Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С сделать акт сверки с контрагентом
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов с контрагентом в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, заполнение по данным учета, проверка расхождений и печать документа.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между вашей организацией и контрагентом на определенную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера сводится к правильной настройке отбора и проверке результата.
Акт сверки не является первичным документом и не формирует проводок — он только отражает уже введенные в базу данные. Поэтому перед формированием важно убедиться, что все документы по контрагенту проведены, а взаиморасчеты в учете корректны. Иначе акт покажет данные, которые не совпадут ни с реальностью, ни с учетом второй стороны.
Ниже разобран порядок формирования акта сверки в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3, варианты настройки, проверка расхождений и типичные ошибки, из-за которых контрагент отказывается подписывать документ.
Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии
В типовой конфигурации документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом». Найти его можно двумя путями: через раздел «Покупки» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» или через раздел «Продажи» с аналогичным пунктом меню. Это один и тот же журнал документов, просто ссылки продублированы для удобства.
Если пункта нет в меню, проверьте настройку интерфейса: откройте меню раздела (кнопка с тремя полосками или стрелкой), выберите «Настройка навигации» и перенесите нужную команду в правую часть списка. Также документ доступен через полнотекстовый поиск по базе — введите «акт сверки» в строке поиска.
В конфигурациях 1С:Управление торговлей и 1С:ERP акт сверки также присутствует, но расположен в разделах, связанных с взаиморасчетами или продажами. Принцип заполнения там аналогичный.
Подготовка: что проверить перед формированием
Акт сверки собирает данные из проведенных документов, поэтому качество результата напрямую зависит от состояния учета. Перед формированием выполните три проверки.
Во-первых, убедитесь, что все документы по контрагенту за период сверки проведены: поступления, реализации, счета-фактуры, платежные поручения и кассовые документы. Непроведенные документы в акт не попадут, и сальдо исказится.
Во-вторых, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту. Это даст контрольную цифру сальдо, с которой вы сравните итог акта. Если в ОСВ видны «красные» остатки или остатки одновременно по дебету и кредиту одного счета без разбивки по договорам — сначала разберитесь с этими суммами.
В-третьих, проверьте корректность договоров: у каждого документа должен быть указан правильный договор контрагента. Акт сверки можно построить как по всем договорам сразу, так и по конкретному, и ошибка в договоре приведет к тому, что сумма «уйдет» в другой разрез.
Создание и заполнение акта сверки
Откройте журнал актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Период задается датами «с» и «по» — обычно это квартал, год или период с даты последней подписанной сверки.
Поле «Договор» оставьте пустым, если нужно сверить расчеты по всем договорам контрагента, или выберите конкретный договор для детальной сверки. Также можно указать валюту, если расчеты ведутся в иностранной валюте.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учета». Программа автоматически соберет в табличную часть все документы, повлиявшие на взаиморасчеты за указанный период: отгрузки, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Документы выводятся в хронологическом порядке с разбивкой по дебету и кредиту.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3При необходимости выберите конкретный договор или оставьте поле пустым
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учета»
- 5Сравните итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76
- 6Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
Настройка счетов и варианты заполнения
По умолчанию акт сверки собирает обороты по стандартным счетам расчетов: 60, 62, 76 и их субсчетам. Если ваша организация использует другие счета для расчетов с контрагентами (например, 76.АВ и 76.ВА по авансам НДС включать в сверку обычно не нужно), состав счетов можно скорректировать.
Для этого в документе перейдите на вкладку или откройте настройку «Счета расчетов» (в разных релизах она доступна по кнопке «Еще» или расположена отдельной закладкой). Отметьте галочками только те счета, которые должны участвовать в сверке. Счета учета НДС с авансов в акт сверки, как правило, не включают — они не отражают реальную задолженность сторон.
Сверка по данным контрагента
Табличную часть можно заполнить и вручную, а также отредактировать автоматически загруженные строки — например, добавить документ, который есть у контрагента, но отсутствует в вашей базе. Для этого используется кнопка «Добавить». Такие строки фиксируют расхождение и позволяют оформить акт с разногласиями.
Вывод сальдо на начало периода
Если сверка проводится не с нуля, в акте должно быть начальное сальдо. Программа выводит его автоматически как первую строку «Сальдо на начало периода». Если строка отсутствует или сумма неверна — проверьте, корректно ли задана дата начала периода и нет ли непроведенных документов прошлых периодов.
Проверка результата и работа с расхождениями
Главный контрольный показатель — итоговое сальдо в акте. Оно должно совпасть с сальдо по ОСВ в разрезе контрагента (и договора, если сверка детальная) с точностью до копейки. Расхождение даже на небольшую сумму означает, что в учете есть ошибка: непроведенный документ, неверный договор или ручная операция.
Если контрагент прислал свой вариант акта и цифры не сходятся, ищите расхождение методом исключения: сравните сальдо на начало периода, затем построчно — отгрузки и оплаты. Чаще всего причины такие: документ проведен разными датами у сторон (переходящие поставки на границе периодов), неотраженная оплата, различия в курсовых переоценках при валютных расчетах, возвраты и корректировки, о которых одна из сторон не знает.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница — ищите непроведенные документы или неверный договор
Равно конечному сальдо предыдущего подписанного акта
Отличается — в прошлых периодах вносились изменения
Все отгрузки и оплаты присутствуют, даты и номера верны
Пропущены документы или есть лишние строки
Печать и отправка контрагенту
После проверки проведите документ и нажмите кнопку «Печать». Типовая печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов, итоговое сальдо с расшифровкой («долг контрагента» или «наш долг») и места для подписей и печатей обеих сторон.
Если стандартная форма не подходит — например, нужно добавить текст соглашения о сверке или изменить формулировку сальдо — можно воспользоваться внешней печатной формой или отредактировать макет через механизм «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» (при наличии соответствующих прав и подключенных внешних форм).
Готовый акт выводится на бумагу в двух экземплярах: один остается у вас, второй направляется контрагенту. Подписанный обеими сторонами экземпляр храните вместе с договором — он подтверждает задолженность и влияет на течение срока исковой давности.
Особые ситуации
При расчетах в валюте укажите валюту сверки в шапке документа. Акт сформируется в валюте договора, что упрощает согласование с контрагентом — рублевые переоценки при этом не показываются, и это правильно, так как они не являются задолженностью стороны.
Если с контрагентом заключено несколько договоров и взаимозачеты проводились между ними, сверяйте расчеты в целом по контрагенту, а не по отдельным договорам — иначе акты не сойдутся из-за перекрестных зачетов.
Для комиссионной торговли и расчетов через посредников акт сверки строится по тем же правилам, но проверяйте, чтобы отчеты комиссионера и отчеты о продажах были отражены у обеих сторон за один и тот же период.
Удобно формировать акт сверки сразу после закрытия квартала, пока данные «свежие»: расхождения по переходящим поставкам и оплатам на границе периодов проще объяснить контрагенту, чем искать причину спустя полгода.
Частые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего документы не проведены, указан неверный период или в настройке счетов расчетов сняты нужные галочки. Также проверьте, что в документах выбран именно тот контрагент, а не дублирующий элемент справочника с похожим наименованием.
Можно ли сделать акт сверки по нескольким контрагентам сразу?
Типовой документ создается по одному контрагенту. Для массовой рассылки используются внешние обработки или групповое создание через механизмы расширений, но каждый акт все равно оформляется отдельным документом с собственной печатной формой.
Что делать, если контрагент не подписывает акт из-за расхождения на несколько копеек?
Копеечные расхождения обычно возникают из-за округления в валютных расчетах или различий в расчете НДС по документам. Найдите конкретный документ-источник разницы и согласуйте корректировку — либо исправьте свой учет, либо предоставьте контрагенту обоснование вашей суммы.
Нужно ли включать в акт сверки НДС с авансов?
Нет. Счета 76.АВ и 76.ВА отражают налоговые обязательства, а не задолженность между сторонами. Их включение исказит сальдо, и контрагент не сможет подтвердить такую сумму по своему учету.
Можно ли изменить автоматически заполненную табличную часть?
Да, строки можно добавлять, удалять и редактировать вручную — например, чтобы отразить документ, известный контрагенту, но отсутствующий в вашей базе. Однако помните: ручные правки акта не исправляют учет, и при следующей сверке расхождение появится снова.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Сам по себе распечатанный из программы документ — нет. Юридическое значение акт приобретает после подписания обеими сторонами: он подтверждает признание задолженности и прерывает течение срока исковой давности. Поэтому перед отправкой на подпись важно тщательно проверить все суммы.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:Бухгалтерии формируется автоматически по данным учета через раздел «Покупки» или «Продажи». Ключ к корректному документу — проведенные документы, правильные договоры и контроль итогового сальдо по оборотно-сальдовой ведомости. Расхождения исправляйте в учете, а не ручной правкой акта.