Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать список инвентарных номеров
Пошаговая инструкция: как в 1С распечатать список инвентарных номеров основных средств через отчёты, инвентаризационную опись и универсальные механизмы.
Список инвентарных номеров чаще всего требуется для инвентаризации основных средств, сверки с бухгалтерией, аудита или передачи ответственному лицу. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8.3, ERP, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой) такую печатную форму можно получить несколькими способами — от стандартной инвентаризационной описи ИНВ-1 до произвольного списка через отчёт по справочнику.
Выбор способа зависит от задачи: нужен официальный документ с подписями, рабочий список для обхода помещений или выгрузка в Excel для дальнейшей обработки. Ниже разобраны все практические варианты с указанием, где искать нужные команды в меню.
Важный нюанс: инвентарный номер в 1С хранится в карточке основного средства (справочник «Основные средства»), поэтому любой способ печати в конечном счёте обращается к этому справочнику. Если номера в карточках не заполнены, ни один отчёт их не покажет — сначала нужно навести порядок в данных.
Проверьте, что инвентарные номера заполнены в карточках
Перед печатью убедитесь, что реквизит «Инвентарный номер» заполнен у нужных объектов. Откройте раздел «ОС и НМА» → «Основные средства» (в некоторых конфигурациях — «Справочники» → «Основные средства») и включите отображение колонки «Инвентарный номер» через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» или «Настроить список».
Если у части объектов номер пустой, отчёты выведут пустые строки, и список для инвентаризации окажется непригодным. Заполнить номера можно вручную в карточке объекта или массово — через обработку «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), если она доступна по правам.
В 1С:Бухгалтерии инвентарный номер присваивается автоматически при принятии объекта к учёту документом «Принятие к учету ОС», но при переносе данных из старых программ или при ручном вводе номера могут отсутствовать или дублироваться. Проверить дубли помогает сортировка списка по колонке «Инвентарный номер».
Способ 1: печать через документ «Инвентаризация ОС»
Это правильный путь, если список нужен для проведения или оформления инвентаризации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в «ОС и НМА» → «Инвентаризация ОС» и создайте новый документ. Укажите организацию, подразделение и материально ответственное лицо — от этих полей зависит, какие объекты попадут в табличную часть.
Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам в учете». Программа подберёт все основные средства, числящиеся по выбранному подразделению и МОЛ, и подставит их инвентарные номера из карточек. Далее кнопка «Печать» предложит формы: «Инвентаризационная опись (ИНВ-1)», «Инвентаризационная опись (с колонкой „Номер по порядку“)» и другие, в зависимости от версии конфигурации.
Форма ИНВ-1 — унифицированная, она включает инвентарный номер, наименование, номер паспорта, данные о наличии по учёту и фактически. Если нужен только рабочий список номеров без официального оформления, проще использовать отчёт, описанный ниже — ИНВ-1 занимает много бумаги из-за шапки и подписей.
- 1Откройте «ОС и НМА» → «Инвентаризация ОС» и создайте документ
- 2Заполните организацию, подразделение и МОЛ
- 3Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам в учете»
- 4Проверьте табличную часть: инвентарные номера должны быть заполнены
- 5Нажмите «Печать» и выберите ИНВ-1 или иную доступную форму
- 6Проверьте предпросмотр и отправьте на принтер или сохраните в PDF
Способ 2: список через отчёты по счёту 01
Для рабочего списка удобнее «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» или «Анализ счёта» по счёту 01 «Основные средства». Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счёт 01 и период. В настройках (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» включите субконто «Основные средства» и при необходимости «Подразделения» или «МОЛ».
Проблема в том, что стандартная ОСВ выводит наименование объекта, но не всегда инвентарный номер. Чтобы номер попал в отчёт, в настройках на закладке «Дополнительные поля» добавьте поле «Инвентарный номер» с размещением «В отдельной колонке». После этого сформируйте отчёт и распечатайте его через «Файл» → «Печать» или сохраните в Excel.
Альтернатива — отчёт «Список основных средств» или «Ведомость ОС», который есть в некоторых типовых конфигурациях и отраслевых решениях. Проверьте раздел «ОС и НМА» → «Отчёты»: если такой отчёт присутствует, он обычно уже содержит колонку с инвентарным номером и позволяет отбирать объекты по подразделению, МОЛ и группе.
Способ 3: печать списка прямо из справочника
Самый универсальный вариант, не привязанный к проводкам. Откройте список «Основные средства», настройте отбор: по организации (через «Ещё» → «Настроить список», если организация выведена в данных объекта), по группе, по признаку «Недвижимое имущество» и т.п. Убедитесь, что колонка «Инвентарный номер» видна.
Затем через «Ещё» → «Вывести список» выведите табличный документ, отметив нужные колонки: инвентарный номер, наименование, дата принятия к учёту. Полученный табличный документ можно сразу распечатать или сохранить в формате Excel, PDF либо MXL для передачи коллегам.
Ограничение способа: в справочник попадают и уже выбывшие объекты, если карточки не помечены на удаление. Чтобы исключить их, добавьте в отбор условие по состоянию или дате выбытия — либо сверьте итоговый список с остатками по счёту 01.
Сравнение способов печати
Подходит для официальной инвентаризации с подписями комиссии. Ограничение: громоздкая форма, только остатки по учёту на дату документа.
Подходит для рабочего списка по подразделению или МОЛ. Ограничение: требует настройки дополнительных полей, нет выбывших объектов.
Подходит для полного реестра и выгрузки в Excel. Ограничение: могут попасть выбывшие объекты, нужен ручной отбор.
Выгрузка списка в Excel и доработка перед печатью
Часто список нужно не просто распечатать, а дополнить: добавить колонку для отметок о фактическом наличии, номер кабинета, подпись ответственного. Удобнее всего выгрузить любой из описанных отчётов в Excel: в табличном документе нажмите «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel».
В Excel добавьте служебные колонки, отсортируйте список по инвентарному номеру или по кабинетам и распечатайте стандартными средствами офисного пакета. Такой подход даёт полную свободу в оформлении, но требует аккуратности: после выгрузки данные уже не связаны с базой, и изменения в 1С в файл не попадут.
Если список нужен регулярно в одном и том же виде, сохраните настройки отчёта в 1С под понятным именем (кнопка «Сохранить настройки» в окне настроек отчёта) — в следующий раз достаточно будет выбрать сохранённый вариант и нажать «Сформировать».
Перед массовой печатью для обхода помещений отсортируйте список по подразделениям или кабинетам, а не по инвентарному номеру: так инвентаризационная комиссия пройдёт маршрут без возвратов, а отметки о наличии будет проще переносить обратно в базу.
Типичные проблемы и их решение
Чаще всего пользователи сталкиваются с пустой колонкой «Инвентарный номер» в отчёте. Причина — реквизит не заполнен в карточках либо в отчёт выведено не то поле (например, «Код» вместо «Инвентарный номер»). Проверьте карточку одного из объектов и состав дополнительных полей в настройках отчёта.
Вторая типичная ситуация — в список попадают не все объекты. Причины: в документе инвентаризации неверно указано МОЛ или подразделение, в отчёте стоит отбор по организации, а объекты числятся на другой, либо задан период, в котором часть объектов уже выбыла. Сверьте количество строк в печатной форме с остатками по счёту 01 на ту же дату.
Третья проблема — нехватка прав. Если кнопки «Печать» нет или отчёт не формируется, возможно, у пользователя нет прав на документы инвентаризации или на просмотр данных ОС. В этом случае обратитесь к администратору 1С для настройки роли — самостоятельно менять права без понимания модели доступа не стоит.
Проверка результата перед передачей списка
Перед тем как передать распечатанный список комиссии или в бухгалтерию, выполните три контрольные сверки. Первая — количественная: число строк в списке должно совпадать с количеством объектов по данным счёта 01 на ту же дату и по тем же отборам (организация, подразделение, МОЛ).
Вторая — полнота номеров: в списке не должно быть пустых ячеек в колонке «Инвентарный номер» и явных дублей. Третья — актуальность: дата формирования списка должна соответствовать дате предполагаемой инвентаризации, иначе поступления и выбытия между датами исказят результат.
Как проверить результат
Совпадает с числом объектов по счёту 01 на ту же дату с теми же отборами
Строк меньше или больше — проверьте отборы по организации, подразделению, МОЛ
Все ячейки заполнены, дублей нет
Пустые ячейки или повторяющиеся номера — заполните/исправьте карточки ОС
Только действующие объекты, выбывшие исключены
Присутствуют списанные объекты — добавьте отбор по состоянию
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать список инвентарных номеров без проведения инвентаризации?
Да. Используйте отчёт по счёту 01 с дополнительным полем «Инвентарный номер» или вывод списка справочника «Основные средства» через «Ещё» → «Вывести список». Документ инвентаризации для простой печати реестра создавать не обязательно.
Почему в ИНВ-1 у части объектов пустой инвентарный номер?
Форма берёт номер из карточки основного средства. Если реквизит там не заполнен — например, объект заведён вручную без документа принятия к учёту или данные перенесены из другой программы, — в описи будет пусто. Заполните номера в карточках и перезаполните документ.
Как вывести список инвентарных номеров по конкретному кабинету или сотруднику?
Создайте документ «Инвентаризация ОС» и укажите нужное подразделение и МОЛ — табличная часть заполнится только их объектами. Либо в отчёте по счёту 01 добавьте группировку или отбор по субконто «Подразделения» и «МОЛ».
Можно ли сохранить список в PDF, а не печатать на бумаге?
Да. В окне предпросмотра печатной формы выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат PDF. Также многие конфигурации позволяют отправить печатную форму по электронной почте прямо из программы кнопкой с конвертом.
Что делать, если в конфигурации нет документа «Инвентаризация ОС»?
В некоторых решениях (например, «Управление нашей фирмой») инвентаризация основных средств оформляется иначе или не автоматизирована. В этом случае формируйте список через справочник «Основные средства» с выводом нужных колонок или через универсальный отчёт по справочнику, если он доступен.
Как массово заполнить пустые инвентарные номера?
Используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), если она включена и доступна по правам. Отберите нужные объекты и задайте значение реквизита. Для нумерации по порядку удобнее выгрузить список в Excel, проставить номера там и загрузить обратно через загрузку данных из табличного документа — при наличии такого механизма в вашей конфигурации.
Что важно запомнить
Список инвентарных номеров печатается тремя путями: через документ «Инвентаризация ОС» (форма ИНВ-1), через отчёт по счёту 01 с дополнительным полем «Инвентарный номер» или через вывод списка справочника «Основные средства». Перед печатью проверьте, что номера заполнены в карточках, а состав списка совпадает с остатками по счёту 01 на нужную дату.