Как в 1С распечатать все инвентарные карточки

Инвентарная карточка (форма ОС-6) — основной документ учёта основного средства: в ней фиксируются сведения о поступлении, перемещении, ремонте и выбытии объекта. Перед инвентаризацией, при проверках или при переходе на электронный архив бухгалтеру часто нужно распечатать карточки сразу по всем объектам, а не открывать каждую по отдельности.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 8.3, Управление торговлей, ERP) массовая печать карточек возможна несколькими способами: через список справочника «Основные средства», через документ «Инвентаризация ОС» и через внешние обработки. Выбор зависит от того, нужны карточки по всем объектам, по конкретному подразделению или только по списку инвентаризации.

Ниже разобраны рабочие способы для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3, ограничения каждого метода, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых печатается не то или не всё.

Где в 1С хранится инвентарная карточка

В 1С:Бухгалтерии 8.3 инвентарная карточка формируется по данным регистров учёта основных средств: первоначальная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации, местонахождение и материально ответственное лицо. Сама карточка — это печатная форма, а не отдельный документ, поэтому «найти файл карточки» в базе нельзя: она строится в момент печати.

Открыть карточку одного объекта можно из справочника: раздел «ОС и НМА → Основные средства», откройте элемент и нажмите кнопку «Печать → Инвентарная карточка (ОС-6)». Этот же пункт доступен из формы списка, если выделить строку.

Важно понимать: если по объекту не введён документ «Принятие к учёту ОС» или объект принят к учёту в другой программе и перенесён только остатками, карточка может сформироваться с пустыми полями. Перед массовой печатью стоит проверить заполненность данных хотя бы на нескольких объектах.

Способ 1. Печать всех карточек из справочника «Основные средства»

Это основной метод, когда нужно распечатать карточки по всем объектам учёта или по отобранной группе.

1. 1
   Откройте раздел «ОС и НМА → Основные средства»
2. 2
   При необходимости настройте отбор по подразделению, МОЛ или группе через кнопку «Ещё → Настроить список»
3. 3
   Выделите все строки списка: Ctrl+A или выделите первую строку и Shift+клик по последней
4. 4
   Нажмите «Печать → Инвентарная карточка (ОС-6)» в командной панели списка
5. 5
   Дождитесь формирования табличного документа и проверьте количество страниц и объектов
6. 6
   Отправьте на принтер или сохраните в PDF через «Файл → Сохранить»

После выбора пункта печати 1С формирует единый табличный документ, где каждая карточка начинается с новой страницы. При большом количестве объектов (несколько сотен и более) формирование может занять заметное время — не прерывайте процесс и не нажимайте кнопки повторно, иначе получите несколько копий задания.

Если в списке настроен отбор, печатаются только отобранные объекты. Это удобно, когда карточки нужны по одному подразделению или материально ответственному лицу: сначала отфильтруйте список, потом выделяйте всё и печатайте.

Способ 2. Печать карточек из документа «Инвентаризация ОС»

Если карточки нужны в рамках инвентаризации, логично печатать их из самого документа инвентаризации: раздел «ОС и НМА → Инвентаризация ОС». Создайте или откройте документ, заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» — программа подтянет все числящиеся объекты по выбранному подразделению или МОЛ.

В документе доступна печать инвентаризационной описи (ИНВ-1) и сличительной ведомости (ИНВ-18), а в ряде релизов — и инвентарных карточек по объектам из табличной части. Если пункта печати ОС-6 в документе нет, выделите объекты из табличной части инвентаризации в справочнике ОС через отбор по списку и воспользуйтесь первым способом.

Преимущество этого пути — карточки печатаются ровно по тем объектам, которые попали в инвентаризацию, без риска захватить выбывшие или чужие объекты. Недостаток — состав печатных форм зависит от релиза конфигурации.

Способ 3. Внешние обработки и групповая печать

Когда штатных средств не хватает (например, нужна своя форма карточки, печать с дополнительными полями или выгрузка каждой карточки в отдельный файл), используют внешние печатные формы и обработки. Они подключаются через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки».

Такие обработки разрабатываются под конкретную конфигурацию и релиз. Перед подключением файла из внешнего источника убедитесь, что он получен из надёжного канала и проверен антивирусом: обработка выполняет код в базе и теоретически может читать и изменять данные.

Настройка печати: ориентация, масштаб, сохранение в файл

Сформированный табличный документ перед выводом на принтер стоит проверить в предварительном просмотре. Для формы ОС-6 обычно требуется книжная ориентация, но при широких колонках (длинные наименования, много реквизитов) часть данных может обрезаться — тогда помогает масштаб «По ширине страницы» или уменьшение масштаба до 80–90%.

Если бумажные карточки не обязательны, удобнее сохранить весь пакет в PDF: в форме табличного документа «Файл → Сохранить» и выбор формата PDF. Один файл со всеми карточками проще передать в архив или проверяющим, чем стопку распечаток.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования пакета сверьте количество карточек с количеством объектов в отобранном списке. Проще всего посмотреть число страниц табличного документа и сравнить с числом строк списка (с учётом того, что одна карточка может занимать больше страницы).

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество карточек

Норма

Совпадает с числом выделенных объектов ОС

Тревожный признак

Карточек меньше — часть объектов не попала в выделение или отбор

Заполнение полей карточки

Норма

Указаны дата принятия, стоимость, СПИ, подразделение, МОЛ

Тревожный признак

Пустые поля — нет документа принятия к учёту или данные перенесены некорректно

Разрывы страниц

Норма

Каждая карточка начинается с новой страницы

Тревожный признак

Карточки «наползают» друг на друга — проверьте масштаб и настройки печати

Если конфигурация не типовая или прав нет

В самописных и сильно доработанных конфигурациях пункт «Инвентарная карточка» может называться иначе или отсутствовать в меню печати. Тогда поищите форму ОС-6 через «Ещё → Печать» в карточке объекта или уточните у специалиста, сопровождающего базу, какая печатная форма используется.

Если кнопка печати недоступна (серая) — скорее всего, у вашей роли нет прав на просмотр данных ОС или на вывод печатных форм. Это решается настройкой прав пользователя администратором, а не обходными путями.

Частые вопросы

Можно ли распечатать карточки только по одному подразделению?

Да. В списке справочника «Основные средства» настройте отбор по подразделению («Ещё → Настроить список»), затем выделите все отобранные строки и выполните печать ОС-6. Напечатаются карточки только объектов этого подразделения.

Почему в карточке пустые поля стоимости и даты принятия?

Чаще всего по объекту нет корректного документа «Принятие к учёту ОС» — например, остатки перенесены сводно при переходе с другой программы. Проверьте документы по объекту и при необходимости введите корректные данные обособленно или обратитесь к специалисту по переносу данных.

Как сохранить все карточки одним файлом, а не печатать на бумаге?

После формирования табличного документа выберите «Файл → Сохранить» и формат PDF. Все страницы пакета сохранятся в один файл, который удобно хранить в электронном архиве или передавать проверяющим.

Печатается только одна карточка, хотя объектов много. Что не так?

Выделена одна строка списка. Вернитесь в список, нажмите Ctrl+A для выделения всех строк (проверьте, что отбор настроен правильно) и повторите команду печати.

Можно ли распечатать карточки за прошлый период, «на дату»?

Штатная форма ОС-6 строится по текущим данным учёта. Если нужны сведения на прошлую дату, ориентируйтесь на отчёты по ОС (например, ведомость амортизации) на нужную дату, либо восстановите копию базы на тот период — но не изменяйте рабочие данные ради печати.

Нужна карточка по форме ОС-6а или ОС-6б для групп объектов — где их взять?

В типовой 1С:Бухгалтерии основной формой является ОС-6 для каждого объекта отдельно. Групповые формы при необходимости реализуются через дополнительные печатные формы или доработку конфигурации специалистом по 1С.