Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать реестр счетов в 1С
Как распечатать реестр счетов в 1С:Бухгалтерии 8.3: журнал счетов, отборы по периоду и контрагентам, настройка колонок, сохранение в Excel и PDF.
Реестр счетов — это список выставленных покупателям счетов на оплату за выбранный период. Он нужен для сверки с контрагентами, контроля неоплаченных счетов, передачи в бухгалтерию головного офиса или приложения к отчётности. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой реестр формируется несколькими способами: через журнал документов «Счета покупателям», через универсальный отчёт по списку документов или через типовые отчёты по продажам.
Выбор способа зависит от того, какие данные должны попасть в реестр: только номера, даты и суммы счетов или дополнительно статусы оплаты, отгрузки и ответственные менеджеры. Ниже разобраны основные варианты для 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0), а также отличия для конфигураций «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация».
Что такое реестр счетов и когда он нужен
Реестр счетов — это не утверждённая законодательно форма, а внутренний отчёт компании. Обычно в него включают номер и дату счёта, наименование покупателя, сумму, основание (договор) и отметку об оплате. Поскольку форма свободная, её состав определяет сама организация: для сверки с покупателем достаточно номеров и сумм, а для внутреннего контроля добавляют статусы оплаты и отгрузки.
Типовые ситуации, когда требуется распечатать реестр: ежемесячная сверка взаиморасчётов с ключевыми клиентами, передача списка выставленных счетов руководителю или в головную компанию, подготовка данных для казначейства, приложение к акту сверки. От сценария зависит, какой инструмент 1С подойдёт лучше.
Способ 1: печать списка из журнала «Счета покупателям»
Самый простой вариант — сформировать реестр прямо из журнала документов. Откройте раздел «Продажи» и перейдите в «Счета покупателям». В верхней части журнала установите период: можно выбрать стандартный (месяц, квартал, год) или произвольный интервал дат. Если в базе ведётся несколько организаций, укажите нужную в поле «Организация», чтобы в реестр не попали счета чужих юрлиц.
Для отбора по конкретному покупателю нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие по полю «Контрагент». Там же можно отобрать счета по ответственному менеджеру или по договору. После настройки отбора в журнале останутся только нужные документы.
Далее нажмите «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте колонки, которые должны попасть в реестр: «Дата», «Номер», «Контрагент», «Сумма», «Договор», «Комментарий». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу отправить на принтер через «Файл» → «Печать» или сохранить в Excel, PDF или mxl через «Файл» → «Сохранить как».
- 1Откройте «Продажи» → «Счета покупателям»
- 2Установите период и при необходимости организацию
- 3Через «Ещё» → «Настроить список» задайте отбор по контрагенту или менеджеру
- 4Нажмите «Ещё» → «Вывести список» и отметьте нужные колонки
- 5Проверьте сформированный табличный документ
- 6Напечатайте через «Файл» → «Печать» или сохраните в Excel/PDF
Способ 2: реестр через универсальный отчёт
Если нужен реестр с гибкими группировками — например, счета, сгруппированные по контрагентам с промежуточными итогами, — используйте «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (в некоторых релизах требуется включить его в настройках функциональности).
В настройках отчёта выберите тип данных «Документы» и вид документа «Счет покупателю». Укажите период и откройте вкладку «Показатели»: добавьте поля «Номер», «Дата», «Контрагент», «Сумма документа», «Договор». На вкладке «Группировка» можно добавить разрез по контрагенту — тогда в реестре по каждому покупателю будет подведён итог. На вкладке «Отбор» задайте организацию, конкретного клиента или условие «Сумма больше нуля».
После нажатия «Сформировать» отчёт выводится в виде табличного документа, который печатается стандартно. Настройку можно сохранить под понятным именем («Реестр счетов за месяц»), чтобы в следующий раз формировать реестр в два клика.
Способ 3: реестр со статусами оплаты
Частая задача — распечатать не просто список счетов, а реестр с отметками, какие счета оплачены, а какие висят в дебиторке. В журнале «Счета покупателям» колонка «Оплата» отображается, если в настройках учёта включён контроль оплаты счетов. Чтобы вывести её в реестр, при выводе списка отметьте соответствующую колонку.
Для более детальной картины подойдут типовые отчёты раздела «Продажи»: «Анализ оплат покупателей», «Задолженность покупателей» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62». Они показывают не только выставленные счета, но и поступившие оплаты и остаток долга. Такой вариант удобен, когда реестр нужен финансовому отделу для контроля дебиторки, а не для простой сверки номеров.
Учтите: статус оплаты в журнале счетов рассчитывается по данным взаиморасчётов. Если оплаты в программе разносятся не по счетам, а в целом по договору, статус может отображаться некорректно — в этом случае ориентируйтесь на отчёты по задолженности, а не на колонку в журнале.
Сравнение вариантов
Самый быстрый способ для простого реестра «номер-дата-контрагент-сумма». Ограничение: нет группировок и итогов по контрагентам.
Подходит для реестров с группировкой, итогами и сохранёнными настройками. Требует первичной настройки полей.
Нужны, когда в реестре важны статусы оплаты и остатки долга. Показывают расчёты, а не сами документы счетов.
Настройка внешнего вида перед печатью
Перед отправкой на принтер проверьте параметры страницы: «Файл» → «Параметры страницы». Для широкого реестра с колонками «Договор» и «Комментарий» обычно удобнее альбомная ориентация. Если таблица не помещается по ширине, включите масштабирование «Уместить на странице» в настройках печати или уменьшите масштаб вручную.
Если реестр уходит контрагенту или руководству, добавьте заголовок: в табличном документе можно вписать название («Реестр счетов на оплату за январь, ООО "Ромашка"») прямо в верхние ячейки, если документ открыт в режиме редактирования. Также проверьте, что в колонке «Номер» выводятся полные номера с префиксами — при обмене между базами префиксы помогают отличить счета разных организаций.
Для передачи в электронном виде удобнее сохранить реестр в PDF — форматирование не «поедет» у получателя. Excel подходит, если получатель будет дальше обрабатывать данные: фильтровать, суммировать, сверять со своей базой.
Особенности в других конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» счета на оплату находятся в разделе «Продажи» → «Счета на оплату» (или «Казначейство» в зависимости от настроек). Принцип тот же: журнал документов, отбор по периоду и клиенту, вывод списка через кнопку «Ещё». Дополнительно в этих конфигурациях есть отчёт «Ведомость по счетам на оплату», который показывает состояние каждого счёта: выставлен, частично оплачен, оплачен, отгружен.
В «1С:Бухгалтерии» базовой версии все описанные способы доступны без ограничений. Если в вашей конфигурации кнопки «Вывести список» нет в меню «Ещё», проверьте, что список отображается в режиме «Список», а не «Анализ» — переключатель находится в правой части панели журнала.
Как выбрать действие
Проверка результата перед отправкой реестра
Перед тем как распечатать или отправить реестр, сверьте его итоговую сумму с учётными данными. Быстрый способ — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 за тот же период и сравнить сумму выставленных счетов с дебетовым оборотом по реализации. Полного совпадения может не быть (не все счета превращаются в отгрузку), но разница должна быть объяснима: это счета, по которым ещё не было реализации.
Проверьте также, что в реестре нет дублей. Дубли появляются, если счёт вводили повторно вручную или при обмене с сайтом документ загрузился дважды. Признак — одинаковые суммы и контрагенты с соседними номерами. Такие счета перед сверкой нужно разобрать и лишние пометить на удаление.
Как проверить результат
Совпадает с количеством счетов в журнале за период с теми же отборами
В реестре меньше строк — сработал скрытый отбор, или часть счетов помечена на удаление
Сумма объяснима данными по реализации и выставленным счетам
Итог заметно больше ожидаемого — возможны дубли счетов
Все нужные колонки читаются, номера выводятся полностью с префиксами
Колонка обрезана или выводится решётка вместо числа — нужно расширить колонку или изменить масштаб
Частые вопросы
Как распечатать реестр счетов только по одному покупателю?
Откройте журнал «Счета покупателям», нажмите «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие «Контрагент Равно» и выберите нужного покупателя. Затем выведите список стандартным способом — в реестр попадут только его счета за установленный период.
Можно ли вывести в реестр номер договора и менеджера?
Да. При выводе списка из журнала отметьте колонки «Договор» и «Ответственный» (или «Менеджер», название зависит от конфигурации). Если нужной колонки нет в списке, используйте универсальный отчёт — там доступны почти все реквизиты документа.
Почему в реестр попали счета, которые мы аннулировали?
Аннулированные вручную счета часто просто помечаются на удаление, а помеченные документы по умолчанию видны в журнале. Перед выводом списка добавьте в настройку списка отбор «Пометка удаления Равно Нет» или снимите показ помеченных объектов в настройках журнала.
Как сохранить реестр в Excel или PDF?
После формирования табличного документа откройте «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выберите формат: лист Excel (xlsx), PDF-документ или mxl. Для передачи на печать вне офиса удобнее PDF, для дальнейшей обработки данных — Excel.
Реестр нужен каждый месяц в одном виде. Как ускорить работу?
Настройте универсальный отчёт с нужными полями и группировками один раз и сохраните вариант под понятным именем через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». В следующие разы останется только поменять период и нажать «Сформировать».
Чем реестр счетов отличается от книги продаж?
Реестр счетов — внутренний список выставленных счетов на оплату, форма свободная. Книга продаж — регламентированный налоговый регистр по счетам-фактурам для НДС с утверждённой структурой. Счёт на оплату и счёт-фактура в 1С — разные документы, и реестры по ним формируются отдельно.
Что важно запомнить
Реестр счетов в 1С:Бухгалтерии быстрее всего печатается из журнала «Счета покупателям» через «Ещё» → «Вывести список». Для группировок и итогов используйте универсальный отчёт, для контроля оплат — отчёты по задолженности. Перед печатью проверьте отборы, исключите помеченные на удаление счета и настройте ориентацию страницы.