Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С сделать акт сверки по всем договорам
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки взаиморасчётов по всем договорам контрагента в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей, настройки и проверка.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который контрагенты подписывают, чтобы подтвердить состояние расчётов на определённую дату. Часто с одним контрагентом заключено несколько договоров: на поставку, на оказание услуг, на аренду. Если сформировать акт только по одному договору, картина расчётов будет неполной, и контрагент может отказаться его подписывать.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) есть штатный документ «Акт сверки взаиморасчётов», который умеет собирать данные сразу по всем договорам контрагента. Для этого достаточно правильно заполнить отбор и настройку разбивки.
Ниже разобран порядок формирования такого акта в 1С:Бухгалтерии 8.3 и в торговых конфигурациях, типичные ошибки при заполнении и способы проверить результат перед отправкой контрагенту.
Где находится документ и какие данные нужны заранее
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки находится в разделе «Продажи» или «Покупки» — пункт «Акты сверки расчётов с контрагентами». Также документ доступен из карточки контрагента по кнопке «Акт сверки». В 1С:Управление торговлей и ERP документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Продажи» или «Закупки» в зависимости от роли контрагента.
Перед формированием убедитесь, что в базе корректно введены первичные документы: реализации, поступления, оплаты, корректировки. Акт сверки строится по данным учёта — если документ не проведён или проведён с ошибкой в договоре, в акте суммы будут неверными. Также проверьте, что у контрагента договоры заведены как отдельные элементы справочника «Договоры контрагентов», а не «склеены» в один.
Акт сверки по всем договорам в 1С:Бухгалтерии 8.3
Создайте новый документ «Акт сверки взаиморасчётов». Заполните организацию, контрагента и период сверки. Ключевой момент — поле «Договор»: оставьте его пустым. Когда договор не указан, программа понимает, что сверка идёт по контрагенту в целом, и подтягивает обороты по всем его договорам.
На вкладке «Дополнительно» или в форме настройки (в зависимости от релиза) есть параметр «Разбить по договорам» или аналогичный флаг. Включите его — тогда в табличной части и в печатной форме данные будут сгруппированы отдельными блоками по каждому договору, а в конце выведется итог по контрагенту. Без этого флага все операции могут свалиться в один общий список без разбивки.
После заполнения нажмите «Заполнить» — «По данным бухгалтерского учёта». Программа соберёт сальдо и обороты по счетам расчётов (60, 62, 76 и другим, указанным в настройке счетов) в разрезе выбранного контрагента. Проверьте сальдо на начало периода: оно должно совпадать с остатком по карточке счёта.
- 1Откройте «Продажи» — «Акты сверки расчётов с контрагентами», создайте новый документ
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки; поле «Договор» оставьте пустым
- 3Включите разбивку по договорам в настройках документа
- 4Нажмите «Заполнить» — «По данным бухгалтерского учёта»
- 5Сверьте сальдо на начало и конец с карточкой счёта по контрагенту
- 6Распечатайте акт или сохраните в PDF для отправки контрагенту
Акт сверки в 1С:Управление торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP документ называется «Сверка взаиморасчётов» (в ранних версиях — «Акт сверки взаиморасчётов»). Создайте его из раздела «Продажи» — «Документы продаж» или через карточку партнёра. Укажите партнёра и контрагента, период сверки.
Договор (соглашение) в этих конфигурациях тоже не заполняйте, если нужна сверка по всем договорам. Документ заполняется по данным расчётов с партнёрами: заказы, реализации, оплаты, возвраты. Если ведётся детализация расчётов «по заказам» или «по накладным», акт может включать детализацию до конкретных документов — это удобно для разбора расхождений.
Обратите внимание: в УТ расчёты ведутся по партнёрам, а печатная форма акта выводится по контрагенту. Если у одного контрагента несколько партнёров (например, разные направления бизнеса), сверку придётся формировать по каждому партнёру отдельно либо объединять партнёров в справочнике.
Сравнение вариантов формирования
Оптимальный вариант: один акт, блоки по каждому договору, общий итог. Подходит для большинства сверок.
Нужен, когда контрагент подписывает акты по разным направлениям у разных ответственных лиц. Больше документов, дольше согласование.
Компактно, но при расхождениях сложно понять, по какому договору возникла разница. Подходит при одном-двух договорах.
Настройка счетов расчётов и валютных договоров
По умолчанию акт сверки в Бухгалтерии собирает данные со стандартных счетов расчётов: 60, 62, 66, 67, 76. Если ваша организация использует нестандартные счета (например, отдельные субсчета для депозитов или залогов), добавьте их в настройку счетов документа — иначе часть расчётов не попадёт в акт.
По договорам в иностранной валюте акт формируется в валюте договора либо в рублях — в зависимости от настройки. Уточните у контрагента, в какой валюте он ведёт сверку. Расхождения из-за курсовых разниц — частая причина неподписания акта, поэтому валюту сверки лучше согласовать заранее.
Если по одному контрагенту есть и расчёты, и авансы на разных счетах (62.01 и 62.02), акт покажет свёрнутое сальдо. Проверьте, что в учёте авансы корректно зачтены документами зачёта, иначе сальдо окажется завышенным с двух сторон.
Проверка результата перед отправкой
Прежде чем печатать акт, сопоставьте его итоги с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчётов. Сформируйте ОСВ по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту за тот же период. Сальдо на конец периода в акте должно совпадать с развёрнутым сальдо по контрагенту в ОСВ.
Проверьте также, что все договоры контрагента присутствуют в акте. Откройте справочник «Договоры контрагентов» с отбором по владельцу и сравните список с блоками в акте. Договор без оборотов за период в акт не попадёт — это нормально, но если по нему есть сальдо, он должен отразиться хотя бы в строке «Сальдо на начало».
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по контрагенту в ОСВ по счетам расчётов
Расхождение — есть непроведённые документы или не все счета включены в настройку
Все договоры с оборотами или сальдо присутствуют отдельными блоками
Договор с задолженностью отсутствует — проверьте заполнение договора в первичных документах
Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки
Не совпадает — задним числом изменили документы прошлых периодов
Когда штатного акта недостаточно
Стандартный акт сверки покрывает большинство ситуаций, но есть ограничения. Если нужна сверка по нескольким контрагентам одной группы (холдинг с несколькими юрлицами), штатный документ не объединит их — придётся формировать акт по каждому юрлицу отдельно или использовать отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» как основу для сводной сверки.
Для нестандартных печатных форм (с дополнительными колонками, подписями, логотипом) подключаются внешние печатные формы через механизм «Дополнительные отчёты и обработки». Разработку такой формы лучше поручить специалисту по 1С — самостоятельное изменение модулей конфигурации усложнит обновление.
Частые вопросы
Почему в акте сверки нет одного из договоров контрагента?
Чаще всего по этому договору в первичных документах либо не было движений за период, либо договор в документах не заполнен. Проверьте несколько реализаций и оплат: если поле «Договор» в них пустое или указан другой договор, суммы уйдут в другой блок акта или в строку «без договора». Исправьте документы и перезаполните акт.
Можно ли сделать один акт сверки сразу по нескольким контрагентам?
Штатный документ формируется по одному контрагенту. Для сводной сверки по группе компаний используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по контрагентам или специализированные отчёты по расчётам, а акты по каждому юрлицу подписывайте отдельно — юридически сверка ведётся между конкретными юрлицами.
Как вывести в акте детализацию до конкретных документов?
В 1С:Бухгалтерии табличная часть акта по умолчанию заполняется с расшифровкой по документам расчётов. Если документы свёрнуты, проверьте настройку детализации. В УТ/ERP уровень детализации зависит от настройки расчётов (по заказам, по накладным, по партнёрам в целом) — изменить её можно в настройках раздела «НСИ и администрирование».
Акт сверки не совпадает с данными контрагента. Что делать?
Запросите у контрагента его акт с расшифровкой по документам и сравните построчно. Типичные причины расхождений: неотфактурованные отгрузки, оплаты в пути, разный учёт возвратов и курсовых разниц, документы, проведённые у вас, но не полученные контрагентом. Расхождения устраняют по каждой строке отдельно, после чего формируют новый акт.
Нужно ли подписывать акт сверки по всем договорам отдельно по каждому договору?
Нет, достаточно одного подписанного акта, в котором данные разбиты по договорам и выведен общий итог. Такой акт подтверждает состояние расчётов по всем перечисленным договорам. Отдельные акты по каждому договору нужны только если этого требует внутренний регламент контрагента.
Как сформировать акт сверки в валюте по валютному договору?
Укажите в документе валютный договор (или оставьте поле пустым — тогда валютные договоры попадут в акт со своей валютой) и проверьте настройку валюты вывода. Если акт формируется только в рублях, а контрагент сверяется в валюте, согласуйте единый подход: либо обе стороны сверяют в рублях по курсу на дату операции, либо в валюте договора.
Что важно запомнить
Акт сверки по всем договорам формируется одним документом: оставьте поле «Договор» пустым и включите разбивку по договорам. Перед отправкой сверьте итоги с ОСВ по счетам расчётов и проверьте, что все договоры контрагента присутствуют в акте. Расхождения с контрагентом разбирайте построчно по расшифровке документов.