Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С распечатать сведения о застрахованном лице для больничного листа
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии распечатать сведения о застрахованном лице для больничного листа, где найти форму и как проверить данные.
С началом действия системы проактивных выплат Социальный фонд России (СФР) запрашивает у работодателя сведения о застрахованном лице при открытии электронного больничного. Документ содержит персональные данные работника, реквизиты страхователя, сведения о среднем заработке и страховом стаже. Ошибка в этих данных приводит к отказу в назначении пособия или задержке выплаты, поэтому форму важно не только корректно заполнить, но и уметь быстро распечатать или выгрузить.
В типовых конфигурациях 1С — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» — сведения о застрахованном лице формируются автоматически на основе данных кадрового учёта. Печатная форма нужна в нескольких ситуациях: для внутренней проверки перед отправкой в СФР, при ликвидации организации, когда сведения передаются работнику на бумаге, а также по запросу самого сотрудника или при работе с бумажными больничными в исключительных случаях.
Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, как заполнить и распечатать форму, какие данные проверить перед отправкой и что делать, если сведения не формируются или уходят в СФР с ошибкой.
Что представляет собой форма и когда она нужна
Сведения о застрахованном лице — это форма, утверждённая СФР, по которой работодатель передаёт фонду данные, необходимые для назначения и расчёта пособия по временной нетрудоспособности. В форму входят ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, реквизиты страхователя, сведения о заработке за расчётный период, страховой стаж, а также отметки о работе по совместительству и районных коэффициентах.
На практике сведения передаются в СФР электронно — при регистрации документа в программе или автоматически при получении извещения об открытии электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН). Печатная версия требуется реже, но сценариев несколько: проверка данных бухгалтером перед отправкой, выдача работнику при увольнении или ликвидации компании, архив, а также случаи, когда фонд запросил корректировку и нужно сверить, что именно было отправлено.
Где найти документ в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» документ расположен в разделе «Отчетность, справки». Откройте подраздел «Сведения о застрахованном лице, СФР» — откроется журнал уже созданных документов. Если нужного документа нет, нажмите кнопку «Создать» и выберите сотрудника из справочника.
Альтернативный путь — из карточки сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного работника и в меню печатных форм или по ссылке оформления документов найдите пункт, связанный со сведениями для СФР. В ряде релизов документ также создаётся автоматически при приёме сотрудника на работу или при получении извещения об открытии ЭЛН — тогда его нужно только открыть и проверить.
Обратите внимание: название пунктов меню может незначительно отличаться в зависимости от релиза конфигурации. Если подраздела не видно, проверьте права пользователя — доступ к отчётности в фонды может быть ограничен настройками профиля.
Как сформировать сведения в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» механизм зависит от того, ведётся ли в программе полноценный расчёт зарплаты. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и найдите документы обмена с СФР — в актуальных релизах сведения о застрахованном лице создаются отдельным документом в журнале документов по СФР либо формируются автоматически при создании документа «Больничный лист».
При работе с электронным больничным программа при загрузке ЭЛН подтягивает данные сотрудника и предлагает отправить сведения в фонд. В этом случае отдельно создавать документ не нужно — достаточно открыть больничный лист, перейти на вкладку со сведениями для СФР и проверить заполнение. Печатная форма вызывается оттуда же кнопкой «Печать».
Если в базе зарплата не рассчитывается (например, учёт ведётся во внешней программе), сведения придётся заполнять вручную по данным кадровых документов и справок о заработке. В этом случае особенно важна сверка каждого поля, поскольку автоматического контроля программа не выполнит.
Сравнение вариантов
Полноценный кадровый учёт: сведения заполняются автоматически из карточки сотрудника, есть отдельный журнал документов в разделе «Отчетность, справки». Подходит при штате от нескольких человек.
Сведения формируются через документы обмена с СФР или из больничного листа. Достаточно для небольших организаций.
Заполнение вручную по кадровым данным. Требует тщательной сверки, подходит только как вынужденный вариант.
Пошаговая печать формы
Порядок действий одинаков по сути в обеих конфигурациях, различается только путь к документу. Откройте созданные сведения, убедитесь, что документ проведён, и воспользуйтесь стандартной командой печати.
- 1Откройте журнал «Сведения о застрахованном лице, СФР» в разделе «Отчетность, справки» (ЗУП) или документы СФР в разделе «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия).
- 2Найдите нужный документ по сотруднику или создайте новый кнопкой «Создать».
- 3Проверьте заполнение полей: личные данные, СНИЛС, стаж, заработок, реквизиты страхователя.
- 4Запишите и проведите документ, если требуется.
- 5Нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Сведения о застрахованном лице».
- 6В предварительном просмотре убедитесь, что все страницы формируются без обрезки, затем отправьте на принтер.
Если кнопка печати предлагает несколько форм, выбирайте именно актуальную утверждённую форму СФР — программа обычно помечает её по умолчанию. Перед печатью на бумагу имеет смысл сохранить документ в PDF через ту же команду печати: электронная копия пригодится при корректировках и для ответа на запросы фонда.
При массовой выдаче (например, при ликвидации организации) выделите несколько документов в журнале и используйте групповую печать, если она доступна в вашем релизе. Это заметно быстрее, чем открывать каждый документ по отдельности.
Что проверить в данных перед печатью и отправкой
Печатная форма лишь отражает содержимое документа, поэтому контроль нужно выполнять до вывода на бумагу. Критичные поля — СНИЛС, ФИО в точном соответствии с паспортом, дата рождения и реквизиты страхователя (регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП). Несовпадение СНИЛС или фамилии — самая частая причина возврата сведений фондом.
Отдельно проверьте блок о заработке: расчётный период должен соответствовать двум годам, предшествующим году страхового случая, а суммы — данным учёта. Если сотрудник в расчётном периоде работал у другого страхователя, потребуется справка о заработке с прежнего места — без неё пособие посчитают только по вашим данным.
Как проверить результат
Совпадают посимвольно с паспортом и карточкой сотрудника
Различия в буквах, лишние пробелы, старая фамилия после замены паспорта
Регистрационный номер СФР, ИНН и КПП актуальны
Указан старый регномер или реквизиты реорганизованной организации
Совпадает с трудовой книжкой и данными персучёта
Стаж меньше фактического — занизит процент оплаты больничного
Суммы совпадают с учётными данными и справками
Пропущен заработок с прошлого места работы
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем со сведениями возникает не при печати, а на этапе исходных данных. Если в карточке сотрудника не заполнен СНИЛС или указан устаревший документ, удостоверяющий личность, форма унаследует эту ошибку. Поэтому при приёме на работу стоит сразу проверять полноту личных данных — это избавит от срочных корректировок в момент, когда сотрудник уже на больничном.
Если сведения уже отправлены, а ошибка обнаружилась позже, не редактируйте исходный документ «задним числом» молча — создайте корректирующий документ и отправьте его в фонд. В ЗУП для этого предусмотрен механизм корректировки сведений, при котором программа фиксирует, какая версия ушла в СФР.
Особые ситуации: ликвидация, совместители, бумажный больничный
При ликвидации организации работодатель обязан выдать работникам сведения о застрахованном лице на бумаге, чтобы следующий страхователь или фонд могли назначить пособие. В этом случае печать формы — не опция, а обязательное действие: сформируйте документы по всем сотрудникам, распечатайте, подпишите у руководителя и заверьте печатью при её наличии.
Для внешних совместителей сведения формирует каждый страхователь отдельно, только по своим данным. Не переносите в форму заработок с другого места работы — совместитель предоставит эти сведения через своего основного работодателя или справками. Бумажные больничные сейчас оформляются в исключительных случаях (например, для отдельных категорий граждан), но порядок печати сведений для них тот же — отличие только в способе передачи больничного в фонд.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Сведения о застрахованном лице формируются автоматически из карточки сотрудника: в ЗУП — через «Отчетность, справки», в Бухгалтерии — через документы СФР или больничный лист. Печать выполняется кнопкой «Печать» из формы документа, а ключ к отсутствию проблем — сверка СНИЛС, ФИО, стажа и заработка до отправки.
Частые вопросы
Можно ли распечатать сведения о застрахованном лице без проведения документа?
Технически предварительный просмотр доступен и у непроведённого документа, но для официальных целей — выдачи работнику или сверки перед отправкой — документ следует записать и провести. Иначе распечатанная форма может не совпасть с данными, которые фактически уйдут в СФР при последующем редактировании.
Почему в форме не заполнен заработок за расчётный период?
Чаще всего причина в том, что сотрудник принят недавно и в базе нет начислений за нужные годы, либо заработок был у другого страхователя. В первом случае проверьте период работы, во втором — запросите у работника справку о заработке с прежнего места и внесите данные вручную в соответствующий раздел документа.
Нужно ли распечатывать сведения, если больничный электронный?
Обязательной печати нет: сведения передаются в СФР в электронном виде. Печать делают по необходимости — для внутренней проверки, архива или по просьбе сотрудника. Достаточно сохранить PDF-копию документа.
Что делать, если после отправки обнаружилась ошибка в ФИО или СНИЛС?
Исправьте данные в карточке сотрудника, затем создайте корректирующий документ сведений и отправьте его в фонд. Не ограничивайтесь исправлением только в справочнике — без повторной отправки корректировки в СФР останутся старые данные, и пособие могут не назначить.
Кто должен подписывать распечатанные сведения?
Бумажная форма подписывается руководителем организации или уполномоченным представителем страхователя, при наличии печати ставится её оттиск. Если сведения отправляются электронно, подпись формируется усиленной квалифицированной электронной подписью в рамках обмена с фондом.
Форма в программе отличается от той, что запрашивает фонд. Почему?
Формат сведений периодически обновляется, и печатная форма меняется вместе с ним. Обновите конфигурацию до актуального релиза — типовые решения 1С получают новые формы в составе плановых обновлений. Работа на старом релизе при расхождении форматов приведёт к отказам при приёме сведений.