Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С сделать счёт на доплату
Как выставить счёт на доплату в 1С:Бухгалтерия и Управление торговлей: корректировка заказа, новый счёт на разницу, ссылка на договор и контроль оплаты.
Счёт на доплату выставляется, когда покупатель уже оплатил первичный счёт, но итоговая сумма сделки выросла: изменилось количество товара, добавились услуги, пересчитали цену по условиям договора. В 1С нет отдельного документа «счёт на доплату» — задача решается либо корректировкой исходного счёта, либо созданием нового счёта на сумму разницы, связанного с тем же договором или заказом.
Выбор способа зависит от того, оплачен ли первый счёт, отгружен ли товар и как устроен документооборот с клиентом. Ошибка на этом этапе приводит к зависшим авансам, двойной оплате одной поставки или расхождениям в актах сверки. Ниже разобраны рабочие сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11 (в Комплексной автоматизации и ERP логика аналогична).
Когда нужен счёт на доплату и какой способ выбрать
Типовые ситуации: клиент оплатил счёт, но затем увеличил заказ; при отгрузке выяснилось, что фактическое количество больше (например, товар отпускается по фактическому весу); по договору цена индексируется, и возникает разница; добавились сопутствующие услуги — доставка, монтаж, пусконаладка.
Ключевой вопрос — оплачен ли исходный счёт. Если денег по нему ещё не поступало, проще всего скорректировать сам счёт и отправить клиенту новую версию на полную сумму. Если счёт уже оплачен частично или полностью, правильнее оставить его без изменений и выставить отдельный счёт на разницу — так платежи останутся прозрачными для обеих сторон.
Отдельный случай — когда отгрузка уже оформлена реализацией. Тогда доплата оформляется не счётом, а корректировкой реализации (увеличение суммы), и на её основании выставляется корректировочный счёт-фактура. Путать эти сценарии нельзя: счёт на оплату — это только запрос денег, он не формирует проводок и не влияет на НДС.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить перед выставлением счёта
Перед созданием документа убедитесь, что с контрагентом заключён договор с корректными условиями: валюта, порядок расчётов, признак оплаты НДС. Откройте карточку договора и проверьте, что расчёты ведутся в нужной валюте — счёт в рублях по валютному договору создаст лишнюю работу при зачёте оплаты.
Проверьте остаток задолженности по сделке. В 1С:Бухгалтерии это удобно сделать через отчёт «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62.01/62.02 по контрагенту и договору. В Управлении торговлей используйте отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» или карточку расчётов по заказу — там видно, сколько оплачено и сколько осталось доплатить.
Если доплата вызвана изменением цены по договору, убедитесь, что новые цены внесены в систему: в УТ 11 — через документ «Установка цен номенклатуры», в Бухгалтерии — через «Установку цен номенклатуры» в разделе «Склад». Иначе счёт сформируется по старым ценам, и разницу придётся править вручную.
Способ 1: корректировка неоплаченного счёта
Если денег по счёту ещё не было, откройте исходный документ «Счёт на оплату покупателю» (в Бухгалтерии: «Продажи» → «Счета покупателям»; в УТ 11: «Продажи» → «Счета на оплату»). Измените количество, цену или добавьте новые позиции в табличную часть, затем проведите документ.
Отправьте клиенту обновлённую печатную форму. В тексте письма или в комментарии к счёту укажите, что это заменяющая версия первичного счёта, — иначе клиент может оплатить оба документа. Некоторые компании добавляют в комментарий счёта пометку «Заменяет счёт №… от …, оплачивать только этот документ».
Если по первому счёту уже прошла частичная оплата, корректировать его нельзя без последствий: платёж останется «повисшим» авансом, и программа при зачёте может распределить его не так, как вы ожидаете. В этом случае переходите ко второму способу.
Способ 2: новый счёт на сумму разницы
Это основной и самый безопасный сценарий. Создайте новый документ «Счёт на оплату покупателю» стандартным путём, выберите того же контрагента и тот же договор, что и в первичном счёте. Если расчёты ведутся по заказам, обязательно укажите тот же заказ — тогда оплата корректно закроет задолженность по сделке.
В табличную часть добавьте позиции, за которые нужно доплатить. Есть два подхода: указать только добавленное количество товара с текущей ценой — если доплата вызвана увеличением объёма; либо ввести одну строку с услугой или номенклатурой «Доплата по счёту №… от …» на сумму разницы — если меняется цена уже выставленных позиций. Второй вариант прозрачнее для клиента, если в наименовании прямо указать основание.
В поле «Комментарий» впишите ссылку на первичный документ: «Доплата к счёту № 145 от 12.03, заказ № 87». Это избавит бухгалтерию клиента от вопросов и упростит вашу внутреннюю сверку. После проведения распечатайте или отправьте счёт по электронному документообороту.
- 1Откройте раздел «Продажи» и создайте новый документ «Счёт на оплату покупателю»
- 2Выберите контрагента, договор и заказ — те же, что в первичном счёте
- 3Добавьте позиции доплаты: дополнительное количество товара или строку «Доплата по счёту №…» на сумму разницы
- 4Проверьте ставку НДС и итоговую сумму, заполните комментарий со ссылкой на первичный счёт
- 5Проведите документ и отправьте печатную форму клиенту
- 6После поступления денег проверьте закрытие задолженности по заказу или договору
Особенности в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей
В 1С:Бухгалтерии 8.3 счета создаются в разделе «Продажи» → «Счета покупателям». Здесь нет заказов в полноценном виде, поэтому связь доплаты со сделкой обеспечивается через договор и комментарий. Если первичный счёт создан, новый счёт можно скопировать: откройте список, выделите исходный документ и нажмите «Скопировать» (F9), затем откорректируйте суммы.
В Управлении торговлей 11 счёт обычно вводится на основании «Заказа клиента». Если сумма заказа изменилась, корректируйте сам заказ (при включённых статусах — согласуйте изменения), а затем на его основании сформируйте новый счёт: программа сама подставит неоплаченный остаток по заказу. Это самый надёжный путь — сумма доплаты рассчитается автоматически.
В УТ 11 также удобно использовать состояние заказа: в форме заказа видно «Оплачено», «К оплате», «Отгружено». Если после изменения заказа в поле «К оплате» появилась сумма — именно её и нужно запросить счётом на доплату.
Если доплаты по одному клиенту случаются регулярно, заведите в номенклатуре отдельную услугу «Доплата по договору» с нулевой ценой и заполняйте сумму вручную. Это быстрее, чем каждый раз подбирать исходные позиции, и сразу видно в отчётах, сколько выставлено именно доплат.
Приём оплаты и контроль закрытия задолженности
Когда клиент перечислит доплату, зарегистрируйте её документом «Поступление на расчётный счёт» (или загрузите выписку из банка). В Бухгалтерии оплата распределится по договору автоматически; в УТ 11 при расчётах по заказам проверьте, что в платёжке указан правильный заказ или счёт — иначе сумма повиснет как несопоставленный аванс.
После зачёта оплаты проверьте результат. В Бухгалтерии откройте ОСВ по счёту 62 с детализацией по контрагенту: сальдо по договору должно уменьшиться на сумму доплаты. В УТ 11 сформируйте «Ведомость расчётов с клиентами» по заказу: колонка «Долг клиента» должна обнулиться или показывать только плановый остаток.
Если доплата связана с уже выполненной отгрузкой, проверьте, что корректировка реализации проведена и корректировочный счёт-фактура зарегистрирован — иначе в книге продаж сумма не отразится, а задолженность в учёте не совпадёт с актом сверки.
Как проверить результат
Равна разнице между новой и старой суммой сделки
Сумма больше или меньше разницы, НДС не совпадает со ставкой договора
В счёте указан тот же договор и заказ, есть комментарий со ссылкой на первичный счёт
Счёт создан по другому договору или без заказа — зачёт оплаты пойдёт не туда
В ведомости расчётов долг по сделке закрыт полностью
Остался долг или появился переплатой аванс — оплата распределена неверно
Корректировочный счёт-фактура зарегистрирован, сумма попала в книгу продаж
Доплата есть, а корректировки реализации нет — расхождение с актом сверки
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — редактирование уже оплаченного счёта. Клиент оплачивает старую версию, менеджер правит сумму в том же документе, и в учёте возникает непонятный остаток. Правило простое: оплаченный счёт не трогаем, разницу выставляем отдельным документом.
Вторая ошибка — создание счёта на доплату по другому договору или без указания заказа. Автоматический зачёт в УТ 11 и ERP работает по связке «договор + заказ», и несовпадение любого элемента приводит к тому, что долг по заказу остаётся, а рядом висит аванс. Всегда копируйте аналитику из первичного документа.
Третья группа проблем — налоговая. Если доплата относится к уже отгружённому товару, недостаточно счёта: нужна корректировка реализации и корректировочный счёт-фактура. Если же доплата поступила до отгрузки, она считается авансом, и с неё начисляется НДС по расчётной ставке — проверьте, что в вашей учётной политике и обработке «Формирование записей книги продаж» это отражено.
FAQ: частые вопросы о счетах на доплату в 1С
Можно ли выставить счёт на доплату без изменения заказа в УТ 11?
Технически да — счёт можно создать вручную без основания. Но тогда расчёты по заказу не увидят эту сумму, и зачёт придётся контролировать вручную. Правильнее сначала скорректировать заказ, а счёт формировать на его основании: программа сама рассчитает неоплаченный остаток.
Клиент оплатил больше, чем сумма счёта. Нужен ли счёт на доплату?
Нет, если переплата соответствует реальной стоимости поставки. Достаточно оформить реализацию на фактическую сумму — излишек зачтётся как оплата. Счёт на доплату нужен, когда вы сами запрашиваете у клиента дополнительные деньги до их поступления.
Облагается ли доплата НДС, если товар ещё не отгружен?
Да. Доплата, поступившая до отгрузки, — это аванс, с которого начисляется НДС по расчётной ставке (например, 20/120). При последующей отгрузке авансовый НДС принимается к вычету. Проверьте, что счёт-фактура на аванс сформирован регламентной обработкой.
Как оформить доплату, если товар уже отгружен и реализация проведена?
Счёт на оплату здесь не подходит. Используйте документ «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» (увеличение суммы), затем на его основании выставьте корректировочный счёт-фактуру. Оплату разницы клиент перечислит на основании этих документов.
Можно ли объединить несколько доплат в один счёт?
Да, если все они относятся к одному контрагенту и договору. Добавьте в счёт несколько строк с пояснениями в наименовании или комментарии. Но не смешивайте доплаты по разным договорам или заказам — это сломает автоматический зачёт оплаты.
Что делать, если клиент оплатил и старый, и новый счёт?
Возникла переплата. Зарегистрируйте оба поступления, затем либо верните излишек документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю», либо по письму клиента зачтите переплату в счёт другого договора или будущих поставок. Оставлять переплату без решения нельзя — она исказит сверку.
Что важно запомнить
Неоплаченный счёт корректируйте напрямую, оплаченный — не трогайте, а разницу выставляйте отдельным счётом по тому же договору и заказу. Доплату за отгруженный товар оформляйте корректировкой реализации с корректировочным счётом-фактурой. После поступления денег обязательно проверяйте закрытие задолженности в ведомости расчётов.