Как в 1С сделать акт сверки с покупателем

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который фиксирует состояние расчётов между вашей организацией и покупателем на определённую дату: сколько отгружено, сколько оплачено и есть ли задолженность. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) акт сверки формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому основная работа — правильно задать параметры и проверить результат.

Прежде чем формировать акт, убедитесь, что в базе проведены все документы по этому контрагенту за сверяемый период: реализации, поступления оплаты, возвраты, корректировки. Если какой-то документ не проведён или попал не на тот договор, акт покажет расхождение, которого в реальности нет. Поэтому сверка в 1С — это не только кнопка «Сформировать», но и предварительная проверка учёта.

Ниже разобран порядок формирования акта в 1С:Бухгалтерии 8.3 и в 1С:Управление торговлей 11, настройки отбора, способы проверить расхождения и типичные ошибки, из-за которых сальдо «не сходится».

Что нужно проверить перед формированием акта

Акт сверки в 1С строится по данным бухгалтерского или управленческого учёта, поэтому качество результата напрямую зависит от состояния базы. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» (в Бухгалтерии) или «Расчёты с партнёрами» (в УТ) и убедитесь, что задолженность по нужному покупателю отражается корректно и без развернутого сальдо «красным».

Проверьте, что все первичные документы за период проведены: реализации товаров и услуг, поступления на расчётный счёт, оплаты платёжными картами, возвраты от покупателей, корректировочные документы. Непроведённый документ в акт не попадёт, и покупатель, получив сверку без своей оплаты, вернёт акт с замечаниями.

Отдельно проверьте аналитику: один и тот же покупатель может быть заведён в справочнике дважды (дубль контрагента), либо оплаты могли быть отнесены на другой договор. Дубли контрагентов ищут через обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».

Как создать акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии акт сверки оформляется отдельным документом. Перейдите в раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». Также документ можно создать из карточки контрагента: откройте справочник «Контрагенты», найдите покупателя и воспользуйтесь командой создания акта сверки.

В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. На вкладке с договорами можно ограничить сверку конкретным договором — это полезно, если с покупателем заключено несколько договоров и сверить нужно только один. Если поле договора оставить пустым, в акт попадут все расчёты с этим контрагентом.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт все документы расчётов за период и сформирует табличную часть: дебет (отгрузки, увеличение долга покупателя) и кредит (оплаты, возвраты). В таблице видны сальдо на начало периода, обороты и сальдо на конец.

Заполните поля «Представитель организации» и «Представитель контрагента», проверьте итоговое сальдо и проведите документ. После этого акт можно распечатать, сохранить в PDF или отправить контрагенту по электронной почте прямо из программы.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   При необходимости ограничьте сверку конкретным договором
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте подобранные документы
5. 5
   Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счёту 62
6. 6
   Заполните представителей сторон, проведите и распечатайте документ

Как сформировать акт сверки в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 и в ERP акт сверки чаще формируют из карточки партнёра или через отчёты. Откройте справочник «Партнёры», найдите нужного покупателя и в форме партнёра воспользуйтесь командой печати «Акт сверки взаиморасчётов» либо перейдите к документу «Сверка взаиморасчётов» — в зависимости от версии конфигурации название команды отличается.

В документе «Сверка взаиморасчётов» укажите партнёра, период и, при необходимости, соглашение или договор. Нажмите «Заполнить по данным учёта» — табличная часть заполнится отгрузками и оплатами. Если покупатель прислал свои данные, их можно внести в отдельную колонку «Данные контрагента», и программа покажет расхождения построчно.

Альтернативный путь — отчёт «Сверка расчётов с партнёрами» или «Ведомость расчётов с партнёрами» в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам». Отчёт удобен для быстрой внутренней проверки, но для отправки контрагенту обычно используют печатную форму документа сверки, так как она содержит реквизиты сторон и места для подписей.

Настройки акта: что включить и как оформить

В настройках документа сверки обычно доступны параметры детализации: группировать по документам расчётов, по договорам или показывать только итоговые обороты. Для покупателя удобнее детальный акт с перечнем накладных и платёжек — по нему бухгалтер контрагента быстро найдёт расхождение. Сводный акт с одной цифрой подходит, когда стороны сверяют только итоговое сальдо.

Обратите внимание на валюту: если расчёты с покупателем ведутся в валюте или у.е., акт формируется в валюте договора, и в нём могут присутствовать суммовые разницы. В настройках можно выбрать вывод сумм в рублях — согласуйте формат с контрагентом заранее, чтобы не переделывать сверку.

Проверьте реквизиты сторон в печатной форме: наименование организации, ИНН, адрес, подписантов. Данные подтягиваются из карточек организации и контрагента, поэтому ошибка в акте чаще всего означает устаревшие сведения в справочнике — исправляйте их там, а не вручную в печатной форме.

Как проверить результат и найти расхождения

Главный контрольный ориентир — сальдо на конец периода в акте должно совпадать с сальдо по счёту 62.01 (задолженность покупателя) минус 62.02 (авансы полученные) по данному контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости. Если цифры различаются, ищите документ, который попал в ОСВ, но не вошёл в акт, или наоборот.

Если покупатель вернул акт с расхождениями, сопоставляйте данные построчно. Чаще всего расхождения возникают из-за оплаты, проведённой другой датой или отнесённой к другому договору, неучтённого возврата товара, корректировки реализации, которую контрагент ещё не отразил, либо документа, проведённого задним числом после формирования акта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с сальдо по счёту 62 по контрагенту

Тревожный признак

Разница с ОСВ — есть непроведённые или лишние документы

Перечень документов в акте

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Документ отсутствует — проверьте дату, договор и проведение

Аналитика расчётов

Норма

Нет развёрнутого сальдо по одному контрагенту

Тревожный признак

Дебет и кредит одновременно — нужен зачёт авансов

Как отправить акт покупателю и что делать дальше

Готовый акт можно распечатать в двух экземплярах, сохранить в PDF через команду «Сохранить» в форме печати, либо отправить по электронной почте кнопкой «Отправить» прямо из документа. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт сверки можно передать через оператора ЭДО — тогда подписание и возврат документа фиксируются в программе.

После подписания акта обеими сторонами рекомендуется сохранить скан подписанного документа в базе, прикрепив его к документу сверки через механизм присоединённых файлов. Это упростит поиск акта при налоговой проверке или претензионной работе: подписанный акт сверки — важное доказательство признания долга и документ, влияющий на исчисление срока исковой давности.

Часто задаваемые вопросы

Почему в акте сверки не отображается оплата от покупателя?

Чаще всего документ оплаты не проведён, проведён датой вне периода сверки или отнесён к другому договору либо контрагенту (дублю). Откройте документ поступления оплаты и проверьте дату, контрагента и договор, затем перезаполните акт.

Можно ли сделать акт сверки только по одному договору?

Да. В документе сверки в 1С:Бухгалтерии есть вкладка с отбором по договорам — отметьте нужный договор, и в акт попадут только расчёты по нему. В УТ 11 аналогично ограничьте сверку соглашением или договором в шапке документа.

Чем акт сверки отличается от оборотно-сальдовой ведомости?

ОСВ — внутренний регистр для бухгалтера, показывающий обороты по счетам. Акт сверки — двусторонний документ для контрагента с реквизитами сторон, перечнем документов и местами для подписей. Для сверки с покупателем используется именно акт, ОСВ служит для его проверки.

Что делать, если покупатель прислал свои данные и они не совпадают?

В документе сверки в УТ 11 и ERP предусмотрена колонка «Данные контрагента» — внесите цифры покупателя туда, и программа построчно покажет расхождения. В Бухгалтерии сопоставление выполняют вручную по табличной части акта, сверяя каждый документ с выпиской контрагента.

Нужно ли проводить документ «Акт сверки» в базе?

Документ не формирует бухгалтерских проводок и не меняет учётные данные, но его стоит записать и сохранить в базе: к нему можно прикрепить подписанный скан и отслеживать статус сверки. Это упрощает претензионную работу и подтверждение задолженности при проверках.