Как в 1С распечатать список сотрудников, работающих в организации

Список работающих сотрудников требуется регулярно: для отчётности в фонды, проверок, внутренних приказов, справок в банки и госорганы. В программах 1С такая задача решается штатными средствами — без доработок конфигурации и ручного сбора данных из карточек. Конкретный путь зависит от того, какая конфигурация используется: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия или комплексные решения вроде 1С:ERP.

Основной инструмент — кадровые отчёты, которые формируются по данным регистров учёта и автоматически отсекают уволенных. Запасной вариант — справочник «Сотрудники» с отбором по статусу, который подходит, когда нужен простой перечень без аналитики. Ниже разобраны оба способа, настройка отборов, вывод на печать и типичные ошибки, из-за которых в список попадают лишние люди или пропадают действующие работники.

Что понадобится перед началом работы

Для формирования списка нужны права на чтение кадровых данных: как минимум роль «Кадровик» или «Чтение данных сотрудников», а в бухгалтерских конфигурациях — доступ к разделу «Зарплата и кадры». Если отчёт открывается, но выходит пустым, первым делом проверьте права и выбранную организацию в шапке программы — в многоролевых базах это самая частая причина «пустого» списка.

Также убедитесь, что кадровый учёт ведётся корректно: приёмы на работу и увольнения оформлены документами, а не просто записаны комментарием в карточке. Отчёты 1С опираются на проведённые документы «Приём на работу» и «Увольнение». Если сотрудник числится работающим «на словах», но документа приёма нет, в список он не попадёт.

Способ 1: отчёт «Штатные сотрудники» в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — отчёт «Штатные сотрудники (расшифровка)». Он показывает всех, кто оформлен в штат на выбранную дату, с возможностью добавить подразделения, должности, даты приёма и другие поля.

Порядок действий стандартный: откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты» и выберите «Штатные сотрудники». Укажите дату, на которую нужен список, при необходимости отфильтруйте по организации и подразделению, нажмите «Сформировать». Программа выведет табличный документ, готовый к печати.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите отчёт «Штатные сотрудники (расшифровка)».
3. 3
   Установите дату отчёта и, если нужно, отбор по организации и подразделению.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка.
5. 5
   Нажмите кнопку «Печать» или сохраните через «Файл» → «Сохранить как» в Excel/PDF.

Как добавить нужные колонки

Через кнопку «Настройки» → «Расширенные» можно изменить состав полей: добавить табельный номер, СНИЛС, дату приёма, должность, подразделение. Для этого на вкладке «Поля» отметьте нужные реквизиты, а на вкладке «Структура» задайте группировку — например, по подразделениям, если список нужен в разрезе отделов.

Способ 2: список через справочник «Сотрудники»

Если нужен простой перечень без аналитики, подойдёт прямой вывод справочника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). По умолчанию список обычно уже отфильтрован по работающим, но проверьте отбор: в настройке списка должен стоять фильтр «Показывать уволенных — нет» или аналогичный.

Для печати нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите «Вывести список». В появившемся окне отметьте колонки, которые нужны (ФИО, должность, подразделение, дата приёма), и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу распечатать или сохранить.

Сравнение способов

Отчёт «Штатные сотрудники»

Подходит для официальных списков с аналитикой: подразделения, должности, ставки. Требует чуть больше настроек.

Вывод справочника «Сотрудники»

Быстрый вариант для простого перечня ФИО. Ограничение — меньше полей и нет гибкой группировки.

Универсальный отчёт

Для нестандартных выборок по произвольным реквизитам. Требует понимания структуры данных.

Способ 3: список в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровая аналитика ограничена, но базовый список получить можно. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», настройте отбор по организации и статусу, затем через «Ещё» → «Вывести список» сформируйте табличный документ. Дополнительно доступны отчёты раздела «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате», например «Штатные сотрудники» в свежих релизах.

Если в бухгалтерской конфигурации отчёта нет, а нужен список с должностями и датами приёма, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»): выберите справочник «Сотрудники», установите отбор по полю «В архиве»/статусу и выведите нужные реквизиты.

Настройка отборов: как исключить лишних и не потерять нужных

Главный риск при формировании списка — попадание в него уволенных или, наоборот, потеря сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком, на больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Эти категории остаются работающими, и корректно настроенный отчёт их включает. Проверьте отборы: фильтр должен быть по факту наличия действующего трудового договора, а не по начислениям за период.

Частая ситуация — внутренние совместители. В отчёте они могут отображаться отдельной строкой, из-за чего список «раздувается». Если нужен список уникальных людей, в настройках отчёта сгруппируйте данные по физическому лицу или отфильтруйте только основные места работы.

Печать и сохранение списка

После формирования табличного документа нажмите кнопку «Печать» на панели инструментов или сочетание Ctrl+P. Перед печатью полезно открыть предварительный просмотр и настроить параметры страницы: альбомную ориентацию для широких таблиц, масштаб «по ширине страницы», колонтитулы с нумерацией страниц — если список многостраничный и будет сдаваться в проверяющий орган.

Для отправки по электронной почте или дальнейшей обработки сохраните документ: «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат XLSX, PDF или MXL. PDF удобен для фиксации результата, Excel — если список будут дорабатывать вручную, например добавлять подписи или дополнительные графы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Численность в списке

Норма

Совпадает с данными отчёта по численности или штатной расстановкой на ту же дату

Тревожный признак

Список короче или длиннее без объяснимых причин

Состав списка

Норма

Нет уволенных, декретники и совместители учтены корректно

Тревожный признак

Присутствуют уволенные или отсутствуют действующие сотрудники

Печатная форма

Норма

Все колонки помещаются на страницу, есть нумерация страниц

Тревожный признак

Таблица обрезана справа, строки переносятся хаотично

Если список нужен регулярно

Когда список требуется каждый месяц в одном и том же виде, сохраните настройки отчёта: кнопка «Сохранить настройки» в окне настроек отчёта. В следующий раз достаточно выбрать сохранённый вариант и поменять только дату. В ЗУП также можно настроить рассылку отчётов — программа будет автоматически формировать список и отправлять его на указанные адреса по расписанию.

Для нестандартных форм (например, список по форме, согласованной с банком или заказчиком) проще один раз доработать макет через механизм внешних печатных форм или выгрузить данные в Excel и оформить шаблон там, чем каждый раз править вручную.

Частые вопросы

Почему в список попали уволенные сотрудники?

Скорее всего, сброшен или не настроен отбор по статусу. В отчёте откройте «Настройки» и проверьте условия отбора по увольнению; в справочнике включите фильтр, скрывающий уволенных. Также проверьте дату формирования — отчёт на прошлую дату законно показывает тех, кто тогда работал.

Сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком — должен ли он быть в списке?

Да. Трудовой договор с ним действует, поэтому в список работающих он включается. Если отчёт его не показывает, проверьте, не построен ли отчёт по начислениям за период — у таких сотрудников начислений может не быть.

Как вывести список только по одному подразделению?

В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Подразделение» с видом сравнения «Равно» (или «В иерархии», если нужны вложенные отделы) и укажите нужное подразделение. В справочнике аналогичный отбор ставится через настройку списка.

Можно ли распечатать список с табельными номерами и датами приёма?

Да. В отчёте «Штатные сотрудники» откройте расширенные настройки и на вкладке «Поля» добавьте «Табельный номер» и «Дата приёма». При выводе справочника эти колонки отмечаются в окне «Вывести список».

Отчёт формируется пустым, хотя сотрудники есть. Что проверить?

Проверьте три вещи: выбранную организацию в шапке отчёта, дату формирования и права пользователя. Также убедитесь, что приёмы на работу оформлены проведёнными документами, а не только записями в карточках сотрудников.

Как сохранить список в Excel для доработки?

После формирования табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат «Лист Excel» (XLSX). Форматирование таблицы сохранится, и документ можно будет редактировать, дополнять и печатать из Excel.