Как в 1С сделать акт сверки с контрагентом по всем договорам

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который бухгалтер формирует регулярно: перед закрытием отчётного периода, при смене договора, перед судебным разбирательством или по запросу контрагента. В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть типовой документ «Акт сверки взаиморасчётов», который собирает данные автоматически по регистрам учёта. Проблема в том, что по умолчанию программа предлагает сверку по одному договору или по контрагенту с фильтром, и пользователи часто не находят, как включить в акт все договоры сразу.

На практике сверка по всем договорам нужна чаще, чем по одному: с крупным поставщиком может быть заключено несколько договоров (поставка, аренда, услуги), и контрагент ожидает единый акт с общим сальдо. Типовая конфигурация это позволяет — достаточно правильно заполнить поля документа и понимать, какие счета учёта попадут в выборку.

Ниже разобран порядок формирования акта в 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0), настройки отбора по договорам, проверка расхождений и ситуации, когда типовой механизм не подходит. Инструкция применима и к другим конфигурациям на управляемых формах с небольшими отличиями в расположении команд.

Где находится документ и как его создать

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ «Акт сверки взаиморасчётов» доступен из нескольких разделов: «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчётов», «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов», а также через общий журнал в разделе «Операции». Это один и тот же журнал, разницы в точке входа нет.

Нажмите «Создать». Откроется форма документа, где обязательные поля — организация, контрагент и период сверки. Период обычно совпадает с отчётным: месяц, квартал, год либо срок действия договора. Дата документа влияет только на нумерацию, на выборку данных она не влияет — данные собираются именно за указанный период сверки.

Если журнал «Акты сверки» в вашей конфигурации не выведен в панель разделов, найдите документ через «Операции» → «Документы» либо настройте видимость команд в меню навигации раздела. В некоторых доработанных конфигурациях доступ к документу ограничен правами — тогда понадобится роль бухгалтера или администратора.

Как включить в акт все договоры контрагента

Ключевой момент: поле «Договор» в документе является необязательным. Если его оставить пустым, программа сформирует сверку по всем договорам выбранного контрагента, по которым были движения на счетах расчётов за указанный период. Именно так и решается задача сверки «по всем договорам» — никакого отдельного режима включать не нужно.

Если поле «Договор» заполнено, в акт попадут только операции по этому договору. Поэтому частая ошибка — программа автоматически подставляет договор по умолчанию (основной договор контрагента), пользователь не замечает этого и получает неполную сверку. Перед заполнением табличной части очистите поле «Договор» вручную.

В некоторых версиях конфигурации в документе есть флаг вида «С разбивкой по договорам» или настройка группировки в печатной форме. Если такой флаг есть — включите его: тогда таблица акта будет сгруппирована по договорам с промежуточными итогами, что удобнее для контрагента. Если флага нет, печатная форма выведет операции общим списком, но сальдо всё равно посчитается по контрагенту целиком.

Настройка счетов учёта и заполнение табличной части

Акт сверки собирает данные не «по контрагенту вообще», а по конкретным счетам бухгалтерского учёта. По умолчанию в документ подставляется стандартный список: 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями», 66, 67 (кредиты и займы), 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» с субсчетами. Точный состав зависит от релиза конфигурации.

Откройте настройку счетов (вкладка или кнопка «Счета учёта» / «Дополнительно» в зависимости от релиза) и сверьте список с вашим планом счетов. Если с контрагентом есть расчёты на нестандартных счетах — например, 76.АВ по авансам или специальные субсчета, добавленные вручную, — их нужно добавить в список, иначе эти суммы в акт не попадут и сальдо будет неверным.

После настройки нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта». Программа соберёт обороты за период: отгрузки, оплаты, возвраты, взаимозачёты. Табличная часть документа заполнится документами-основаниями с суммами по дебету и кредиту. Проверьте, что начальное сальдо на дату начала сверки соответствует вашим ожиданиям — именно с ним контрагенты чаще всего не соглашаются.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки; поле «Договор» оставьте пустым.
3. 3
   Проверьте список счетов учёта в настройках документа, добавьте нестандартные субсчета при необходимости.
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта» и проверьте начальное сальдо.
5. 5
   Сравните итоговое сальдо с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по этому контрагенту.
6. 6
   Распечатайте акт по кнопке «Печать», подпишите и передайте контрагенту.

Проверка результата перед печатью

Не распечатывайте акт сразу после заполнения. Сначала сверьте итоговое сальдо документа с независимым источником — отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76 и др.) с отбором по контрагенту на конец периода сверки. Суммы должны совпасть до копейки. Если не совпадают — в акт не попал какой-то счёт или документ.

Также полезен отчёт «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты» за тот же период: он покажет, по каким счетам вообще есть движения с этим контрагентом. Если в анализе субконто виден остаток на счёте, которого нет в списке счетов акта, — добавьте его и перезаполните документ.

Обратите внимание на развёрнутое сальдо. Контрагент может быть одновременно дебитором (по 62) и кредитором (по 60). Типовой акт показывает расчёты развёрнуто, и это правильно: сворачивать дебиторку и кредиторку в одну цифру без зачёта встречных требований нельзя. Если контрагент просит «одну цифру», сначала оформите взаимозачёт документом «Корректировка долга» — и только потом формируйте акт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо в акте и в ОСВ по счетам расчётов за тот же период

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Есть разница — не все счета включены в акт или есть непроведённые документы

Начальное сальдо на дату начала сверки

Норма

Совпадает с актом за предыдущий период, подписанным контрагентом

Тревожный признак

Расходится с прошлым актом — были задним числом изменены документы

Состав табличной части

Норма

Видны операции по всем договорам контрагента

Тревожный признак

Операции только по одному договору — поле «Договор» заполнено

Печать и подписание акта

По кнопке «Печать» доступна типовая форма «Акт сверки взаиморасчётов». В ней выводятся реквизиты обеих сторон, таблица операций, начальное и конечное сальдо, а также расшифровка задолженности (кто кому должен и по каким счетам). Унифицированной обязательной формы акта сверки законодательство не устанавливает, поэтому типовая форма приемлема, если её устраивают обе стороны.

Перед печатью проверьте, что в карточке контрагента заполнены полное наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные подтягиваются в шапку акта. Пустые реквизиты в печатной форме — признак незаполненной карточки, а не ошибки документа.

Акт печатается в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами. В 1С можно сохранить скан подписанного контрагентом акта, прикрепив его к документу через кнопку прикрепления файлов — это упростит поиск подтверждения при аудите или спорах. Сам документ в базе после получения подписанного акта рекомендуется провести и больше не перезаполнять, чтобы табличная часть не «уехала» при изменении данных задним числом.

Если типовой акт не подходит

В некоторых ситуациях типового документа недостаточно. Например, контрагент просит сверку в разрезе конкретных сделок (заказов, счетов), а не договоров, или нужна сверка по управленческим данным, которые в бухгалтерских регистрах не отражены. В таких случаях используют отчёты: «Ведомость расчётов с контрагентами», «Анализ расчётов с покупателями/поставщиками» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с детализацией по документам.

Для нестандартной печатной формы подключают внешнюю печатную форму через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» (раздел «Администрирование»). Это работа для программиста 1С: форма дорабатывается на встроенном языке, подключается к документу и становится доступна по кнопке «Печать». Самостоятельно без навыков разработки такую доработку делать не стоит — ошибка в макете может исказить суммы в официальном документе.

В конфигурациях 1С:Управление торговлей и 1С:ERP также есть свои механизмы сверки (в том числе «Сверка взаиморасчётов» с возможностью детализации по заказам и согласования в программе). Если учёт ведётся в связке «УТ + Бухгалтерия», уточните, в какой системе формируется акт, чтобы данные не расходились между базами.

Маршрут решения

Как выбрать способ сверки

Нужна стандартная сверка по контрагенту за периодИспользуйте типовой документ «Акт сверки взаиморасчётов» с пустым полем «Договор»

Нужна детализация по заказам или сделкам, а не по договорамСформируйте отчёт «Ведомость расчётов с контрагентами» с группировкой по заказам

Требуется нестандартный макет акта по требованию контрагентаЗакажите внешнюю печатную форму у специалиста по 1С и подключите через «Дополнительные отчеты и обработки»

У контрагента одновременно дебиторка и кредиторка и нужна одна цифраСначала оформите взаимозачёт документом «Корректировка долга», затем формируйте акт

Частые вопросы

Почему в акт попал только один договор, хотя у контрагента их несколько?

Проверьте поле «Договор» в шапке документа — оно должно быть пустым. Программа часто подставляет основной договор автоматически при выборе контрагента. Очистите поле и перезаполните табличную часть по данным учёта.

Сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью. Что делать?

Сравните список счетов в настройках акта со счетами, по которым есть остатки в отчёте «Анализ субконто» по этому контрагенту. Обычно причина в отсутствующем счёте (например, 76.АВ или счёт займов) либо в непроведённых документах за период сверки.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Типовой документ создаётся по одному контрагенту. Для массовой проверки используйте отчёты «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» или «Ведомость расчётов с контрагентами» без отбора — они покажут сальдо по всем контрагентам, но не заменят подписываемый акт.

Контрагент изменил документы задним числом, и подписанный акт перестал совпадать с программой. Как быть?

Не перезаполняйте старый документ. Сформируйте новый акт за следующий период, а расхождение отразите корректировочными документами. Подписанный акт имеет юридическое значение, и данные в базе под него «подгонять» нельзя — расхождения регулируются текущим периодом.

Обязателен ли акт сверки по закону?

Нет, акт сверки не входит в перечень обязательных первичных документов. Он оформляется по соглашению сторон и служит подтверждением задолженности: подписанный акт может прерывать срок исковой давности и используется как доказательство в спорах.