Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать реестр накладных
Как распечатать реестр накладных в 1С:Управление торговлей, ERP и Бухгалтерии. Универсальные отчёты, журналы документов, настройка отборов и типичные ошибки.
Реестр накладных — это список документов отгрузки или поступления за выбранный период, который бухгалтерия, менеджеры и логисты используют для сверки, передачи документов курьеру, сдачи в архив или предоставления контрагенту. В типовых конфигурациях 1С отдельной печатной формы «Реестр накладных» обычно нет, но задача решается несколькими штатными способами: через универсальный отчёт «Реестр документов», через печать списка из журнала документов или через специализированные документы-реестры в отраслевых решениях.
Выбор способа зависит от конфигурации (Управление торговлей, ERP, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация), от того, какие именно накладные нужны — реализации, перемещения, поступления — и от требований к составу колонок. Ниже разобраны рабочие варианты для основных конфигураций, настройка отборов и типичные ошибки, из-за которых реестр получается пустым или неполным.
Какие способы печати реестра существуют в 1С
В типовых решениях 1С есть три основных подхода. Первый — отчёт «Реестр документов», который формирует таблицу по выбранным видам документов с номерами, датами, контрагентами и суммами. Это самый гибкий вариант, он доступен в Управлении торговлей 11, ERP и Комплексной автоматизации.
Второй способ — печать списка прямо из журнала документов. Вы открываете журнал «Реализации (акты, накладные)» или «Документы отгрузки», настраиваете отборы и выводите список на печать через меню «Ещё». Колонки при этом соответствуют видимым колонкам журнала.
Третий вариант — специализированные механизмы: в некоторых конфигурациях есть документ «Реестр документов» (для передачи документов в бухгалтерию) или печатная форма «Реестр» внутри самого документа реализации. В 1С:Бухгалтерии реестр часто формируют через универсальные отчёты или через обработку «Экспресс-проверка» — точнее, через отчёт по документам из раздела «Отчёты».
Сравнение вариантов
Подходит для УТ 11, ERP, КА. Гибкие отборы и настройка колонок, но требует прав на отчёт.
Быстрый вариант во всех конфигурациях. Колонки ограничены настройками журнала, итогов по суммам может не быть.
Используется для официальной передачи пакета документов. Требует предварительного ввода документа-реестра.
Печать реестра через отчёт «Реестр документов» в УТ 11 и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» откройте раздел «Продажи» (или «Финансовый результат и контроллинг» в зависимости от версии) и найдите отчёт «Реестр документов». Если его нет в подменю отчётов, воспользуйтесь поиском по команде «Все отчёты» в правом верхнем углу окна.
В шапке отчёта укажите период — день, неделю или месяц, за который нужен реестр. Затем в табличной части «Виды документов» отметьте флажками нужные типы: «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», «Возврат товаров от клиента» и другие. Если не отметить ни один вид, отчёт сформируется пустым — это самая частая причина «неработающего» реестра.
Нажмите «Сформировать». Программа выведет таблицу с номером, датой, контрагентом, организацией, складом и суммой каждого документа. Для печати используйте стандартную кнопку печати табличного документа (Ctrl+P) или меню «Файл — Печать». Перед печатью полезно открыть предварительный просмотр и убедиться, что колонки не обрезаны.
- 1Откройте отчёт «Реестр документов» через раздел «Продажи» или поиск отчётов
- 2Укажите период формирования
- 3Отметьте флажками нужные виды документов (например, «Реализация товаров и услуг»)
- 4При необходимости добавьте отбор по организации или складу
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте состав строк
- 6Выведите на печать через Ctrl+P или «Файл — Печать»
Печать списка накладных из журнала документов
Если отчёт «Реестр документов» недоступен или нужен быстрый список в текущем виде, откройте журнал документов: в УТ 11 это «Продажи — Реализации (акты, накладные)», в ERP — «Документы отгрузки» или соответствующий журнал раздела. Установите отбор по периоду через кнопку календаря в шапке списка.
Дополнительные отборы настраиваются через «Ещё — Настроить список»: там можно ограничить список организацией, контрагентом, складом, ответственным менеджером или статусом документа. Это важно, когда реестр нужен, например, только по одному контрагенту для сверки.
Для печати откройте «Ещё — Вывести список». В появившемся окне отметьте колонки, которые должны попасть в печатную форму, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу распечатать или сохранить в Excel/PDF для отправки по электронной почте.
Как сформировать реестр в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» отдельного отчёта «Реестр документов» в стандартной поставке может не быть — состав отчётов зависит от версии и редакции. Базовый рабочий способ: открыть раздел «Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД)», установить период и отборы, затем через «Ещё — Вывести список» сформировать печатную форму списка.
Для реестра с суммами и итогами удобнее использовать универсальный отчёт. Откройте «Отчёты — Универсальный отчёт», выберите тип объекта «Документы», вид — «Реализация (акты, накладные)», укажите период и сформируйте. В настройках отчёта можно добавить группировку по контрагентам и вывести итоговые суммы.
Если реестр нужен регулярно и в фиксированном виде, сохраните настройки отчёта как вариант (кнопка «Сохранить вариант отчёта»). Тогда в следующий раз достаточно будет открыть сохранённый вариант и поменять только период.
Для передачи пакета документов курьеру или в бухгалтерию удобно сразу сохранять реестр в PDF: в форме печати табличного документа выберите «Файл — Сохранить» и формат PDF. Такой файл нельзя случайно изменить, и он одинаково открывается у всех получателей.
Настройка отборов и колонок под задачу
Состав реестра определяется тремя параметрами: периодом, видом документов и дополнительными отборами. Для сверки с контрагентом добавьте отбор по контрагенту и организации. Для внутренней отчётности склада — отбор по складу и виду операции. Для реестра отгрузок за день достаточно периода «сегодня» и отбора по менеджеру.
Набор колонок в отчёте «Реестр документов» меняется через «Настройки» (кнопка с шестерёнкой или ссылка «Настройки» в шапке отчёта). Там можно добавить поля «Договор», «Сумма с НДС», «Статус», убрать лишние и изменить порядок. В журнале документов состав колонок настраивается через «Ещё — Изменить форму», но это влияет на форму журнала для всех пользователей — аккуратнее с этим правом.
Обратите внимание на пометки удаления и непроведённые документы. В отчёт «Реестр документов» обычно попадают только проведённые документы; в журнале же видны и непроведённые, и помеченные на удаление. Перед печатью реестра для официальных целей убедитесь, что в списке нет «черновиков» — иначе суммы не сойдутся с учётными данными.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустой отчёт. Причины: не выбраны виды документов в отчёте «Реестр документов», неверно задан период (например, даты перепутаны местами), либо действует скрытый отбор по организации, оставшийся от прошлого сеанса. Проверяйте все три условия последовательно.
Вторая группа ошибок — права доступа. Если пользователю не назначена роль, дающая доступ к отчёту или к документам продаж, реестр сформируется частично или команда будет недоступна. В этом случае нужно обратиться к администратору 1С для расширения прав, а не искать «сломанную» кнопку.
Третья типичная ситуация — реестр не совпадает с оборотами по счёту. Это нормально, если в реестр входят документы, не формирующие проводок по продажам (например, перемещения), или если часть реализаций оформлена другим видом документа. Для сверки с учётом используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту и сопоставляйте виды документов.
Проверка результата перед передачей реестра
Перед тем как распечатать или отправить реестр, сверьте три контрольные точки: количество строк, итоговую сумму и период. Количество строк в реестре должно совпадать с количеством документов в журнале при тех же отборах. Итоговая сумма реестра должна сходиться с суммой по журналу документов за тот же период.
Если реестр предназначен для контрагента, дополнительно проверьте, что номера и даты документов в реестре совпадают с номерами на бумажных накладных или УПД, которые передаются вместе с реестром. Расхождение нумерации — частая причина возврата пакета документов на доработку.
Как проверить результат
Совпадает с числом документов в журнале при тех же отборах
Строк меньше — сработал скрытый отбор или часть документов не проведена
Совпадает с итогом по журналу / отчёту по продажам
Сумма отличается — в списке лишние виды документов или непроведённые
Есть номер, дата, контрагент, сумма; все колонки читаемы при печати
Колонки обрезаны, нет сумм или номеров документов
Часто задаваемые вопросы
Нет отчёта «Реестр документов» в меню — что делать?
Используйте поиск: нажмите кнопку со стрелкой в правом верхнем углу панели разделов и выберите «Все отчёты», затем введите «реестр» в строке поиска. Если отчёта нет и там, либо его закрыли настройками интерфейса, либо у пользователя нет прав — в обоих случаях вопрос решает администратор. Как запасной вариант всегда работает печать списка из журнала документов.
Можно ли выгрузить реестр накладных в Excel?
Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл — Сохранить» (или «Сохранить копию») в форматах XLSX, PDF, HTML и других. Список из журнала при выводе также представляет собой табличный документ, который сохраняется тем же способом.
Как распечатать реестр накладных только по одному контрагенту?
В отчёте «Реестр документов» добавьте отбор: «Настройки — Отбор — Контрагент — Равно — нужный контрагент». В журнале документов то же самое делается через «Ещё — Настроить список». После применения отбора сформируйте отчёт или выведите список на печать.
Почему в реестр не попала одна накладная за сегодня?
Чаще всего документ не проведён, помечен на удаление или его дата выходит за границы периода (например, время документа 23:59, а период задан до 23:00). Откройте журнал без отборов, найдите документ и проверьте его статус и дату.
Можно ли добавить в реестр подпись и печать организации?
Штатный реестр — это внутренний отчёт без блока подписей. Если нужна официальная форма с подписями (например, для передачи документов по акту), используют документ-реестр с собственной печатной формой или разрабатывают внешнюю печатную форму. Внешнюю форму подключают через «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Дополнительные отчёты и обработки».
Реестр печатается мелко и не помещается на лист — как исправить?
В окне предварительного просмотра измените масштаб или ориентацию листа на альбомную, уберите лишние колонки в настройках отчёта. Также помогает настройка «Автомасштаб» в параметрах страницы табличного документа — программа сама подгонит ширину таблицы под лист.
Что важно запомнить
Реестр накладных в 1С печатается через отчёт «Реестр документов» (УТ 11, ERP, КА) или через «Вывести список» в журнале документов (все конфигурации, включая Бухгалтерию). Обязательно задайте период, отметьте виды документов и проверьте, что в список не попали непроведённые документы. Перед передачей реестра сверьте количество строк и итоговую сумму с журналом.