Как распечатать сведения о застрахованном лице в 1С

Сведения о застрахованном лице — это форма, которую работодатель направляет в Социальный фонд России (СФР) при приёме сотрудника на работу, а также при изменении его персональных данных. В программах 1С форма доступна как в виде отчёта для сдачи, так и в виде печатного бланка, который можно выдать сотруднику или сохранить для архива.

Путь к печати зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП форма находится в разделе отчётности по персонифицированному учёту, а в 1С:Бухгалтерии — через карточку сотрудника или специализированный документ. Ниже разобраны оба варианта, а также способ распечатать пустой бланк и проверить данные перед выводом на бумагу.

Что представляет собой форма и когда её печатают

Сведения о застрахованном лице передаются в СФР по форме СЗИ-6 (ранее аналогичные формы назывались АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3 в системе ПФР). Работодатель обязан направить сведения при первом трудоустройстве сотрудника, при смене фамилии, имени, отчества, даты рождения, пола или документа, удостоверяющего личность.

Печатная версия формы нужна в нескольких ситуациях: сотрудник просит бумажную копию для личного архива, бухгалтер хранит подписанный экземпляр в личном деле, либо сведения подаются на бумаге при небольшой численности персонала. В 1С форма формируется автоматически на основании данных, уже внесённых в карточку физического лица.

Печать сведений в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» форма находится в блоке персонифицированной отчётности. Откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «Сведения о застрахованном лице, СЗИ-6». Если пункта нет в списке, проверьте настройку состава форм в разделе «Отчетность в фонды» — иногда форма скрыта настройками интерфейса конкретного пользователя.

В открывшемся документе укажите организацию и сотрудника. Программа подтянет ФИО, СНИЛС, дату рождения и данные документа автоматически из справочника физических лиц. Если сотрудник ранее уже подавал сведения, отметьте, что форма подаётся повторно из-за изменения данных, и укажите, какие именно сведения изменились.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованном лице, СЗИ-6»
2. 2
   Создайте документ, выберите организацию и сотрудника
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные поля: ФИО, СНИЛС, дата рождения, документ
4. 4
   Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму бланка
5. 5
   В предварительном просмотре проверьте корректность данных и отправьте на принтер

Если кнопка печати недоступна

Иногда кнопка «Печать» неактивна до записи документа. Нажмите «Записать» или «Провести», после чего команда печати станет доступна. Также убедитесь, что у пользователя есть права на печать документов персонифицированного учёта — при ограниченной роли часть команд может быть скрыта.

Печать сведений в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» есть два рабочих пути. Первый — через карточку сотрудника: откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите нужного человека и нажмите кнопку «Печать» в командной панели карточки. В списке печатных форм найдите «Сведения о застрахованном лице» или «Анкета застрахованного лица» — состав форм зависит от релиза конфигурации.

Второй путь — через отдельный документ. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Страховые взносы» или «Персонифицированный учет» (название подраздела зависит от версии) и создайте документ «Сведения о застрахованном лице». После заполнения реквизитов документ записывается, и печатная форма выводится стандартной кнопкой «Печать».

Сравнение вариантов

Печать из карточки сотрудника

Быстро и подходит для разовой выдачи бумажной копии. Ограничение: документ не сохраняется в учёте, поэтому история подачи сведений не фиксируется.

Печать через документ СЗИ-6

Документ остаётся в базе, его можно выгрузить для электронной сдачи и найти позже. Подходит при официальной подаче сведений в СФР.

Печать из 1С-Отчетности

Форма подписывается и отправляется в фонд напрямую, печать нужна только для архивной копии. Требует подключённого сервиса 1С-Отчетность.

Проверка данных перед печатью

Главная причина отказа фонда в приёме сведений — расхождение анкетных данных с базой СФР. Перед печатью откройте карточку физического лица и сверьте каждое поле с оригиналами документов сотрудника: паспортом и карточкой СНИЛС. Особое внимание уделите букве «ё», дефисам в двойных фамилиях и порядку слов в отчестве.

Если сотрудник менял фамилию, убедитесь, что в программе зафиксировано изменение через документ «Изменение личных данных» или аналогичный механизм, а не простой правкой поля. Только в этом случае печатная форма корректно покажет прежние и новые данные, что требуется при повторной подаче сведений.

Контрольные точки

Как проверить результат

СНИЛС в печатной форме

Норма

11 цифр совпадают с карточкой СНИЛС сотрудника, формат с разделителями

Тревожный признак

Цифры отличаются, поле пустое или содержит прочерки

ФИО и дата рождения

Норма

Полностью совпадают с паспортом, включая букву «ё» и дефисы

Тревожный признак

Есть сокращения, транслитерация или устаревшая фамилия

Реквизиты документа

Норма

Серия, номер и дата выдачи соответствуют действующему паспорту

Тревожный признак

Указан старый паспорт или документ с истёкшим сроком

Печать пустого бланка и выгрузка в файл

Если нужен пустой бланк для ручного заполнения, создайте документ без выбора сотрудника и выведите печатную форму — реквизиты останутся незаполненными. Альтернатива — сохранить сформированную форму в PDF или Excel через меню «Файл» → «Сохранить как» в окне предварительного просмотра и распечатать уже из сохранённого файла.

Для электронной сдачи печать вообще не обязательна: документ выгружается в XML-файл через кнопку «Выгрузить» или отправляется напрямую из сервиса 1С-Отчетность. Бумажный экземпляр в этом случае печатается только для архива организации или по запросу сотрудника.

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — печать сведений по устаревшим данным, когда сотрудник уже сменил паспорт или фамилию, а в базе изменения не зафиксированы документом. Вторая типичная ситуация — отсутствие СНИЛС в карточке физлица: форма распечатается с пустым полем, и такой документ фонд не примет.

Также учитывайте, что доработанные конфигурации иногда ломают штатные печатные формы. Если макет выводится с ошибками после обновления, проверьте, не переопределена ли печатная форма внешней обработкой, и временно отключите её для диагностики.

FAQ

Где в 1С найти форму СЗИ-6, если её нет в списке отчётов?

Проверьте раздел «Отчетность, справки» в ЗУП или «Зарплата и кадры» → «Персонифицированный учет» в Бухгалтерии. Если формы нет, откройте настройки навигации раздела — возможно, пункт просто скрыт из меню. Также убедитесь, что релиз конфигурации актуален: устаревшие версии могут не содержать действующую форму.

Можно ли распечатать сведения сразу по нескольким сотрудникам?

Да. В списке документов отметьте нужные строки флажками и нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка — программа сформирует пакет печатных форм по каждому выбранному документу.

Что делать, если в печатной форме пустое поле СНИЛС?

Откройте карточку физического лица и проверьте заполнение поля «СНИЛС». Если номера нет, внесите его с карточки сотрудника, сохраните изменения и перезаполните документ сведений — форма обновится автоматически.

Нужно ли подписывать распечатанные сведения?

При подаче на бумаге форму подписывает сотрудник и уполномоченный представитель работодателя, ставится дата. Если сведения отправляются электронно с квалифицированной подписью, бумажный экземпляр подписывать не требуется — он хранится только как архивная копия.

Как распечатать сведения при изменении фамилии сотрудника?

Сначала оформите в программе изменение личных данных специальным документом, указав прежнюю и новую фамилию. Затем создайте сведения СЗИ-6 — форма автоматически включит оба варианта данных, что необходимо для корректной идентификации сотрудника в СФР.