Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С сделать доверенность на организацию
Как оформить доверенность на организацию в 1С: где найти документ, как заполнить реквизиты, распечатать и проверить. Инструкция для Бухгалтерии и Управления торговлей.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — один из типовых документов, который регулярно оформляют в 1С: Бухгалтерии, Управлении торговлей и Комплексной автоматизации. Программа позволяет заполнить доверенность по унифицированной форме М-2 (или М-2а), автоматически подставить реквизиты организации и сотрудника, а также распечатать готовый бланк.
Основная сложность для пользователей — не сама печатная форма, а правильная подготовка данных: доверенность берёт сведения из карточки организации, справочника сотрудников и документа-основания (счёта на оплату или заказа поставщику). Если какие-то реквизиты не заполнены, в печатной форме останутся пустые поля или ошибки.
Ниже разобран порядок оформления доверенности в типовых конфигурациях 1С, требования к заполнению полей, способы проверки результата и типичные ошибки, из-за которых доверенность приходится переделывать.
Где в 1С находится документ «Доверенность»
В 1С: Бухгалтерии 8 журнал доверенностей расположен в разделе Покупки → Доверенности. Если пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов либо откройте журнал через «Все функции». В Управлении торговлей 11 доверенности на получение товаров находятся в разделе Закупки, а доверенности на выдачу — в разделе продаж.
Есть и второй путь — создание на основании. Откройте счёт на оплату поставщику или заказ поставщику и нажмите кнопку Создать на основании → Доверенность. В этом случае программа сама подставит поставщика, организацию и перечень товаров из документа-основания, что заметно сокращает ручной ввод.
В некоторых конфигурациях и старых релизах доверенность может называться «Доверенность (М-2)» или входить в подсистему «Денежные документы». Если найти документ не удаётся, воспользуйтесь поиском по строке «довер» в меню «Все функции».
Подготовка данных перед оформлением
Прежде чем создавать доверенность, убедитесь, что в базе корректно заполнены три источника данных. Первый — карточка вашей организации: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты. Эти сведения выводятся в шапку доверенности.
Второй источник — сотрудник, на которого выписывается доверенность. В карточке физического лица должны быть заполнены ФИО, должность и паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан). Именно паспортные данные чаще всего оказываются пустыми, и тогда в печатной форме появляются прочерки — поставщик такую доверенность может не принять.
Третий источник — контрагент-поставщик и, при наличии, документ-основание. Если доверенность оформляется по конкретному счёту, перечень ценностей подтянется из него автоматически. Без основания номенклатуру придётся вносить вручную или указывать обобщённо («материалы по счёту №… от …»).
Откройте справочник «Организации» и сверьте реквизиты с учредительными документами
В карточке физлица должны быть серия и номер паспорта, кем выдан, дата выдачи
Контрагент создан, при необходимости указан договор и счёт-основание
Пошаговое оформление доверенности
Откройте журнал доверенностей и нажмите Создать. Заполните поля формы в следующем порядке: дата и номер (подставляются автоматически), организация, сотрудник-получатель, поставщик, срок действия доверенности и документ-основание. Срок действия по общим правилам не должен превышать разумный период исполнения поручения; на практике чаще указывают 5–15 дней.
На вкладке с перечнем ценностей укажите номенклатуру и количество. Если доверенность создана на основании счёта, табличная часть уже заполнена — достаточно проверить количество и единицы измерения. При ручном заполнении допускается указывать ценности обобщённо, ссылаясь на номер и дату счёта или спецификации.
После заполнения нажмите Провести, затем Печать → Доверенность (М-2). Программа сформирует стандартную форму с отрывной корешковой частью. Проверьте предварительный просмотр: все поля должны быть заполнены, ФИО и паспортные данные — без сокращений и ошибок.
- 1Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать» (или создайте на основании счёта поставщику)
- 2Заполните организацию, сотрудника, поставщика и срок действия
- 3Проверьте или введите перечень товарно-материальных ценностей
- 4Нажмите «Провести», затем «Печать → Доверенность (М-2)»
- 5Проверьте предварительный просмотр и распечатайте документ
- 6Подпишите доверенность у руководителя и заверьте печатью при необходимости
Проверка печатной формы и подписание
Печатная форма М-2 состоит из двух частей: самой доверенности, которую сотрудник передаёт поставщику, и корешка, остающегося в бухгалтерии. Убедитесь, что в обеих частях совпадают номер, дата, срок действия и реквизиты получателя. Расхождения возникают, если печать выполняли до проведения документа или после ручного редактирования.
Доверенность подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Проверьте, что в настройках организации указан действующий руководитель: программа берёт ФИО для строки подписи из карточки организации и регистра ответственных лиц. Если подписант устарел, в форму попадёт бывший директор — это основание для отказа поставщика.
Как проверить результат
Серия, номер, кем выдан — полностью
Пустые поля или прочерки
Актуальный руководитель из карточки организации
Прежний руководитель или пустая строка
Совпадает со счётом или заказом
Номенклатура не совпадает с основанием
Одинаковые в доверенности и корешке
Части распечатаны из разных версий документа
Особые сценарии и ограничения
Доверенность на получение денежных средств
Для получения денег по чеку в банке форма М-2 не подходит — используются банковские бланки. В 1С такая доверенность обычно оформляется внешней печатной формой или вручную, поэтому уточните требования своего банка заранее.
Электронная доверенность
С введением машиночитаемых доверенностей (МЧД) часть взаимодействий переводится в электронный формат. Типовые конфигурации 1С постепенно получают поддержку работы с МЧД через сервисы электронного документооборота. Если поставщик требует МЧД, бумажной формы из 1С недостаточно — доверенность оформляется в специализированном сервисе и подписывается квалифицированной подписью.
Разовая доверенность без основания
Если счёта или заказа нет, создайте доверенность напрямую из журнала и опишите ценности текстом. Это допустимо, но затрудняет контроль: бухгалтерия не сможет автоматически сопоставить доверенность с поступлением товара.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой 1С, а из-за устаревших справочных данных. Пустой паспорт у сотрудника, старый руководитель в карточке организации, неправильный юридический адрес — всё это напрямую попадает в печатную форму. Регулярно сверяйте справочники с первичными документами.
Вторая группа ошибок — расхождение доверенности с фактическим поступлением. Если сотрудник получил не весь товар или другую номенклатуру, отразите это при оприходовании и храните корешок доверенности вместе с документами поставщика. Доверенности подлежат учёту: использованные — с отметкой об исполнении, неиспользованные — с отметкой о возврате.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С создаётся из раздела «Покупки» или на основании счёта поставщику. Качество печатной формы полностью зависит от заполненности справочников: организации, сотрудника и контрагента. Проверяйте предварительный просмотр, подписанта и срок действия до печати.
Частые вопросы
Можно ли изменить типовую форму М-2 под свои требования?
Да, при наличии прав можно подключить внешнюю печатную форму или доработать макет через конфигуратор. Однако форма М-2 стандартизирована, и большинство поставщиков принимает именно её, поэтому менять макет без необходимости не стоит.
Обязательна ли печать организации на доверенности?
Для организаций, отказавшихся от круглой печати, её наличие на доверенности не обязательно, если иное не требует контрагент. На практике некоторые поставщики по-прежнему просят оттиск — уточняйте требования заранее.
Как аннулировать ошибочно выписанную доверенность в 1С?
Откройте документ, пометьте его на удаление или распроведите, а бумажный бланк (если уже распечатан) верните и храните с отметкой об аннулировании. Нумерация следующих доверенностей при этом не нарушится.
Можно ли выписать доверенность на нескольких сотрудников сразу?
Типовая форма рассчитана на одного получателя. Если товар должны получать разные сотрудники, оформите отдельную доверенность на каждого — программа присвоит им последовательные номера.
Чем доверенность в 1С отличается от машиночитаемой доверенности (МЧД)?
Печатная форма из 1С — это бумажный документ по форме М-2. МЧД — электронный XML-документ установленного формата, подписываемый квалифицированной подписью; для него нужны отдельные сервисы ЭДО, а не стандартная печать из журнала доверенностей.