Как сделать КС-2 и КС-3 в 1С: практическая инструкция

Формы КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат) — основные документы закрытия этапов строительных подрядов. В 1С они формируются не во всех конфигурациях «из коробки», поэтому порядок действий зависит от того, какая программа используется в компании: типовая «1С:Бухгалтерия», отраслевое решение вроде «1С:ERP» с модулем строительства или специализированная конфигурация для подрядчиков.

Логика везде одинаковая: сначала в системе фиксируется факт выполнения работ (реализация услуг или акт выполненных работ), затем на его основании печатаются унифицированные формы КС-2 и КС-3. Разница — только в том, встроены ли эти печатные формы в конфигурацию или их нужно подключать как внешние.

Какие конфигурации 1С поддерживают КС-2 и КС-3

Прежде чем искать кнопку «Сформировать КС-2», определите, с какой конфигурацией работаете. От этого зависит весь сценарий.

В типовой «1С:Бухгалтерия 8» унифицированных форм КС-2 и КС-3 нет — документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» печатает только акт по произвольной форме, УПД и товарные документы. Для строительных актов потребуется внешняя печатная форма или доработка.

В отраслевых решениях — «1С:Строительство. Управление строительным производством», «1С:ERP» с подсистемой подрядных работ, конфигурациях партнёров для строителей — формы КС-2, КС-3, а часто и КС-6а входят в поставку и доступны из документов выполнения работ.

Сравнение вариантов

Типовая 1С:Бухгалтерия

Подходит при небольшом числе актов в месяц. КС-2/КС-3 только через внешние печатные формы или ручное заполнение в Excel.

Отраслевая конфигурация для строительства

Подходит подрядчикам с регулярными закрытиями этапов. Формы встроены, есть накопительные ведомости КС-6а, но внедрение дороже.

1С:ERP с модулем строительства

Для крупных организаций с комплексным учётом. Требует внедрения и настройки подрядчиком по внедрению.

Подготовка: что должно быть заполнено до формирования актов

Корректная КС-2 собирается из справочников и первичных документов. Если данные не заведены, форма выйдет пустой или с ошибками в реквизитах.

Проверьте следующее: карточка контрагента-заказчика заполнена полностью (наименование, ИНН, КПП, адрес), создан договор подряда с указанием номера и даты, в договоре выбран корректный вид расчётов. Если работы выполняются по смете с разбивкой по позициям, номенклатура работ должна быть заведена в справочник с единицами измерения — именно эти позиции попадут в табличную часть КС-2.

Для организации-подрядчика проверьте реквизиты собственной организации: они подставляются в шапку форм. Пустой КПП или устаревший адрес — частая причина возврата актов заказчиком.

Создание документа выполнения работ

Базовый документ, на основании которого печатаются КС-2 и КС-3, — реализация услуг (работ). В «1С:Бухгалтерии» это «Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В отраслевых конфигурациях документ может называться «Акт выполненных работ», «Выполнение этапа работ» или «Реализация строительных работ».

Заполните документ в таком порядке: укажите контрагента и договор подряда, дату акта и период выполнения работ (в отраслевых решениях есть отдельные поля «с» и «по» — они попадают в шапку КС-2). Затем заполните табличную часть: каждая строка — позиция работ с наименованием, единицей измерения, количеством, ценой и суммой. Если закрываете этап по смете, количество и цены должны соответствовать сметным позициям.

После заполнения проведите документ. Только проведённый документ формирует проводки и корректно выгружается в печатные формы. Убедитесь, что сумма НДС рассчитана верно — в КС-3 стоимость указывается с выделенным налогом.

1. 1
   Создайте документ реализации работ (услуг) и выберите договор подряда
2. 2
   Заполните период выполнения работ и табличную часть по позициям сметы
3. 3
   Проверьте итоговую сумму и НДС, проведите документ
4. 4
   Откройте меню «Печать» и выберите форму КС-2, затем КС-3
5. 5
   Сверьте печатные формы с договором и сметой, распечатайте в двух экземплярах

Печать форм КС-2 и КС-3

Если формы встроены в конфигурацию, они доступны из кнопки «Печать» в форме документа реализации. Выберите «Акт о приёмке выполненных работ (КС-2)» — откроется предварительный просмотр унифицированной формы с шапкой (заказчик, подрядчик, объект, договор) и табличной частью. Аналогично печатается «Справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3)» — она формируется автоматически на основании тех же данных и содержит итоги с нарастающим итогом.

В типовой «1С:Бухгалтерии» встроенных форм нет. Подключите внешнюю печатную форму: перейдите в «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки», включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки», затем откройте список дополнительных обработок и загрузите файл внешней печатной формы КС-2/КС-3 (формат .epf). После регистрации форма появится в меню «Печать» документа реализации.

Внешние печатные формы разрабатываются под конкретную конфигурацию и релиз. Форма, написанная для «1С:Бухгалтерии 3.0», может не открыться в другой конфигурации или после крупного обновления платформы — учитывайте это при обновлениях.

Особенности заполнения КС-3 и нарастающий итог

КС-3 отличается от КС-2 тем, что показывает стоимость работ не только за отчётный период, но и с начала выполнения контракта — колонки «с начала проведения работ» и «с начала года». В отраслевых конфигурациях эти суммы рассчитываются автоматически по ранее проведённым актам по тому же договору.

Если нарастающий итог не заполняется или расходится с фактическим, проверьте: все ли предыдущие акты оформлены по этому же договору и проведены, не оформлялись ли часть актов другими документами или по другому объекту. Разнобой в аналитике договора — основная причина неверных итогов в КС-3.

При ручном ведении (через внешние формы в «1С:Бухгалтерии») нарастающий итог обычно не считается автоматически — его заполняют вручную в печатной форме или ведут параллельный учёт в ведомости КС-6а.

Контрольные точки

Как проверить результат

Шапка КС-2

Норма

Заказчик, подрядчик, объект и договор совпадают с контрактом, указан период работ

Тревожный признак

Пустые реквизиты, старый адрес, неверный номер договора

Суммы в КС-2 и КС-3

Норма

Итог за период в КС-2 равен сумме за отчётный период в КС-3, НДС выделен корректно

Тревожный признак

Расхождение итогов, НДС не совпадает с документом реализации

Нарастающий итог в КС-3

Норма

Сумма с начала работ равна сумме всех проведённых актов по договору

Тревожный признак

Итог пустой или меньше суммы прошлых актов

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с КС-2 и КС-3 в 1С связано не с печатью, а с исходными данными. Акт формируется без договора — форма выходит с пустой строкой «основание». Работы вносятся одной строкой «строительные работы» без расшифровки — заказчик возвращает акт, требуя разбивки по позициям сметы. Период выполнения работ в документе не совпадает с датой акта — возникают вопросы при вычете НДС.

Отдельная группа ошибок — после обновления конфигурации: внешние печатные формы перестают открываться или печатают устаревший бланк. После каждого обновления проверяйте работоспособность дополнительных печатных форм на тестовом документе до массового формирования актов в конце месяца.

Частые вопросы

Можно ли сделать КС-2 и КС-3 в типовой 1С:Бухгалтерии без доработок?

Напрямую — нет, встроенных унифицированных форм в конфигурации нет. Варианты: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» или заказать доработку у программиста 1С. Для разовых актов некоторые заполняют формы вручную в Excel по данным документа реализации.

Чем КС-2 отличается от КС-3 и нужно ли печатать обе формы?

КС-2 — акт приёмки конкретных выполненных работ с перечнем позиций. КС-3 — справка о стоимости этих работ с нарастающим итогом по контракту. Обычно они оформляются парой: КС-2 подтверждает факт выполнения, КС-3 — стоимость для расчётов. В 1С обе формы строятся на основании одного документа реализации.

Почему в КС-3 не заполняется нарастающий итог?

Чаще всего предыдущие акты оформлены по другому договору, другому объекту или не проведены. Проверьте аналитику всех актов по контракту. Если используется внешняя печатная форма в типовой бухгалтерии — нарастающий итог, скорее всего, просто не рассчитывается и заполняется вручную.

Обязательны ли формы КС-2 и КС-3 по закону?

Унифицированные формы не обязательны — стороны могут использовать собственную форму акта, утверждённую в учётной политике, при наличии всех обязательных реквизитов первичного документа. Однако в строительстве КС-2 и КС-3 остаются стандартом: заказчики и инвесторы обычно требуют именно их.

Что делать, если после обновления 1С печатная форма КС-2 перестала работать?

Внешняя форма может быть несовместима с новым релизом. Обратитесь к разработчику формы за обновлённой версией. До исправления акты можно временно формировать вручную по данным документа. Не откатывайте обновление конфигурации самостоятельно — это риск повреждения данных.

Как закрыть этап работ частично, если выполнена не вся смета?

В документе реализации укажите в табличной части только фактически выполненные объёмы по каждой позиции сметы. КС-2 сформируется на эти объёмы, а остаток закроется следующими актами. В отраслевых конфигурациях есть механизм закрытия этапов с автоматическим контролем остатков по смете.