Как в 1С распечатать список сотрудников с паспортными данными

Задача распечатать список сотрудников с паспортными данными возникает регулярно: для военкомата, банка, охранной организации, пропускного режима или внутренних проверок. В типовых конфигурациях 1С такие сведения хранятся в карточке физического лица, а вывести их списком можно несколькими способами — от штатных отчётов до консоли запросов. Выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) и от того, нужна ли разовая печать или регулярная форма.

Главная сложность в том, что паспортные данные — это персональные данные особой категории по степени чувствительности. Перед выгрузкой убедитесь, что у вас есть основание для обработки и что доступ к распечатке получат только уполномоченные лица. 1С фиксирует доступ к персональным данным в журнале регистрации, если включено событие «Доступ к персональным данным».

Ниже разобраны рабочие способы для наиболее распространённых конфигураций: через штатные отчёты 1С:ЗУП, через справочник сотрудников с настройкой колонок, через печать карточек и через универсальные инструменты для случаев, когда типовых средств не хватает.

Где в 1С хранятся паспортные данные сотрудников

Паспортные данные в 1С привязаны не к сотруднику, а к физическому лицу. Один человек может числиться в нескольких организациях или на нескольких должностях, но документ, удостоверяющий личность, у него один. Поэтому сведения хранятся в карточке физлица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку → ссылка «Личные данные» или поле «Документ, удостоверяющий личность» в зависимости от конфигурации.

Технически в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии 8.3 паспортные данные лежат в регистре сведений «Документы физических лиц». Это периодический регистр: в нём хранится история смены документов с датами выдачи. Именно из этого регистра отчёты берут серию, номер, кем и когда выдан документ. Если сотрудник менял паспорт, а новые данные не внесены, в печатную форму попадёт устаревший документ.

Перед формированием списка полезно проверить заполненность данных. Быстрый способ — открыть список физических лиц и вывести колонку с документом либо сформировать отчёт и посмотреть пустые строки. Пустые ячейки в итоговой таблице — признак того, что карточки заполнены не полностью.

Способ 1: печать через штатный отчёт в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом самый удобный путь — отчёт «Штатные сотрудники» (в старых релизах — «Сотрудники» или «Список сотрудников»). Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники». Отчёт построен на СКД (системе компоновки данных), поэтому в него можно добавить практически любые кадровые поля, включая паспортные.

Нажмите «Настройки» → «Расширенные». На закладке «Поля» добавьте поля из группы «Документ, удостоверяющий личность»: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Если этих полей нет в списке, переключите режим выбора полей на отображение всех доступных. На закладке «Отбор» задайте нужные условия: организация, подразделение, работающие на дату. Затем нажмите «Сформировать» и далее кнопку печати или Ctrl+P.

Полученный табличный документ можно сохранить в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как». Это удобно, если список нужно передать в электронном виде — например, в банк для зарплатного проекта или в службу безопасности.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите в расширенный режим
3. 3
   На закладке «Поля» добавьте серию, номер, дату выдачи и кем выдан документ
4. 4
   На закладке «Отбор» укажите организацию и период
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте заполненность колонок
6. 6
   Выведите на печать или сохраните в Excel/PDF

Способ 2: вывод списка из справочника «Сотрудники»

Если нужен быстрый список без настройки отчёта, можно вывести данные прямо из формы списка справочника. Откройте «Кадры» → «Сотрудники», установите отбор по организации и подразделению через «Ещё» → «Настроить список». Затем через «Ещё» → «Изменить форму» добавьте в таблицу нужные колонки, если они доступны в реквизитах формы.

Ограничение способа: в типовой форме списка паспортные поля часто не выведены как доступные реквизиты, потому что они хранятся в регистре физлица, а не в самом справочнике. В этом случае список можно вывести на печать только с теми колонками, что есть, а паспортные данные придётся брать отчётом. Вывод списка на печать выполняется через «Ещё» → «Вывести список» — откроется табличный документ с текущими колонками и отбором.

Этот вариант подходит, когда нужен простой перечень ФИО, табельных номеров и должностей, а паспортные данные требуются выборочно — их проще распечатать по отдельным сотрудникам из личных карточек.

Способ 3: печать личных карточек и формы Т-2

Когда паспортные данные нужны не сплошным списком, а по конкретным людям, используйте личную карточку сотрудника (форма Т-2). В 1С:ЗУП она доступна из карточки сотрудника: «Печать» → «Личная карточка (Т-2)». В форме Т-2 паспортные данные выводятся в разделе II вместе с датой рождения, местом рождения и другими сведениями.

Карточки можно печатать пакетно: в списке сотрудников выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), затем «Ещё» → «Печать» и выберите личную карточку. Каждая карточка выводится на отдельных страницах, поэтому для списка из сотен человек этот способ неудобен — он рассчитан на точечные запросы.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 личная карточка Т-2 тоже присутствует: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или из карточки сотрудника. Состав печатных форм зависит от релиза, поэтому если нужной формы нет, проверьте обновление конфигурации.

Способ 4: универсальный отчёт и консоль запросов

Если типовые отчёты не дают нужной комбинации полей, используйте «Универсальный отчёт» (в ЗУП: «Отчёты, справки» → «Универсальный отчёт»; в Бухгалтерии: «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Выберите объект «Регистр сведений» → «Документы физических лиц», добавьте поля: физическое лицо, вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Настройте отбор по периоду и сгруппируйте при необходимости.

Минус универсального отчёта по этому регистру: он показывает все записи, включая исторические. Чтобы получить только действующие документы, добавьте отбор по признаку актуальности (поле «Является документом, удостоверяющим личность» = Да) и отсортируйте по дате. Либо стройте отчёт не по регистру, а по справочнику «Физические лица» с обращением к связанным данным — в универсальном отчёте это доступно не всегда.

Для разовых сложных выборок администратор может использовать консоль запросов (внешняя обработка) и выгрузить результат напрямую в табличный документ. Это вариант для специалиста, знакомого с языком запросов 1С: запрос к регистру «ДокументыФизическихЛиц» со срезом последних и соединением со справочником сотрудников по условию работы в организации.

Сравнение способов

Кадровый отчёт «Штатные сотрудники»

Лучший вариант для массового списка в ЗУП: гибкие поля и отборы. Требует настройки варианта отчёта.

Список справочника «Сотрудники»

Быстро, но паспортные колонки обычно недоступны в типовой форме списка.

Личная карточка Т-2

Подходит для печати по отдельным людям; неудобна для большого списка — много страниц.

Универсальный отчёт по регистру

Гибко и работает в любой конфигурации, но требует ручной фильтрации устаревших записей.

Настройка и проблемы с правами доступа

Частая ситуация: отчёт формируется, но колонки с паспортными данными пустые или отчёт вообще недоступен. Причина почти всегда в правах. В 1С:ЗУП доступ к персональным данным регулируется профилями групп доступа: у пользователя должна быть роль, разрешающая чтение персональных данных физических лиц, а для паспортных сведений — отдельное разрешение, так как они относятся к специальной категории.

Проверьте: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Профили групп доступа». Найдите профиль пользователя и убедитесь, что в разрешённых ролях есть доступ к персональным данным. Если учёт ведётся с ограничением на уровне записей (RLS), пользователь может видеть только «свои» подразделения — тогда в список попадёт не вся организация.

Ещё одна причина пустых колонок — данные просто не внесены. Быстрая проверка: откройте карточку любого сотрудника из «пустой» строки и посмотрите поле документа. Если его нет, данные нужно внести: карточка физлица → «Личные данные» → добавить документ с указанием вида «Паспорт гражданина РФ», серии, номера, даты и органа выдачи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполненность колонок серии и номера

Норма

У всех сотрудников списка поля заполнены

Тревожный признак

Пустые ячейки — документ не внесён в карточку физлица

Актуальность паспорта

Норма

Дата выдачи соответствует последнему документу сотрудника

Тревожный признак

Выведен старый паспорт — в регистре несколько записей, проверьте срез последних

Состав списка

Норма

Количество строк совпадает со штатной численностью по отбору

Тревожный признак

Лишние уволенные или пропущенные сотрудники — проверьте отбор по периоду и статусу

Доступность отчёта

Норма

Отчёт открывается и формируется без ошибок

Тревожный признак

Ошибка прав доступа — проверьте профиль групп доступа

Юридические ограничения и безопасность данных

Паспортные данные относятся к персональным данным, и их обработка регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Распечатка списка сотрудников с паспортными данными должна иметь конкретную цель: исполнение требований закона, договора с банком, обеспечение пропускного режима и т.п. Передача такого списка третьим лицам без основания — нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность организации и должностных лиц.

Практические меры: ограничьте круг лиц с доступом к отчётам, содержащим паспортные данные; включите в журнале регистрации события доступа к персональным данным («Администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации» → настройка отбора событий); не храните распечатки дольше, чем требует цель обработки; уничтожайте лишние копии через шредер, а не в общую корзину.

Если список выгружается в Excel и передаётся по почте, файл должен быть защищён паролем, а пароль передан отдельным каналом. В идеале выгрузку выполняет сотрудник, уполномоченный приказом на обработку персональных данных.

Типичные ошибки при формировании списка

Первая ошибка — формирование отчёта без отбора по дате. Кадровые отчёты по умолчанию могут показывать всех, кто когда-либо работал, включая уволенных. Всегда проверяйте поле периода и отбор «Работающие сотрудники» или аналогичный статус.

Вторая ошибка — использование устаревших паспортных данных. Сотрудник сменил паспорт, кадровик внёс новый документ, но старый не закрыт или отчёт берёт не срез последних. Результат — в списке недействительный документ, что критично для банка или госоргана. Проверяйте, что в регистре «Документы физических лиц» у актуальной записи установлен признак документа, удостоверяющего личность.

Третья ошибка — печать без предварительного просмотра. В широких отчётах колонки с паспортными данными могут не помещаться на лист А4 книжной ориентации: текст обрезается или переносится. Перед печатью откройте предварительный просмотр, установите альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы» в настройках табличного документа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вывести список с паспортными данными в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Да. Используйте «Отчёты» → «Универсальный отчёт» по регистру сведений «Документы физических лиц» с отбором действующих документов, либо отчёт «Сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры», если в вашем релизе он поддерживает добавление полей документа через настройки. Состав полей зависит от версии конфигурации.

Почему в отчёте у части сотрудников пустые паспортные данные?

Документ не внесён в карточку физического лица либо введён без признака «удостоверяющий личность». Откройте карточку сотрудника, перейдите в личные данные и добавьте документ с видом «Паспорт гражданина РФ», серией, номером, датой и органом выдачи.

Как сохранить настроенный отчёт, чтобы не настраивать поля каждый раз?

В форме отчёта после настройки нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», задайте понятное имя, например «Список с паспортными данными». Вариант появится в списке отчётов и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от выбранной видимости.

Можно ли выгрузить список сразу в Excel?

Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата XLSX. Учтите, что файл с паспортными данными — это персональные данные: передавайте его только защищённым способом и храните ограниченное время.

Что делать, если отчёт показывает старый паспорт сотрудника?

Проверьте регистр «Документы физических лиц»: откройте карточку физлица и посмотрите историю документов. Убедитесь, что у нового паспорта установлен признак документа, удостоверяющего личность, и что дата выдачи указана верно. Отчёт берёт данные срезом последних на дату формирования.

Кто имеет право формировать такой список?

Сотрудники, чьи профили доступа в 1С включают права на чтение персональных данных, и которые уполномочены на обработку персональных данных внутренними документами организации. Обычно это кадровики и расчётчики. Если отчёт вам недоступен, запросите доступ через администратора с согласования руководителя.