Тревожный признак

Пустые реквизиты, расхождение сумм, обрезанные наименования

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустые поля в печатной форме: не заполнен адрес грузополучателя, ОКПО или подписанты. Решение — дозаполнить карточки организации и контрагента, после чего пересоздать печатную форму. Редактировать текст прямо в табличном документе не стоит: при следующей печати исправления пропадут.

Вторая распространённая ошибка — проведение документа при отрицательных остатках. Если в настройках отключён контроль остатков, программа спишет товар, которого нет на складе, и себестоимость исказится. Перед массовой отгрузкой сверяйте остатки по отчёту.

Третья группа ошибок связана с НДС: неверная ставка в строке, отсутствие счёта-фактуры, расхождение суммы НДС в накладной и в книге продаж. Всегда сверяйте итоговую сумму НДС документа с печатной формой перед отправкой покупателю.

Если нужно оформить ТН на основании другого документа

Накладную не обязательно создавать с нуля. В 1С удобно вводить реализацию на основании счёта на оплату, заказа покупателя или документа отгрузки: откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании → Реализация (акты, накладные)». Контрагент, договор и таблица товаров перенесутся автоматически, останется проверить цены и количество.

Такой способ снижает риск расхождений между счётом и накладной: покупатель получит документы с идентичными позициями и суммами. Если часть товара отгружается позже, отредактируйте количество в реализации — связь с исходным документом сохранится.

Частые вопросы

Почему в списке печатных форм нет ТОРГ-12?

Чаще всего выбран неверный вид операции документа — например, «Услуги» вместо «Товары (накладная)». Создайте документ с видом «Товары» или измените вид операции, после чего форма ТОРГ-12 появится в меню «Печать».

Можно ли напечатать накладную без проведения документа?

Да, печать доступна и для записанного, но не проведённого документа. Однако товар при этом не спишется со склада и проводки не сформируются, поэтому черновики накладных используйте только для согласования.

Как изменить форму накладной под требования покупателя?

Стандартную форму ТОРГ-12 редактировать нежелательно. Подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» или утвердите собственный бланк в учётной политике и закажите его разработку у специалиста по 1С.

Чем ТОРГ-12 отличается от УПД и что выбрать?

ТОРГ-12 — только товарная накладная, счёт-фактура оформляется отдельно. УПД объединяет оба документа и удобен при отгрузках с НДС. Если покупатель не предъявляет особых требований, УПД обычно практичнее — меньше документов для подписания и сверки.

Как исправить ошибку в уже выданной накладной?

Если период открыт, исправьте данные в документе реализации (или в справочниках), перепроведите его и распечатайте накладную заново. Если период закрыт и отчётность сдана, оформляйте корректировку реализации — она создаётся на основании исходного документа и формирует корректировочные документы.

Можно ли выставить ТН в электронном виде?

Да, через сервисы электронного документооборота, подключённые к 1С (1С-ЭДО и аналоги). Документ отправляется контрагенту прямо из реализации, подписывается электронной подписью и имеет юридическую силу без бумажного экземпляра.