Как в 1С распечатать список сотрудников с адресами

Задача распечатать список сотрудников с адресами возникает регулярно: для рассылки уведомлений, проверки контактных данных, подготовки к инвентаризации личных дел или по запросу руководства. В 1С:ЗУП (и в других конфигурациях с кадровым учётом) адрес хранится не в виде простой строки, а в регистре контактной информации, поэтому простым нажатием «печать» из списка справочника «Сотрудники» адреса не вывести — нужен отчёт или настройка произвольного макета.

Есть несколько рабочих способов: штатные кадровые отчёты, универсальный отчёт по регистру контактной информации, консоль отчётов с произвольным запросом и внешние печатные формы. Выбор зависит от вашей конфигурации, прав доступа и того, нужен ли разовый результат или регулярная печатная форма.

Ниже разобраны основные варианты для 1С:ЗУП 3.1, а также подходы для 1С:Бухгалтерии 8 и конфигураций на базе БСП, где механизм контактной информации устроен одинаково.

Где 1С хранит адреса сотрудников

Прежде чем выводить адреса на печать, полезно понимать, где они лежат. В типовых конфигурациях адрес — это часть контактной информации физического лица, а не сотрудника. Один человек может числиться сотрудником в нескольких организациях, но адрес привязан к карточке физлица.

Открыть и проверить адрес можно так: справочник «Сотрудники» → открыть карточку → перейти по ссылке на физическое лицо → раздел «Адреса, телефоны». Там хранятся адрес по прописке (регистрации), адрес места проживания, почтовый адрес и другие виды.

Важный нюанс: адреса могут быть заполнены не у всех сотрудников, а часть полей может быть пустой, если данные вводились устаревшими документами или переносом из другой программы. Поэтому перед печатью полезно сначала сформировать отчёт и посмотреть, у кого адреса отсутствуют.

Способ 1: кадровый отчёт «Списки сотрудников»

Самый простой путь в 1С:ЗУП 3.1 — штатный отчёт. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников» (в некоторых релизах он называется «Список сотрудников» или доступен через «Все отчёты»).

По умолчанию отчёт выводит ФИО, подразделение и должность. Чтобы добавить адрес, нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Поля» и добавьте поле с адресом — обычно оно доступно по пути «Сотрудник» → «Физическое лицо» → «Адрес по прописке» или «Адрес места проживания». Затем нажмите «Сформировать».

Готовую таблицу можно отправить на принтер через «Файл» → «Печать» или сохранить в Excel/PDF кнопкой сохранения в панели отчёта. Если отчёт нужен регулярно, сохраните настройку как свой вариант отчёта — тогда в следующий раз всё сформируется в один клик.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и на вкладке «Поля» добавьте «Адрес по прописке» или «Адрес места проживания»
3. 3
   При необходимости задайте отбор по организации и подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что адреса выведены
5. 5
   Распечатайте через «Файл» → «Печать» или сохраните в Excel
6. 6
   Сохраните настройку как свой вариант отчёта для повторного использования

Если поля с адресом нет в настройках

В некоторых релизах поле адреса не выведено в структуру отчёта напрямую. Тогда в настройках переключитесь в режим «Расширенный» и добавьте поле через конструктор — либо воспользуйтесь универсальным отчётом, описанным ниже.

Способ 2: универсальный отчёт по контактной информации

Универсальный отчёт подходит, когда нужен гибкий отбор или штатный отчёт недоступен. Откройте «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (в ЗУП он может находиться в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»).

В настройках выберите тип данных «Регистр сведений» и объект «Контактная информация». В отборе установите вид контактной информации — например, «Адрес по прописке» для физических лиц. В поля отчёта добавьте объект (физлицо), представление адреса и, при необходимости, поля ЗначенияПолей для структурированного вывода.

Минус способа: универсальный отчёт выводит физлиц, а не сотрудников, поэтому уволенные и дубликаты физлиц тоже попадут в список. Отфильтровать только действующих сотрудников в нём сложнее — для этого лучше подходит кадровый отчёт или консоль запросов.

Способ 3: печать из списка справочника «Сотрудники»

Если нужен быстрый список без настройки отчётов, можно вывести адрес прямо в список справочника. Откройте «Кадры» → «Сотрудники», нажмите «Ещё» → «Изменить форму» (или «Настроить список») и добавьте колонку с адресом, если она доступна. Затем через «Ещё» → «Вывести список» сформируйте табличный документ и распечатайте его.

Ограничение способа: в типовой форме списка колонка адреса часто недоступна для добавления, потому что это данные связанного регистра. Тогда остаются отчёты или внешняя обработка.

Способ 4: консоль запросов или внешняя обработка

Для нетиповых требований — например, вывести адрес, телефон и email в одной строке, сгруппировать по подразделениям с итогами или выгрузить в конкретный формат — используется произвольный запрос к регистру сведений «КонтактнаяИнформация» с соединением к справочнику «Сотрудники».

Такой вариант требует навыков работы с запросами или привлечения специалиста. Готовый запрос можно оформить как внешний отчёт и подключить через «Дополнительные отчёты и обработки», чтобы кадровик запускал его как обычный отчёт.

Сравнение способов

Кадровый отчёт «Списки сотрудников»

Подходит большинству: только действующие сотрудники, настройка без программирования. Ограничение — состав полей зависит от релиза

Универсальный отчёт

Гибкий отбор по видам адресов, но выводит физлиц, включая уволенных и дубликаты

Список справочника

Быстро для простого списка, но колонка адреса часто недоступна в форме списка

Внешний отчёт на запросе

Любой состав полей и формат, но нужна разработка и тестирование

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчёта сверьте несколько строк с карточками сотрудников: адрес в отчёте должен совпадать с адресом в карточке физлица. Проверьте также общее количество строк — оно должно соответствовать числу сотрудников по выбранному отбору.

Частая ситуация: в отчёте пустые адреса у сотрудников, принятых недавно. Причина — при приёме на работу заполнили только паспортные данные, а адрес не внесли. Второй типичный случай — адрес есть, но в отчёт выведен другой вид: в карточке заполнен «Адрес места проживания», а в отчёте стоит «Адрес по прописке».

Перед массовой печатью обязательно откройте предварительный просмотр и проверьте, что длинные адреса не обрезаны. При необходимости увеличьте ширину колонки в настройках отчёта или включите автоподбор высоты строк в параметрах страницы.

FAQ

Почему в отчёте у части сотрудников пустой адрес?

Адрес не введён в карточке физического лица или введён под другим видом (например, «место проживания» вместо «регистрации»). Откройте карточку физлица и проверьте раздел контактной информации.

Можно ли распечатать адреса только действующих сотрудников?

Да, в кадровых отчётах ЗУП по умолчанию действует отбор по работающим на указанную дату. В универсальном отчёте по физлицам такого отбора нет — там уволенных придётся исключать вручную или через доработку.

Как сохранить список в Excel вместо печати?

В сформированном отчёте нажмите кнопку сохранения (дискета в панели отчёта) или «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel» или PDF.

Нужно вывести адрес и телефон в одной печатной форме. Как?

В кадровом отчёте добавьте оба поля через настройки. Если штатный отчёт не позволяет, потребуется внешний отчёт с запросом к регистру «Контактная информация» с отбором по двум видам.

Адрес выводится нечитаемой строкой с кодами. Что делать?

Это служебное представление из поля «ЗначенияПолей». В настройках отчёта замените его на поле «Представление» — оно выводит адрес в привычном текстовом виде.