Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С распечатать список работающих сотрудников
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать и распечатать список работающих сотрудников через отчёты, справочник и универсальные средства.
Список работающих сотрудников чаще всего требуется для отчётности, проверок, пропусков, справок в банк или внутренних приказов. В программах 1С есть несколько штатных способов получить такой список: через готовые кадровые отчёты, через справочник «Сотрудники» с отбором и через универсальный отчёт. Выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP) и от того, какие данные должны попасть в печатную форму.
Ключевой момент — правильно отобрать именно работающих сотрудников, а не всех, кто когда-либо был оформлен. В базе обычно присутствуют уволенные, сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком и внешние совместители. Если не настроить отбор, в список попадут лишние люди, и документ придётся переделывать.
Ниже разобраны основные способы для типовых конфигураций, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки. Все действия выполняются штатными средствами, без доработки конфигурации.
Какой способ выбрать под вашу конфигурацию
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровые отчёты наиболее полные: там есть готовые отчёты «Штатные сотрудники», «Список сотрудников», «Численность и текучесть кадров». В 1С:Бухгалтерии набор скромнее, но список можно получить через справочник сотрудников или универсальный отчёт. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации кадровые отчёты аналогичны ЗУП, поскольку кадровый блок общий.
Определитесь заранее, что должно быть в списке: только ФИО или также табельные номера, подразделения, должности, даты приёма. От этого зависит выбор отчёта: простой список ФИО быстрее получить из справочника, а развёрнутый список с реквизитами — из кадрового отчёта.
Как выбрать действие
Способ 1: печать через кадровый отчёт в 1С:ЗУП
Это основной и самый надёжный способ для ЗУП и ERP. Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Кадровые отчёты». В списке отчётов найдите «Штатные сотрудники» — он формирует список сотрудников, работающих в организации на указанную дату, с подразделениями и должностями. Подойдёт и отчёт «Список сотрудников», если он присутствует в вашей версии.
Укажите дату, на которую нужен список (по умолчанию — текущая). Нажмите «Настройки» и проверьте отборы: поле «Уволен» должно иметь значение «Нет» либо отбор должен отсутствовать, если отчёт по умолчанию показывает только работающих. При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению — это важно для многофирменных баз.
Нажмите «Сформировать». Отчёт выведется в табличный документ. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера в командной панели табличного документа или сочетание Ctrl+P. Перед печатью откройте предварительный просмотр и убедитесь, что все колонки помещаются на лист — при необходимости переключите ориентацию на альбомную.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники»
- 2Установите дату формирования списка
- 3В настройках проверьте отбор: уволенные не должны попадать в отчёт
- 4Добавьте отбор по организации или подразделению, если база многофирменная
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка
- 6Нажмите Ctrl+P или кнопку принтера, настройте ориентацию и распечатайте
Способ 2: печать списка из справочника «Сотрудники»
Этот способ работает практически во всех конфигурациях, включая 1С:Бухгалтерию. Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата и кадры») → «Сотрудники». Список по умолчанию показывает всех сотрудников, включая уволенных, поэтому сначала настройте отбор: нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие «Уволен» равно «Нет» (в некоторых версиях достаточно переключателя «Показывать уволенных» в командной панели списка).
После отбора выделите все строки (Ctrl+A) либо оставьте список как есть, если печатается весь перечень. Нажмите «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки (ФИО, табельный номер, подразделение, должность) и нажмите «ОК». Сформируется табличный документ, который можно распечатать стандартно через Ctrl+P.
Учтите ограничение: справочник показывает текущее состояние карточек. Если вам нужен список работающих на прошедшую дату (например, на первое число прошлого месяца), справочник не подойдёт — используйте кадровый отчёт, который строится по данным кадровых документов.
Способ 3: универсальный отчёт для нестандартных полей
Если в список нужно включить данные, которых нет в типовых отчётах (контактный телефон, ИНН, СНИЛС, дата рождения), используйте «Универсальный отчёт». В ЗУП он находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт», в Бухгалтерии — в разделе «Отчёты» или через «Все функции».
В универсальном отчёте выберите тип «Справочник», объект «Сотрудники», укажите период. В настройках добавьте нужные поля и установите отбор по признаку увольнения. Сформированный результат также выводится в табличный документ и печатается стандартным способом.
Будьте осторожны с персональными данными: списки с ИНН, СНИЛС и паспортными данными подпадают под требования законодательства о персональных данных. Распечатывайте их только при наличии законного основания и не оставляйте в открытом доступе.
Настройка отборов: как получить именно работающих
Самая частая проблема — в список попадают уволенные или, наоборот, теряются действующие сотрудники. Проверьте три настройки. Во-первых, отбор по признаку увольнения: в отчётах он обычно называется «Уволен» или «Работает». Во-вторых, организация: в многофирменной базе без отбора по организации список будет сводным по всем компаниям. В-третьих, дата: кадровые отчёты строятся на конкретную дату, и сотрудник, принятый завтра, в сегодняшний список не попадёт.
Отдельный случай — внешние совместители и работники по договорам ГПХ. В типовых отчётах они могут выводиться отдельными группами или исключаться в зависимости от настроек. Если нужен полный список всех фактически работающих, проверьте отбор по виду занятости и добавьте нужные категории.
Как проверить результат
Количество человек совпадает с известной численностью, уволенных нет
В списке есть уволенные или отсутствуют недавно принятые
Выведены только сотрудники нужной организации
Смешаны сотрудники разных организаций
Список соответствует требуемой дате
Список сформирован на текущую дату вместо нужной
Все колонки видны, листы пронумерованы
Колонки обрезаны, таблица разорвана нечитаемо
Сохранение настроек и выгрузка в Excel
Если список нужен регулярно, не настраивайте отчёт каждый раз заново. После настройки отборов нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» (в некоторых версиях — кнопка «Сохранить настройки»). Задайте понятное имя, например «Список работающих на дату», и в следующий раз открывайте готовый вариант из списка отчётов.
Для передачи списка в электронном виде сохраните табличный документ: «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат Excel (XLSX) или PDF. PDF удобен для печати и подписания, Excel — для дальнейшей обработки, фильтрации и рассылки. Перед отправкой файла проверьте, что в нём нет лишних листов и скрытых данных.
Часто задаваемые вопросы
Как распечатать список сотрудников на прошедшую дату?
Используйте кадровый отчёт «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников» и установите в параметрах нужную дату. Отчёт построится по данным кадровых документов (приёмов и увольнений) на эту дату. Справочник «Сотрудники» для этой задачи не подходит — он показывает только текущее состояние карточек.
Почему в список попадают уволенные сотрудники?
Чаще всего не настроен отбор. В отчёте откройте настройки и добавьте условие «Уволен равно Нет». В справочнике проверьте переключатель отображения уволенных. Реже причина в том, что увольнение оформлено не документом, а только пометкой в карточке — тогда отчёт по кадровым данным всё равно считает сотрудника работающим.
Как вывести в список табельные номера и должности?
В отчёте «Штатные сотрудники» эти колонки присутствуют по умолчанию. При печати из справочника нажмите «Ещё» → «Вывести список» и отметьте галочками нужные колонки в окне настройки вывода. Если какого-то поля нет в списке выбора, используйте универсальный отчёт.
Можно ли распечатать список только одного подразделения?
Да. В настройках кадрового отчёта добавьте отбор «Подразделение равно» и укажите нужное подразделение. При печати из справочника используйте «Настроить список» с тем же условием. Учтите, что в отчётах подразделение берётся из штатного расписания на дату отчёта.
Как сохранить список в Excel вместо печати?
Сформируйте отчёт, затем в окне табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите тип файла «Лист Excel» или PDF. Проверьте, что сохраняется именно сформированный документ, а не пустой шаблон, и что в файле видны все колонки.
В списке нет недавно принятого сотрудника. Что проверить?
Убедитесь, что документ «Приём на работу» проведён, а не просто сохранён как черновик. Проверьте дату формирования отчёта: если приём оформлен более поздней датой, чем дата списка, сотрудник в него не попадёт. Также проверьте отбор по организации — приём мог быть оформлен на другую организацию в базе.
Что важно запомнить
Основной инструмент — кадровый отчёт «Штатные сотрудники» с отбором по уволенным, организации и дате. Для простого списка ФИО достаточно справочника с настроенным отбором, для нестандартных полей — универсального отчёта. Перед печатью всегда сверяйте состав списка с фактической численностью и проверяйте предварительный просмотр.