Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С сделать акт сверки в разрезе договоров
Пошаговая инструкция, как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С в разрезе договоров: настройки, типичные ошибки, проверка результата и ответы на частые вопросы.
Акт сверки взаиморасчетов в разрезе договоров нужен, когда с одним контрагентом заключено несколько договоров и задолженность требуется показать по каждому из них отдельно. Такой формат запрашивают контрагенты, аудиторы и суды: общий итог по контрагенту не показывает, по какому именно договору числится долг или переплата.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Комплексная автоматизация, ERP, Управление торговлей) акт сверки формируется штатным документом или отчетом, а детализация по договорам включается настройкой. Ниже разобраны порядок действий для наиболее распространенных конфигураций, условия корректного формирования и типичные ошибки, из-за которых акт «не сходится» с данными контрагента.
Прежде чем формировать документ, убедитесь, что в базе ведется учет по договорам: у контрагента заведены карточки договоров, а в документах поступления, реализации и оплаты договор заполнен. Если договоры в документах пустые, разрез в акте сверки будет бессмысленным — вся задолженность соберется в одну строку с пустым договором.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
Расположение функции зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и доступен из разделов «Покупки» и «Продажи» (подраздел «Расчеты с контрагентами»), а также через «Отчеты» → «Акт сверки расчетов». Это полноценный документ, который сохраняется в базе, нумеруется и может быть выведен на печать.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации используется документ «Сверка взаиморасчетов» (раздел «Казначейство» или «Продажи»/«Закупки» в зависимости от версии). В Управлении торговлей 11 — аналогичный документ «Сверка взаиморасчетов». В старых конфигурациях (УПП 1.3, УТ 10.3) акт сверки — это отчет «Акт сверки взаиморасчетов», который формируется без сохранения документа.
Если вы не нашли нужный пункт в меню, воспользуйтесь полнотекстовым поиском по базе или командой «Все функции»: введите «сверка» — система покажет все связанные объекты. Отсутствие пункта в меню часто означает не отсутствие функции, а настройки интерфейса или ограничение прав пользователя.
Подготовка: что проверить перед формированием акта
Качество акта сверки полностью определяется качеством учетных данных. Откройте карточку контрагента и проверьте список договоров: каждый действующий договор должен быть создан отдельным элементом справочника «Договоры контрагентов» с корректным видом (с поставщиком, с покупателем) и, при необходимости, валютой расчетов.
Далее проверьте заполнение договора в первичных документах за период сверки. Быстрый способ — сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60 или 62 с группировкой по договорам: строки с пустым договором покажут документы, где аналитика не заполнена. Такие документы нужно исправить до формирования акта, иначе суммы «повиснут» без привязки.
Также убедитесь, что взаимозачеты и корректировки долга за период проведены. Непроведенные документы списания задолженности — частая причина расхождений: ваша база показывает долг, который фактически уже закрыт.
Акт сверки в разрезе договоров в 1С:Бухгалтерии 3.0
Создайте новый документ: «Продажи» → «Акты сверки расчетов» → кнопка «Создать». Укажите организацию, контрагента и период сверки. Поле «Договор» оставьте пустым — именно пустой договор позволяет включить в акт все договоры контрагента. Если указать конкретный договор, акт сформируется только по нему.
Перейдите на вкладку «Дополнительно» и установите флажок «Разбить по договорам» (в ряде релизов — «в разрезе договоров»). Затем на вкладках «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учета». Табличная часть заполнится документами, сгруппированными по договорам: для каждого договора будет свой блок строк и свой итог.
На вкладке «Счета расчетов» проверьте список счетов, участвующих в сверке: по умолчанию это 60, 62, 66, 67, 76. Если с контрагентом есть расчеты по авансам на счетах 60.02/62.02, они учитываются автоматически, так как входят в состав указанных счетов. При нестандартном плане счетов добавьте нужные счета вручную.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов», создайте документ
- 2Укажите организацию, контрагента и период, поле «Договор» оставьте пустым
- 3На вкладке «Дополнительно» установите флажок «Разбить по договорам»
- 4Проверьте список счетов расчетов на соответствующей вкладке
- 5Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учета»
- 6Проверьте сальдо по каждому договору и распечатайте акт по кнопке «Печать»
После заполнения документ проведите и выведите печатную форму по кнопке «Печать» → «Акт сверки расчетов». В печатной форме данные будут сгруппированы по договорам с промежуточными итогами и общим сальдо. Если контрагент присылает свои данные, их можно внести на вкладку «По данным контрагента» — тогда печатная форма покажет расхождения автоматически.
Акт сверки по договорам в 1С:ERP, КА и УТ 11
В ERP и Комплексной автоматизации откройте документ «Сверка взаиморасчетов» (например, «Продажи» → «Документы сверки взаиморасчетов»). Укажите партнера/контрагента и период. Детализация настраивается в поле «Детализация взаиморасчетов» или «Группировка»: выберите вариант «Договоры» или «По договорам». После этого нажмите «Заполнить по данным учета».
Особенность этих конфигураций — двухуровневая аналитика: партнер и контрагент могут различаться, а расчеты могут вестись по соглашениям и заказам, а не только по договорам. Если акт формируется пустым, проверьте, какой объект расчетов используется в документах: при расчетах по заказам/накладным детализация по договорам может быть недоступна или потребует включения соответствующей настройки в разделе НСИ и администрирование.
В Управлении торговлей 11 механика аналогична: документ «Сверка взаиморасчетов» позволяет выбрать детализацию по договорам и заполнить табличную часть остатками и оборотами. Печатная форма выводится из документа стандартной кнопкой печати.
Проверка результата: как убедиться, что акт сформирован правильно
После заполнения акта сверьте его итоги с независимым источником в той же базе. Самый надежный способ — ОСВ по счетам 60 и 62 по данному контрагенту с детализацией по договорам за тот же период. Конечное сальдо по каждому договору в ОСВ должно совпасть с итогом по соответствующему договору в акте сверки.
Обратите внимание на знак сальдо: дебиторская задолженность контрагента и кредиторская (ваш долг или полученный аванс) должны отражаться корректно. В печатной форме Бухгалтерии 3.0 сальдо выводится с указанием «долг контрагента» или «долг организации» — убедитесь, что формулировка соответствует реальному состоянию расчетов.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки по каждому договору
Расхождения по отдельным договорам или только по общему итогу
Все суммы распределены по конкретным договорам
Есть блок «без договора» — в документах не заполнена аналитика
Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки
Начальное сальдо отличается — за прошлый период были исправления
Типичные ошибки и расхождения с данными контрагента
Наиболее частая проблема — вся задолженность собирается в одну строку без разбивки. Причины: не установлен флажок разбивки по договорам, указан конкретный договор в шапке документа или в первичных документах договор не заполнен. Последний случай лечится только исправлением первички.
Вторая группа ошибок — расхождения с актом контрагента. Типичные причины: разный период сверки, непроведенные или проведенные задним числом документы, оплата, отраженная у одной стороны в другом периоде (деньги в пути), взаимозачет, оформленный только у одной стороны. Для поиска расхождений удобно заполнить в акте вкладку «По данным контрагента» и сравнить строки — 1С подсветит разницу.
Третья группа — валютные расчеты. Если договор валютный, в акте должны быть видны суммы в валюте и рублевый эквивалент. Расхождения в рублевой оценке из-за курсовых разниц — нормальное явление, но они должны быть объяснимы переоценкой.
Альтернативы и ограничения штатного механизма
Если штатный акт не дает нужной детализации, используйте отчеты. «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с группировкой «Контрагенты → Договоры» или «Анализ субконто» покажут те же данные в произвольном разрезе. Это не официальная форма акта, но для внутренней сверки и поиска расхождений отчеты удобнее.
Ограничение штатного акта Бухгалтерии 3.0: разбивка идет только по договорам, без детализации по заказам или счетам внутри договора. Если контрагент просит сверку по каждому счету, придется либо формировать акт по договору и прикладывать расшифровку из отчета, либо дорабатывать печатную форму. Также штатная форма не всегда удобна для сверки по нескольким организациям сразу — акт создается по одной организации.
Сравнение вариантов
Официальная печатная форма с разбивкой по договорам, хранится в базе. Ограничение: только детализация по договорам, одна организация.
Гибкая детализация, вкладка данных контрагента, авторасчет расхождений. Требует корректной настройки ведения расчетов.
Любая группировка, быстрый поиск расхождений. Не является официальной формой акта для подписания контрагентом.
При выборе способа ориентируйтесь на цель: для подписания с контрагентом — только документ с печатной формой, для внутреннего контроля и поиска ошибок — отчеты, для массовой сверки по многим контрагентам — документ сверки с последующей пакетной печатью.
Часто задаваемые вопросы
Почему акт сверки формируется без разбивки по договорам, хотя флажок установлен?
Проверьте три момента: поле «Договор» в шапке должно быть пустым; в первичных документах за период договор должен быть заполнен; у контрагента в справочнике должно быть заведено больше одного договора. Если в документах договор пуст, вся сумма соберется в одну строку независимо от настройки.
Можно ли сформировать один акт сверки по нескольким контрагентам или организациям?
Штатный акт в типовых конфигурациях формируется по одной организации и одному контрагенту. Для массовой сверки создавайте отдельные документы по каждому контрагенту — в ряде конфигураций есть обработки группового создания актов, либо используйте отчет по группе контрагентов для внутренних целей.
Как в акте отразить данные контрагента и показать расхождения?
В документе есть вкладка «По данным контрагента». Заполните ее вручную по акту, полученному от контрагента, в той же структуре по договорам. Печатная форма тогда покажет обе стороны и итоговую сумму расхождений по каждому договору и в целом.
Акт сверки не совпадает с ОСВ по счету 62. Что искать в первую очередь?
Сначала сверьте период и список счетов в настройках акта — расхождение часто возникает из-за того, что в акте не указан какой-то счет (например, 76). Затем проверьте непроведенные документы и документы, проведенные задним числом после формирования ОСВ. Последний шаг — детальный отчет «Карточка счета» по контрагенту за период.
Как сформировать акт сверки по валютному договору?
Укажите контрагента и период как обычно — валютный договор попадет в акт автоматически при разбивке по договорам. В табличной части и печатной форме будут отражены суммы в валюте договора и рублевый эквивалент. Убедитесь, что валюта указана в карточке договора, иначе рублевые и валютные суммы могут отображаться некорректно.
Можно ли изменить печатную форму акта сверки под требования контрагента?
Да. После вывода печатной формы ее можно отредактировать встроенным редактором табличного документа (кнопка с карандашом) — добавить реквизиты, примечания, подписантов. Для постоянных изменений макета потребуется доработка внешней печатной формы, которую подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».