Как в 1С сделать доверенность на получение

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — один из самых частых документов в работе бухгалтера или менеджера по закупкам. В типовых конфигурациях 1С («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация») для этого предусмотрен отдельный документ «Доверенность», который автоматически подставляет данные организации, контрагента и сотрудника, а на печать выводит унифицированную форму М-2 (или М-2а).

Ошибки в оформлении доверенности приводят к тому, что поставщик отказывается отгружать товар, а бухгалтерия не может принять ТМЦ к учёту. Поэтому важно не только знать, где в программе находится нужный документ, но и правильно заполнить реквизиты: паспортные данные доверенного лица, срок действия, перечень получаемых ценностей и документ-основание.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовительных настроек и заполнения справочников до печати формы, учёта выданных доверенностей и типичных ошибок, которые допускают пользователи.

Где в 1С находится документ «Доверенность»

В «1С:Бухгалтерии 8» документ расположен в разделе «Покупки» → «Доверенности». В некоторых релизах он также доступен через «Склад» или через общий список документов в меню «Покупки и продажи». Если пункта нет в интерфейсе, откройте его через «Все функции» (кнопка с тремя полосами в правом верхнем углу) → «Документы» → «Доверенность».

В «1С:Управление торговлей» и «Комплексной автоматизации» доверенность обычно находится в разделе «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ». Там же ведётся журнал учёта выданных доверенностей, что удобно для контроля.

Отсутствие документа в меню чаще всего означает одно из двух: у пользователя недостаточно прав (проверьте роли у администратора) или в настройках функциональности отключён соответствующий раздел учёта. В бухгалтерии проверьте «Главное» → «Функциональность» → закладка «Покупки».

Что подготовить перед оформлением

Документ «Доверенность» подтягивает данные из справочников, поэтому половина работы делается заранее. Если справочники заполнены не полностью, придётся останавливаться и дорабатывать карточки прямо в процессе.

Проверьте три вещи. Во-первых, карточку физического лица (сотрудника, которому выдаётся доверенность): там должны быть заполнены ФИО полностью и документ, удостоверяющий личность — серия, номер, кем и когда выдан. В бухгалтерии это закладка «Личные данные» в карточке сотрудника или физлица. Во-вторых, карточку контрагента-поставщика с полным наименованием. В-третьих, должность сотрудника — она выводится в печатную форму из данных о приёме на работу или вручную.

Пошаговое заполнение доверенности

Откройте список доверенностей и нажмите «Создать». Форма документа в типовых конфигурациях компактная, и заполняется за пару минут, если справочники в порядке.

1. 1
   Укажите дату и организацию, от имени которой выдаётся доверенность
2. 2
   Выберите контрагента-поставщика, у которого сотрудник получает ТМЦ
3. 3
   Заполните поле «Физическое лицо» — программа подставит паспортные данные и должность
4. 4
   Укажите срок действия доверенности (по умолчанию обычно подставляется 10–15 дней)
5. 5
   В поле «На получение от» или в табличной части перечислите получаемые ценности либо укажите документ-основание (счёт, договор, заказ)
6. 6
   Проведите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)»

Поле «Срок действия» заполняйте реальным периодом, за который сотрудник успеет получить товар. По общему правилу срок действия доверенности не ограничен законом, но если срок не указан вовсе, доверенность считается действительной в течение года. На практике организации выдают доверенности на 10–15 дней, чтобы снизить риск misuse.

Если доверенность выдаётся под конкретную поставку, удобнее создать её на основании документа: откройте «Заказ поставщику» или «Счёт на оплату поставщика» и выберите «Создать на основании» → «Доверенность». Тогда перечень ТМЦ и поставщик подставятся автоматически.

Как заполнить перечень получаемых ценностей

Это самое спорное место в документе. В форме М-2 есть таблица «перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению», и поставщики часто требуют, чтобы она была заполнена конкретно, а не фразой «согласно счёту».

В 1С есть два подхода. Первый — заполнить табличную часть документа конкретными номенклатурными позициями и количеством (если доверенность создана на основании заказа, таблица заполнится сама). Второй — в текстовом поле указать основание: номер и дату счёта, договора или спецификации. Оба варианта юридически допустимы, но уточните требования поставщика заранее: крупные компании и транспортные склады нередко отклоняют доверенности без детального перечня.

Печать и подписание формы М-2

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму — в типовых конфигурациях доступны «Доверенность (М-2)» и иногда упрощённый вариант. Форма М-2 применяется, когда корешок доверенности остаётся в бухгалтерии; М-2а — когда выдача учитывается отрывными талонами в специальной книге. Бухгалтерии в 1С по умолчанию обычно соответствует М-2.

Проверьте распечатку перед подписанием: полное наименование организации и поставщика, ФИО и паспортные данные получателя, срок действия, перечень ценностей. Доверенность подписывает руководитель организации (или иное уполномоченное лицо) и главный бухгалтер — без подписи главбуха многие поставщики форму не принимают, так как в М-2 для неё предусмотрено отдельное поле. Заверяется документ печатью организации при её наличии.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — все поля заполнены

Тревожный признак

Пустые строки или прочерки в блоке «документ, удостоверяющий личность»

Реквизиты сторон

Норма

Полные наименования организации и поставщика без сокращений

Тревожный признак

Сокращённое или устаревшее наименование контрагента

Срок действия

Норма

Дата окончания позже планируемой даты отгрузки

Тревожный признак

Срок истекает раньше дня получения товара

Учёт выданных доверенностей и контроль

Каждая проведённая доверенность сохраняется в журнале документов, который фактически выполняет роль регистра учёта выданных доверенностей. По журналу можно отследить, кому, когда и на получение чего выдавались полномочия, и отменить документ, если доверенность не использована.

Отдельный контрольный момент — использованные доверенности. Когда товар получен и оприходован (документ «Поступление товаров и услуг»), бухгалтеру стоит сверить: все ли выданные доверенности «закрыты» фактическим поступлением. Зависшие доверенности — признак того, что товар либо не получен, либо поступление не отражено в учёте.

Удобно раз в месяц выгружать журнал доверенностей и сверять его с документами поступления за тот же период. Расхождения почти всегда означают либо неоприходованный товар, либо доверенность, выданную «про запас» и не отменённую вовремя.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок связана с попыткой «ускорить» процесс: исправление данных от руки на распечатке, выдача доверенности задним числом, копирование старого документа без проверки реквизитов. Любые ручные правки на подписанной форме делают её сомнительной для поставщика — правильнее перевыпустить документ в программе, это занимает две минуты.

Если доверенность нужна часто: упрощаем работу

Для регулярных получений от одних и тех же поставщиков используйте копирование: откройте прошлую доверенность, нажмите «Скопировать», измените дату и срок. Реквизиты подставятся, останется проверить их актуальность.

Во франчайзи-доработанных и отраслевых решениях иногда встречаются механизмы массовой печати доверенностей и электронные доверенности (машиночитаемые доверенности для взаимодействия с операторами ЭДО). Если ваша организация работает с ЭДО и участвует в пилотах по машиночитаемым доверенностям, уточните у своего оператора и вендора конфигурации, поддерживается ли такой формат в вашем релизе — типовая форма М-2 для этого не предназначена.

Частые вопросы

Можно ли в 1С оформить доверенность на получение от физического лица, а не от организации?

Да. Документ «Доверенность» не ограничивает тип контрагента: выберите в поле поставщика карточку физического лица-контрагента. Убедитесь, что в карточке указано полное ФИО — именно оно попадёт в печатную форму.

Почему в печатной форме пустые паспортные данные, хотя сотрудник выбран?

Данные берутся из карточки физического лица, а не из документа «Приём на работу». Откройте справочник «Физические лица» (или карточку сотрудника, закладка «Личные данные») и заполните документ, удостоверяющий личность. После этого перепроведите доверенность и распечатайте заново.

Обязательно ли проводить доверенность или достаточно распечатать?

Технически печать возможна и из непроведённого документа, но проведение фиксирует доверенность в журнале учёта и защищает от случайного изменения. Для корректного учёта выданных доверенностей документ следует проводить всегда.

Что делать, если сотрудник уволился, а его доверенность ещё действует?

Пометьте документ на удаление или распорядитесь о возврате бумажного оригинала. Действующая доверенность на уволенного сотрудника — риск получения ценностей посторонним лицом, поэтому при увольнении журнал доверенностей стоит проверять в обязательном порядке.

Можно ли выдать одну доверенность на получение товара у нескольких поставщиков?

Нет, в типовой форме документа указывается один контрагент-поставщик. Для каждого поставщика оформляется отдельная доверенность — это соответствует и структуре формы М-2, и практике отгрузки.

Как изменить форму печати, если нужен не М-2, а свой шаблон?

Через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» можно подключить внешнюю печатную форму. Готовый шаблон разрабатывается специалистом по 1С под ваши требования; типовую форму М-2 редактировать в пользовательском режиме нельзя.