Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С распечатать записку-расчет при увольнении
Как распечатать записку-расчет при увольнении в 1С:ЗУП: формы Т-61 и 0504425, пошаговая инструкция, настройка печати, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Записка-расчет — документ, который оформляют при увольнении сотрудника, чтобы зафиксировать все причитающиеся ему выплаты: зарплату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и удержания. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, ERP, КА) документ формируется автоматически на основании приказа об увольнении, и задача пользователя сводится к правильному оформлению кадрового документа и выводу печатной формы.
Печатная форма записки-расчета доступна в двух вариантах: унифицированная форма Т-61 для коммерческих организаций и форма 0504425 для бюджетных учреждений. Обе формы формируются из одного и того же документа «Увольнение», поэтому порядок действий практически идентичен — отличается только выбранный пункт в меню печати.
Что такое записка-расчет и когда она нужна
Записка-расчет при прекращении трудового договора выполняет две функции: кадровую и расчетную. Кадровая часть содержит данные о сотруднике, дате и основании увольнения, количестве дней неиспользованного отпуска. Расчетную часть заполняет бухгалтер: в ней отражаются начисления, удержания (НДФЛ, алименты, долги) и итоговая сумма к выплате.
Форма Т-61 утверждена постановлением Госкомстата, но ее применение для коммерческих организаций необязательно — компания вправе использовать самостоятельно разработанную форму. На практике большинство работодателей продолжают применять Т-61, поскольку она привычна и уже встроена в 1С. Бюджетные учреждения обязаны использовать форму 0504425.
Подготовка: что должно быть оформлено перед печатью
Печатная форма записки-расчета строится на данных документа «Увольнение». Если этот документ не создан, не проведен или заполнен неполностью, форма распечатается пустой либо с ошибками. Поэтому перед печатью убедитесь, что в программе корректно оформлен сам приказ о прекращении трудового договора.
В документе «Увольнение» должны быть заполнены: сотрудник, дата увольнения, основание увольнения (статья ТК), количество дней компенсации отпуска. На вкладке расчета программа автоматически подтягивает начисления за текущий месяц и удержания. Если расчет ведется в отдельной программе (например, кадры в ЗУП, а выплаты в Бухгалтерии), проверьте, что данные синхронизированы.
Печать записки-расчета в 1С:ЗУП версии 3.1
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» порядок действий следующий. Откройте раздел «Кадры», перейдите в журнал документов «Приемы, переводы, увольнения» и найдите нужное увольнение. Откройте документ, проверьте его заполнение и убедитесь, что он проведен — в заголовке не должно быть пометки о непроведенном состоянии.
Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В выпадающем списке выберите пункт «Записка-расчет при увольнении (Т-61)». Программа сформирует табличный документ с предпросмотром. Дальше можно сразу отправить форму на принтер, сохранить в PDF или Excel через кнопку «Сохранить» либо отредактировать отдельные ячейки, включив режим редактирования.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
- 2Найдите и откройте документ «Увольнение» нужного сотрудника
- 3Проверьте дату увольнения, дни компенсации и суммы на вкладке расчета
- 4Проведите документ, если он еще не проведен
- 5Нажмите «Печать» → «Записка-расчет при увольнении (Т-61)»
- 6Просмотрите форму, при необходимости подправьте подписантов
- 7Отправьте на печать или сохраните в PDF
Печать формы 0504425 для бюджетных учреждений
В конфигурациях для бюджетной сферы («1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения») логика та же, но печатная форма другая. Откройте документ «Увольнение» из журнала кадровых приказов и в меню «Печать» выберите «Записка-расчет при расторжении трудового договора (форма 0504425)».
Форма 0504425 отличается от Т-61 структурой: в ней есть поля для кодов бюджетной классификации, реквизитов учреждения и раздел для бухгалтерских проводок. Убедитесь, что в карточке организации заполнены все регистрационные данные — ИНН, КПП, ОКТМО, казначейские счета, — иначе в шапке формы останутся пустые поля, которые придется дописывать вручную.
Настройка подписантов и реквизитов формы
В нижней части записки-расчета выводятся подписи: руководителя, кадрового работника и бухгалтера. Эти данные программа берет из настроек организации и из карточки пользователя. Если подписи выводятся неверно или пустые, откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладку «Подписи» и проверьте, кто назначен ответственным за кадровые документы и расчеты.
Должности и ФИО подписантов можно изменить прямо в сформированной печатной форме, включив редактирование табличного документа. Это быстрый способ для разового случая, но при следующей печати программа снова подставит данные из настроек. Для постоянного решения корректируйте именно карточку организации, а не каждую форму вручную.
Проверка сформированной формы перед печатью
Перед выводом на принтер сверьте ключевые показатели формы с данными программы. Сумма компенсации за отпуск в записке-расчете должна совпадать с расчетным листком сотрудника за месяц увольнения. Количество дней компенсации должно соответствовать остатку отпуска — его можно проверить через отчет «Остатки отпусков» в разделе «Кадры».
Отдельно проверьте удержания: НДФЛ должен быть рассчитан со всех начислений при увольнении, включая компенсацию отпуска. Если сотрудник должен организации (например, за аванс или форменную одежду), эти суммы тоже отражаются в записке-расчете и уменьшают итог к выплате.
Как проверить результат
Документ проведен, суммы рассчитаны
Документ не проведен, в форме пустые ячейки
Совпадают с отчетом «Остатки отпусков»
Расхождение с фактическим остатком отпуска
Равна сумме в расчетном листке за месяц увольнения
Сумма отличается, часть начислений не попала в форму
Выведены актуальные должности и ФИО ответственных лиц
Пустые поля или устаревшие фамилии
Что делать, если типовая форма не подходит
Если организация использует собственную форму записки-расчета, утвержденную в учетной политике, типовую Т-61 можно доработать. Самый простой путь — подключить внешнюю печатную форму через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Для этого потребуется разработанный макет в формате внешней обработки, который готовит программист 1С.
Второй вариант — скопировать типовой макет Т-61 в конфигураторе, изменить его под требования организации и назначить документу «Увольнение». Такой способ требует снятия конфигурации с полной поддержки, что усложняет обновления, поэтому его применяют только при существенных отличиях формы.
Сравнение вариантов
Подходит большинству коммерческих организаций, ничего настраивать не нужно; ограничение — жесткая структура макета
Обязательна для бюджетных учреждений; требует полностью заполненных реквизитов организации
Позволяет использовать свой бланк без снятия конфигурации с поддержки; требует разработки макета
Полная свобода оформления, но усложняет обновление конфигурации
Часто задаваемые вопросы
Почему в записке-расчете пустые суммы?
Чаще всего документ «Увольнение» не проведен либо расчет при увольнении выполняется в отдельном документе, который не создан. Проверьте статус документа и наличие начислений на вкладке расчета. Если зарплата за месяц еще не рассчитана, сначала выполните окончательный расчет.
Можно ли распечатать записку-расчет за прошлый период?
Да. Откройте журнал увольнений, установите отбор по периоду, найдите нужный документ и распечатайте форму стандартным способом. Форма будет содержать данные на момент проведения документа, если он не перепроводился.
Как сохранить записку-расчет в PDF для отправки по почте?
Сформируйте печатную форму, затем в окне предпросмотра нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) и выберите формат PDF. Файл можно приложить к письму или загрузить в систему электронного документооборота.
Обязательно ли давать записку-расчет сотруднику?
Закон не обязывает выдавать сотруднику именно записку-расчет — это внутренний документ работодателя. Сотруднику в день увольнения выдают трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и производят полный расчет. По запросу работника можно выдать копию записки-расчета или расчетный листок.
Что делать, если после печати суммы изменились?
Исправьте данные в документе «Увольнение», перепроведите его и распечатайте форму заново. Старый бумажный экземпляр следует заменить, чтобы в архиве не осталось документа, расходящегося с учетными данными.
Что важно запомнить
Записка-расчет печатается из проведенного документа «Увольнение» через кнопку «Печать»: форма Т-61 — для коммерческих организаций, 0504425 — для бюджетных. Перед печатью сверьте дни компенсации, суммы начислений, удержания и подписи, а любые исправления вносите в документ, а не только в печатную форму.