Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С распечатать список уволенных сотрудников
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии вывести и распечатать список уволенных сотрудников за период: через отчёты, справочник и универсальный отбор.
Задача распечатать список уволенных сотрудников возникает при подготовке к проверкам, при передаче дел новому кадровику, при формировании статистики текучести кадров или при сверке данных с бухгалтерией. В типовых конфигурациях 1С это делается штатными средствами — без программирования и без доработок.
Основной инструмент — отчёты по кадрам в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и справочник сотрудников с отбором в 1С:Бухгалтерии. В обоих случаях результат можно вывести на печать или сохранить в Excel. Ниже — конкретные пути для каждой конфигурации и способы проверить, что в список попали именно те люди.
Что понадобится перед началом работы
Для формирования списка нужны права на просмотр кадровых данных. Если вы работаете под ролью без доступа к кадровым отчётам (например, только «Бухгалтер»), часть отчётов будет недоступна — проверьте это заранее или попросите администратора выдать профиль «Кадровик» или «Расчетчик».
Определите период, за который нужен список: месяц, квартал, год или вся история. От этого зависит настройка отчёта. Также решите, что считать «уволенным»: только те, у кого приказ об увольнении проведён, или также сотрудники с непроведёнными документами — по умолчанию отчёты учитывают только проведённые документы.
Как распечатать список уволенных в 1С:ЗУП через кадровый отчёт
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 есть готовый отчёт, который выводит уволенных за выбранный период. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите в списке отчёт «Уволенные сотрудники» (в некоторых релизах — «Сотрудники, уволенные за период»).
Укажите период в полях «Дата начала» и «Дата окончания», при необходимости выберите организацию, если в базе ведётся несколько юрлиц. Нажмите «Сформировать». В отчёт попадут сотрудники, по которым в указанном периоде проведён документ «Увольнение» или «Увольнение списком».
Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели отчёта или используйте Файл → Печать. Если нужен файл для передачи — Файл → Сохранить как и выберите формат XLSX или PDF. Перед печатью проверьте ориентацию страницы: при большом числе колонок удобнее альбомная.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Уволенные сотрудники»
- 3Задайте период и организацию
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка
- 5Нажмите «Печать» или сохраните результат в Excel/PDF
Альтернатива: список уволенных через отчёт «Остатки и обороты по сотрудникам»
Если типового отчёта по уволенным в вашем релизе нет или он не даёт нужных колонок, используйте универсальный кадровый отчёт. Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Остатки и обороты по сотрудникам» (или «Штатные сотрудники» → «Остатки и обороты»).
В настройках отчёта (кнопка «Настройки») добавьте отбор по полю «Вид события» со значением «Увольнение» или отберите строки, где показатель «Уволено» больше нуля. В варианте настройки «Расширенный» можно вывести дополнительные поля: дату увольнения, подразделение, должность, статью ТК.
Такой способ удобен, когда список нужен с разбивкой по подразделениям или когда кроме самих фамилий требуется показать движение персонала — сколько принято и уволено в каждом отделе.
Как вывести список уволенных в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровые отчёты скромнее, но задача решается. Первый вариант — справочник: откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор: поле «В архиве» (или «Уволен», в зависимости от релиза) — равно «Да». Список отфильтруется, и его можно вывести через «Ещё» → «Вывести список», отметив нужные колонки.
Второй вариант — отчёт «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Штатные сотрудники» или «Сотрудники организаций» с отбором по дате увольнения. Третий вариант — универсальный отчёт (раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт») по регистру сведений «Кадровая история сотрудников» с отбором по виду события «Увольнение».
Сравнение способов
Быстрее всего, готовые колонки и печатная форма. Ограничение: есть не во всех релизах и не во всех конфигурациях.
Подходит для 1С:Бухгалтерии и быстрой сверки. Не группирует по периоду увольнения — показывает всех уволенных в базе.
Гибкий, позволяет вывести любые поля и период. Требует понимания структуры регистров и аккуратной настройки отборов.
Как настроить состав колонок и отборы
В отчётах на СКД (системе компоновки данных — это почти все отчёты ЗУП) состав полей меняется через кнопку «Настройки». На закладке «Поля» отметьте нужные реквизиты: фамилия, табельный номер, дата увольнения, подразделение, должность, основание увольнения. Порядок колонок меняется кнопками со стрелками.
На закладке «Отбор» добавьте условия: например, «Подразделение = Отдел продаж», чтобы получить уволенных только одного отдела, или «Дата увольнения» в заданном интервале. Условия можно объединять группами «И» / «ИЛИ» — это позволяет, например, вывести уволенных по собственному желанию и по соглашению сторон одним списком.
Удачную настройку сохраните: «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз список сформируется в два клика — это особенно удобно, если отчёт нужен регулярно, например ежемесячно для руководства.
Если список нужен «на вчера» и в нём должны быть только реально ушедшие люди, ставьте дату окончания периода вчерашним днём: увольнения, запланированные на будущее и уже проведённые в базе, иначе попадут в отчёт раньше времени.
Проверка результата и типичные ошибки
Перед печатью сверьте полученный список с журналом документов: откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в ЗУП) и отфильтруйте по виду документа «Увольнение» за тот же период. Количество строк должно совпасть с отчётом. Расхождение почти всегда означает непроведённые или помеченные на удаление документы.
Частая ситуация: сотрудник уволен в одном периоде, а отчёт строится за другой — человек «пропадает». Проверьте даты приказов. Обратная ошибка — в список попадают сотрудники, уволенные с внешнего совместительства, хотя по основному месту они продолжают работать: уточните в настройках, нужен ли отбор по виду занятости.
Как проверить результат
Совпадает с числом проведённых приказов об увольнении за период
Отчёт короче журнала — есть непроведённые или помеченные документы
Все даты внутри заданного периода
Есть даты за пределами периода — сбиты настройки отбора
В списке только реально уволенные, нет действующих сотрудников
Попали переведённые или отсутствуют совместители — проверьте отбор по виду события и занятости
Когда типовых средств недостаточно
Если нужен нестандартный состав данных — например, список уволенных с суммой компенсаций, средним заработком или датой выдачи трудовой книжки, — типового отчёта может не хватить. В ЗУП часть таких задач закрывает отчёт «Анализ текучести кадров» или консоль отчётов с произвольной схемой.
Для разовой выгрузки проще сформировать ближайший по составу отчёт, сохранить его в Excel и доработать таблицу там. Для регулярной потребности имеет смысл заказать доработку внешнего отчёта у специалиста по 1С — это безопаснее, чем правка конфигурации, и не нарушит поддержку.
Что важно запомнить
Список уволенных печатается штатными средствами: в ЗУП — через кадровый отчёт «Уволенные сотрудники» или «Остатки и обороты», в Бухгалтерии — через отбор в справочнике сотрудников или универсальный отчёт. Перед печатью проверьте проведённость приказов и совпадение списка с журналом документов.
Частые вопросы
Можно ли распечатать список всех уволенных за всё время работы базы?
Да. В отчёте «Уволенные сотрудники» очистите даты периода или задайте заведомо широкий интервал — отчёт выведет всех уволенных с начала ведения учёта. В справочнике сотрудников достаточно отбора по признаку «В архиве» без указания периода.
Почему сотрудник есть в приказе на увольнение, но не попадает в отчёт?
Наиболее вероятные причины: документ не проведён, помечен на удаление или дата увольнения выходит за границы выбранного периода отчёта. Откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения», найдите документ и проверьте его статус и дату.
Как вывести в список причину увольнения?
В настройках отчёта на закладке «Поля» добавьте поле «Статья ТК РФ» или «Основание увольнения» — в типовых отчётах ЗУП эти поля доступны. Если поля нет в списке доступных, переключите режим настроек на «Расширенный».
Можно ли сохранить список в Excel вместо печати?
Да. После формирования отчёта выберите «Файл → Сохранить как» (или «Ещё → Сохранить») и укажите формат «Лист Excel». Табличный документ сохранится с сохранением структуры колонок, дальше его можно фильтровать и дополнять.
Как получить список уволенных только по одному подразделению?
В настройках отчёта на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно <нужное подразделение>» и сформируйте отчёт заново. Условие можно сохранить в варианте отчёта, чтобы не настраивать каждый раз.
Нужны ли специальные права для такого отчёта?
Да, нужны права на чтение кадровых данных — обычно это профили «Кадровик», «Расчетчик» или «Бухгалтер по зарплате». Если отчёт не открывается или выходит пустым при заведомо заполненной базе, обратитесь к администратору 1С для проверки ролей.