Как в 1С сделать акт сверки с печатью

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) он формируется на основании данных бухгалтерского учёта и может быть выведен на печать с печатью организации и подписью ответственного лица.

Основная сложность для пользователей — не сама кнопка «Сформировать», а корректная настройка печатной формы: чтобы печать и подпись появились автоматически, нужно заполнить данные организации и настроить макет. Ниже разобран полный порядок действий — от создания документа до отправки контрагенту по ЭДО, а также типичные причины расхождений в акте.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчётов» и доступен в разделах Покупки → Акты сверки расчётов и Продажи → Акты сверки расчётов. Это один и тот же журнал, просто открытый из разных подсистем. Также документ можно создать прямо из карточки контрагента по ссылке «Акты сверки».

В 1С:Управление торговлей 11 и ERP путь отличается: Продажи (или Закупки) → Документы → Акты сверки расчетов. В этих конфигурациях сверка строится по регистрам взаиморасчётов, а не по бухгалтерским счетам, поэтому состав колонок печатной формы немного иной — вместо дебета и кредита могут выводиться «Отгрузка» и «Оплата».

Пошаговое создание акта сверки

Откройте журнал актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Если расчёты ведутся по нескольким договорам, выберите конкретный договор или оставьте поле пустым — тогда в акт попадут все расчёты с этим контрагентом.

Нажмите кнопку «Заполнить» (в Бухгалтерии — «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»). Программа подберёт обороты по счетам расчётов: 60.01 и 60.02 для поставщиков, 62.01 и 62.02 для покупателей, 76-е счета для прочих расчётов. Состав счетов можно скорректировать на вкладке «Дополнительно» — например, добавить 76.05 или счёт расчётов по займам.

После заполнения проверьте табличную часть: каждая строка — это документ (реализация, поступление, оплата). Если какой-то документ отсутствует, его можно добавить вручную через «Добавить». Затем запишите документ кнопкой «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте Продажи → Акты сверки расчётов → Создать
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   На вкладке «Дополнительно» проверьте состав счетов расчётов
4. 4
   Нажмите «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Сверьте табличную часть с первичкой, при необходимости добавьте строки вручную
6. 6
   Проведите документ и нажмите «Печать» → «Акт сверки (с печатью и подписью)»
7. 7
   Проверьте итоговое сальдо и отправьте акт контрагенту

Как вывести акт на печать с печатью и подписью

В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите «Акт сверки (с печатью и подписью)». Если такого варианта нет, а есть только «Акт сверки расчётов», значит типовой макет без печати — в этом случае изображение печати добавляется через настройки организации либо форма дорабатывается в конфигураторе.

Чтобы печать и факсимиле подписи подставлялись автоматически, откройте карточку организации (Главное → Реквизиты организации) и перейдите по ссылке «Логотип и печать». Загрузите изображения печати и факсимиле в формате PNG с прозрачным фоном. Подписанта укажите в поле «Ответственные лица» — именно его ФИО и должность выведутся в строке подписи.

Проверка данных перед отправкой контрагенту

Перед печатью сверьте итоговое сальдо акта с отчётом «Анализ субконто» или «Обороты по счёту» по выбранному контрагенту. Сальдо в акте должно совпадать с развёрнутым сальдо по счетам 60, 62, 76 на дату окончания периода сверки. Расхождение обычно означает, что в акт не попал какой-то счёт или документ проведён после даты сверки.

Частая причина расхождений — задвоенные контрагенты в справочнике: часть документов оформлена на одну карточку, часть на дубль. Проверьте это через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по субконто. Если дубль найден, используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (Администрирование → Обслуживание), предварительно сделав резервную копию базы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо в акте

Норма

Совпадает с развёрнутым сальдо по счетам 60/62/76 на дату сверки

Тревожный признак

Сумма отличается — не все счета включены или есть документы за пределами периода

Состав строк акта

Норма

Каждая реализация и оплата присутствует один раз с верной датой

Тревожный признак

Документы дублируются или отсутствуют

Печать и подпись в форме

Норма

Изображение печати и ФИО подписанта выведены в подвальной части

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнены реквизиты организации

Расхождения с контрагентом: как оформить

Если контрагент вернул акт с расхождениями, типовая форма позволяет отразить это: в документе есть признак «Сверка согласована» и возможность заполнить данные по версии контрагента. В печатной форме расхождения выводятся отдельным блоком «По данным контрагента» с указанием суммы разногласий.

Практический порядок работы с расхождениями: запросите у контрагента копии документов, которых нет у вас, проверьте даты проведения оплат (платёж может быть «в пути» на дату сверки), затем либо внесите недостающие документы в базу, либо зафиксируйте разногласие в акте. Не редактируйте суммы вручную без подтверждающих документов — это исказит учётные данные.

Отправка акта по ЭДО и хранение

Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (1С-ЭДО, СБИС, Контур), акт сверки можно отправить напрямую из документа кнопкой «ЭДО → Отправить». Электронный акт, подписанный квалифицированной подписью обеих сторон, имеет юридическую силу без бумажного дубля.

При бумажном обмене распечатайте акт в двух экземплярах, подпишите у руководителя или уполномоченного лица и отправьте контрагенту с сопроводительным письмом. Один подписанный экземпляр храните вместе с договором — подписанный акт сверки используется как доказательство задолженности при претензионной работе и в суде, а также прерывает течение срока исковой давности.

Часто задаваемые вопросы

Почему в акте сверки не выводится печать организации?

Чаще всего изображение печати не загружено в карточку организации. Откройте Главное → Реквизиты организации → Логотип и печать и добавьте файл PNG. Также проверьте, что выбрана печатная форма именно «с печатью и подписью», а не стандартный акт.

Можно ли сделать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Типового группового формирования актов в Бухгалтерии 3.0 нет — документы создаются по одному. Для массовой сверки используют отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» либо внешние обработки группового создания актов, доступные на профильных ресурсах.

Акт сверки не совпадает с данными контрагента на небольшую сумму. Что делать?

Сначала проверьте «висящие» платежи: оплата, отправленная в последний день периода, может быть не отражена у одной из сторон. Затем запросите у контрагента расшифровку расхождения и сверьте построчно. Копеечные разницы часто возникают из-за округления валютных расчётов.

Нужно ли проводить документ «Акт сверки расчётов»?

Документ не формирует бухгалтерских проводок — проведение нужно лишь для фиксации его в журнале и возможности печати. Данные учёта акт не изменяет, поэтому его можно создавать и удалять без влияния на отчётность.

Как сделать акт сверки в валюте?

В документе на вкладке «Дополнительно» установите признак формирования в валюте договора. Акт построится в валюте взаиморасчётов, но учтите: рублёвое сальдо при этом может отличаться из-за курсовых разниц — сверяйтесь с контрагентом в той валюте, в которой ведутся расчёты.

Можно ли изменить печатную форму акта без программиста?

Частично: через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм» можно отредактировать макет в редакторе табличных документов — добавить текст, изменить шрифт, вставить поле. Серьёзные изменения структуры формы потребуют доработки в конфигураторе.