Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать табель на одного сотрудника
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии распечатать табель учёта рабочего времени на одного сотрудника: настройка отбора, формы Т-12 и Т-13, типичные ошибки и проверка результата.
Табель учёта рабочего времени в 1С формируется как отчёт, и по умолчанию программа выводит в него всех сотрудников подразделения или организации. Чтобы получить табель только на одного человека, нужно применить отбор по сотруднику — либо в настройках отчёта, либо через быстрый фильтр в шапке формы. Процедура занимает пару минут, но имеет особенности в разных конфигурациях.
Ниже разобраны варианты для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия, где табель формируется чаще всего. Отдельно рассмотрены случаи, когда сотрудник не попадает в отчёт, как вывести форму Т-12 или Т-13 и как сохранить настройку, чтобы не настраивать отбор каждый раз.
Где находится отчёт «Табель» в разных конфигурациях
В 1С:ЗУП 3.1 табель расположен в разделе «Отчёты, справки» — пункт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Также его можно найти через раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса. В некоторых релизах доступны две формы: унифицированная Т-13 и форма Т-12 с расшифровкой явок и неявок по причинам.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 табель находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчёты по зарплате» — «Табель учёта рабочего времени». Обратите внимание: в базовых версиях Бухгалтерии кадровый учёт ограничен, и табель строится по данным начислений, а не по полноценному учёту отклонений. Если ведётся полноценный учёт рабочего времени с больничными, отпусками и командировками, корректнее использовать ЗУП.
В обеих конфигурациях отчёт работает по одному принципу: сначала задаётся период (обычно месяц или его половина), затем при необходимости ограничивается состав сотрудников. Именно ограничение состава и позволяет распечатать табель на одного человека.
Как распечатать табель на одного сотрудника в 1С:ЗУП
Стандартный способ — отбор в настройках отчёта. Откройте «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период: месяц целиком или первую/вторую половину, если табель сдаётся дважды в месяц. Затем нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант» в зависимости от релиза) и перейдите на закладку «Отбор».
Добавьте условие: поле «Сотрудник», вид сравнения «Равно», значение — фамилия нужного человека, выбранная из списка. Нажмите «Завершить редактирование» и «Сформировать». В отчёт попадёт только один сотрудник, и печатная форма будет содержать одну строку табеля.
Альтернатива без входа в настройки: если в шапке отчёта есть поле быстрого отбора «Сотрудник» или «Подразделение», заполните его прямо там. В части релизов ЗУП быстрый отбор по сотруднику вынесен на основную форму, и этого достаточно.
- 1Откройте Отчёты, справки → Табель учёта рабочего времени (Т-13)
- 2Укажите период формирования (месяц или половина месяца)
- 3Откройте Настройки → закладка Отбор
- 4Добавьте условие: Сотрудник Равно [фамилия из списка]
- 5Нажмите Сформировать и проверьте, что в отчёте одна строка
- 6Выведите на печать через Файл → Печать или кнопку принтера
Как сделать то же самое в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени». В шапке отчёта обычно доступны поля периода и организации. Для отбора по человеку нажмите «Показать настройки» или «Настройки», перейдите на закладку «Отбор» и добавьте условие «Сотрудник = нужное значение».
После формирования проверьте содержимое: в Бухгалтерии табель отражает только те дни, по которым есть данные в программе. Если сотрудник был принят в середине месяца, дни до приёма будут пустыми — это нормально. Если же пусты дни, когда человек точно работал, вероятно, не проведены документы начисления зарплаты или отсутствует график работы.
Печать выполняется стандартно: кнопка с изображением принтера или меню «Файл» → «Печать». Перед печатью полезно открыть предварительный просмотр и убедиться, что форма помещается на лист без обрезки — при необходимости переключите ориентацию на альбомную.
Какую форму выбрать: Т-12, Т-13 или произвольную
Форма Т-13 содержит только учёт рабочего времени и подходит, когда табель нужен как самостоятельный документ. Форма Т-12 дополнительно включает раздел расчёта оплаты, поэтому она удобнее, если табель подаётся вместе с данными для начисления зарплаты. В ЗУП обе формы доступны, в Бухгалтерии — как правило, Т-13.
Организация вправе использовать собственную форму табеля, утверждённую в учётной политике. В этом случае стандартный отчёт 1С всё равно подходит как основа: его можно сохранить в Excel и привести к нужному виду, либо заказать доработку печатной формы у специалиста по 1С.
Сравнение способов отбора сотрудника
Универсальный способ, работает в любой конфигурации. Минус: требует нескольких кликов и сбрасывается, если не сохранить вариант.
Самый быстрый, если поле сотрудника вынесено на форму. Минус: доступно не во всех релизах.
Настраивается один раз, дальше отчёт открывается сразу с отбором. Минус: при смене сотрудника вариант нужно перенастраивать.
Как сохранить настройку, чтобы не делать отбор каждый раз
Если табель на конкретного сотрудника нужно печатать регулярно — например, на совместителя или на руководителя для отдельного архива, — настройку стоит сохранить как вариант отчёта. После установки отбора нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» (в Бухгалтерии — «Сохранить настройки»), задайте понятное имя, например «Табель — Иванов».
В следующий раз отчёт откроется уже с готовым отбором: останется только поменять период и сформировать. Вариант можно сделать доступным другим пользователям, отметив соответствующий флаг при сохранении, если у вас есть права на публикацию вариантов.
Почему сотрудник не попадает в табель и что проверить
Самая частая причина пустого отчёта — отсутствие данных о рабочем времени за выбранный период. В ЗУП табель строится по графику работы сотрудника и зарегистрированным отклонениям (отпускам, больничным, командировкам). Если при приёме на работу не назначен график, дни в табеле будут пустыми или отчёт не сформируется вовсе.
Вторая причина — неверный период. Табель за вторую половину месяца не покажет дни первой половины, и наоборот. Проверьте даты в шапке отчёта. Третья причина — фильтр по организации или подразделению, оставшийся от прошлого формирования: сотрудник другого подразделения просто отсекается.
Также проверьте, не уволен ли сотрудник до начала выбранного периода и не оформлен ли он в другую организацию внутри базы. При совместительстве убедитесь, что в отборе выбрана именно та запись сотрудника (основная или по совместительству), по которой нужен табель.
Как проверить результат
В табеле одна строка с нужным сотрудником
Выведены все сотрудники подразделения — отбор не применился
Рабочие дни отмечены явкой, выходные — кодом В
Все дни пустые — нет графика работы или данных за период
Даты соответствуют нужному месяцу или его половине
Период смещён, часть дней отсутствует
Отпуск, больничный, командировка отражены своими кодами
Дни отсутствия стоят как явки — документы не проведены
Типичные ошибки при печати табеля на одного человека
Ошибка, которая встречается чаще всего, — печать общего табеля с последующим ручным поиском страницы. Это неудобно и чревато тем, что в архив или проверяющему уйдёт лишний лист с персональными данными других сотрудников. Отбор по сотруднику решает проблему полностью.
Вторая ошибка — использование отбора «Подразделение = ...» вместо отбора по сотруднику, когда человек один в подразделении. При переводе или приёме нового работника отчёт «молча» изменит состав. Отбор по конкретному сотруднику надёжнее.
Третья ошибка — редактирование сформированного табличного документа вручную. Исправленные «на бумаге» ячейки не изменят данные учёта: при следующем формировании отчёт снова покажет исходные значения, а расхождение между печатной формой и базой создаст проблемы при проверке. Правильный путь — исправить данные в программе (провести документ отклонения, назначить график) и сформировать табель заново.
Ограничения и когда нужен специалист
Стандартные отчёты не позволяют произвольно менять состав колонок формы Т-13 или добавлять новые коды обозначений. Если учётная политика требует собственной формы табеля или нестандартных условных обозначений, потребуется доработка конфигурации или внешняя печатная форма — это работа для программиста 1С.
Ещё одно ограничение: табель в 1С отражает данные учёта, а не заменяет их. Если рабочее время фактически не регистрируется в программе (нет графиков, не вводятся отклонения), печатная форма будет формально корректной, но не будет соответствовать действительности. Прежде чем печатать табель «для проверки», убедитесь, что первичные данные введены полностью.
Что важно запомнить
Табель на одного сотрудника получается через отбор «Сотрудник = ...» в настройках отчёта «Табель учёта рабочего времени». Перед печатью проверьте период, график работы и проведённые документы отклонений, а регулярно используемый отбор сохраните как вариант отчёта.
Частые вопросы
Можно ли распечатать табель на уволенного сотрудника?
Да. Отчёт формируется за любой прошлый период, в котором у сотрудника были данные. Укажите период, когда человек работал, и поставьте отбор по нему. Если отбор по уволенным не срабатывает, проверьте, не включён ли в настройках фильтр «работающие сотрудники».
Почему в табеле пустые дни, хотя сотрудник работал?
Чаще всего причина в отсутствии назначенного графика работы или в том, что за период не рассчитаны и не проведены документы. В ЗУП проверьте кадровый документ приёма или перевода — там должен быть указан график. В Бухгалтерии убедитесь, что проведено начисление зарплаты за нужный месяц.
Как вывести табель за половину месяца, а не за весь месяц?
В полях периода отчёта укажите произвольные даты: например, с 1-го по 15-е число. Форма автоматически покажет только эти дни. Некоторые релизы ЗУП предлагают готовые варианты «первая половина месяца» и «вторая половина месяца» в списке выбора периода.
Можно ли сохранить табель в Excel или PDF вместо печати?
Да. Сформированный отчёт сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в форматы MXL, Excel и PDF (при наличии соответствующей опции в релизе). Это удобно, чтобы отправить табель по электронной почте или приложить к электронному пакету документов.
Чем отличается табель в ЗУП от табеля в Бухгалтерии?
В ЗУП табель строится по полноценному учёту рабочего времени: графики, отклонения, неявки с причинами. В Бухгалтерии учёт упрощённый, и табель фактически отражает данные начислений. Для организаций с разъездами, сменными графиками и большим числом отклонений корректнее формировать табель в ЗУП.
Нужно ли подписывать распечатанный табель и кто это делает?
Унифицированные формы предусматривают подписи ответственного лица и руководителя подразделения. Конкретный порядок утверждения табеля организация закрепляет внутренними документами. Сама 1С подписи не проставляет — поля в печатной форме остаются пустыми для рукописного подписания.