Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С сделать акт сверки с контрагентом по договорам
Пошаговая инструкция, как сформировать акт сверки с контрагентом по договорам в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, отбор по договору, проверка расхождений.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с покупателем или поставщиком на конкретную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании данных учёта, а детализация по договорам позволяет сверить расчёты не «в целом по контрагенту», а по каждому обязательству отдельно. Это особенно важно, когда с одним контрагентом действует несколько договоров: поставка, аренда, оказание услуг — и задолженность по ним нужно показывать раздельно.
Стандартный механизм сверки доступен в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (редакции 2.0 и 3.0), 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Логика везде схожая: создаётся документ «Акт сверки взаиморасчётов», в нём указываются контрагент, период и параметры группировки, после чего программа заполняет табличную часть оборотами и выводит сальдо. Ниже разобран порядок работы на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 с пояснениями для других конфигураций.
Где находится акт сверки и какие данные нужны
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчётов» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» — это один и тот же список, доступный из обоих подсистем. В 1С:Управление торговлей 11 документ ищите в разделе «Продажи» или «Закупки», в 1С:ERP — в «Казначейство» или «Продажи». Если пункта нет в меню, откройте «Все функции» и найдите документ по названию.
Перед созданием акта подготовьте: точное наименование контрагента из справочника (сверка строится по карточке, а не по ИНН), период сверки, согласованный со второй стороной, и список договоров, по которым велись расчёты. Также убедитесь, что в базе проведены все документы за период — непроведённые реализации и оплаты в акт не попадут, и сальдо будет неверным.
Создание документа «Акт сверки взаиморасчётов»
Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа заполните обязательные поля: организацию (от чьего имени сверка), контрагента и период сверки — даты начала и окончания. Период обычно совпадает с кварталом, полугодием или годом, но может быть произвольным, если стороны договорились о промежуточной сверке.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт обороты по счетам расчётов (60, 62, 76 и другим, заданным в настройках) по выбранному контрагенту за указанный период. В табличную часть попадут документы отгрузки, поступления, оплаты, возвраты и корректировки с суммами по дебету и кредиту.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3На вкладке «Дополнительно» включите группировку «По договорам»
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть
- 5Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам расчётов
- 6Сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов»
Настройка детализации по договорам
Ключевая настройка для сверки по договорам находится на вкладке «Дополнительно» (в некоторых версиях — «Настройки»). В поле «Группировка» или «Детализация» установите вариант «По договорам». Тогда табличная часть и печатная форма разобьют обороты на блоки: каждый договор контрагента получит собственный раздел с входящим сальдо, оборотами и исходящим сальдо.
Если нужно сверить расчёты только по одному конкретному договору, укажите его в поле «Договор» в шапке документа — тогда в акт попадут обороты исключительно по этому договору. Это удобно, когда вторая сторона запрашивает сверку по отдельному обязательству, например по договору аренды, не затрагивая остальные расчёты.
Обратите внимание на поле «Счета расчётов»: по умолчанию программа берёт стандартный набор (60, 62, 66, 67, 76). Если с контрагентом есть расчёты по нестандартным счетам, добавьте их в список вручную, иначе часть задолженности в акт не попадёт.
Проверка данных перед печатью
Заполнение документа — не гарантия правильности. Сравните итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту за тот же период. Значения должны совпасть до копейки. Расхождение чаще всего означает непроведённый документ, ручную операцию без указания договора или разницу в периодах.
Проверьте также входящее сальдо: оно должно совпадать с исходящим сальдо предыдущего подписанного акта сверки с этим контрагентом. Если цепочка сальдо прерывается, найдите период, где возникло расхождение, — обычно это документ, проведённый задним числом после прошлой сверки.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Есть разница — ищите непроведённые документы или ручные операции
Равно исходящему сальдо предыдущего подписанного акта
Разрыв цепочки — документ проведён задним числом
Каждый договор имеет свой блок, сумма блоков равна итогу
Есть обороты «без договора» или пропущен договор с расчётами
Печатная форма и отправка контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». В форме отображаются реквизиты обеих сторон, период, таблица операций с группировкой по договорам и итоговая задолженность с расшифровкой «в пользу кого». Проверьте, что в карточке организации и контрагента заполнены полные наименования, ИНН, КПП и адреса — эти данные подтягиваются в шапку акта.
Готовый акт можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из программы (кнопка с конвертом), а при подключённом обмене электронными документами — отправить контрагенту через ЭДО вместе с подписью. Подписанный второй стороной акт храните вместе с первичными документами: он понадобится при налоговых проверках и для подтверждения задолженности в суде.
Если контрагент просит акт в своей форме или с дополнительными колонками (например, номера счетов-фактур отдельной графой), не правьте печатную форму вручную в Excel — используйте механизм внешних печатных форм или попросите специалиста по 1С доработать макет. Ручные правки в распечатанном акте — частый источник расхождений при повторных сверках.
Типичные ошибки и расхождения
Самая частая проблема — расхождение сальдо с контрагентом при совпадающих оборотах. Причина почти всегда в разной дате отражения документов: вы провели оплату в текущем периоде, а контрагент — в следующем, или наоборот. В таком случае расхождение показывают в акте отдельным блоком «Расхождения» с пояснением, а не «подгоняют» цифры.
Вторая типичная ситуация — взаимозачёты и уступки права требования, которые одна из сторон забыла отразить. Перед отправкой акта проверьте, проведены ли в базе документы «Корректировка долга» (взаимозачёт, прощение долга) за период сверки.
Частые вопросы по сверке в 1С
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Да, в ряде конфигураций есть обработка группового формирования актов, однако в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 акт создаётся по одному контрагенту. Для массовой сверки используют внешние обработки или формируют акты последовательно, сохраняя каждый в файл.
Почему в акт не попал документ оплаты?
Чаще всего документ не проведён, проведён за пределами периода сверки или в нём указан другой счёт расчётов, которого нет в списке счетов акта. Проверьте также, что в документе указан тот же контрагент и договор, что и в акте.
Как сверить расчёты в валюте?
В акте сверки доступна настройка вывода сумм в валюте договора. Убедитесь, что договор валютный, и включите соответствующий флаг в настройках документа — обороты будут показаны в валюте с рублёвым эквивалентом или без него, в зависимости от выбранного варианта.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Запросите у него расшифровку расхождений по документам и сравните со своей табличной частью. Найденные ошибки исправьте в учёте (или подтвердите свою позицию первичными документами), затем сформируйте новый акт с блоком «Расхождения» либо скорректированными данными.
Можно ли изменить печатную форму акта?
Да. Простые изменения (логотип, подписи) делаются через настройки печатных форм и макеты в разделе администрирования. Существенная доработка структуры формы выполняется через внешнюю печатную форму — это работа для специалиста по 1С, править конфигурацию напрямую не рекомендуется, чтобы не потерять поддержку обновлений.
Что важно запомнить
Акт сверки по договорам создаётся документом «Акт сверки взаиморасчётов» с включённой группировкой «По договорам» на вкладке «Дополнительно». Перед печатью обязательно сверьте сальдо с ОСВ по счетам расчётов, проверьте входящее сальдо по цепочке прошлых актов и убедитесь, что все документы периода проведены и содержат договор.