Как в 1С распечатать расчетный листок только по одному сотруднику

Расчетный листок работодатель обязан выдавать каждому сотруднику при выплате зарплаты, но на практике часто нужно распечатать документ только по одному человеку — например, по запросу работника, для справки в банк или при увольнении. В типовых конфигурациях 1С это решается штатными средствами, без доработок и внешних обработок.

Способ зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) расчетный листок — это полноценный отчет с гибкими отборами, а в 1С:Бухгалтерии он формируется как печатная форма из раздела зарплаты. В обоих случаях ключевой момент — правильно установить отбор по сотруднику, иначе программа выведет листки по всем работникам подразделения или организации.

Ниже разобраны оба варианта, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых листок формируется пустым или по лишним людям.

Где находится расчетный листок в разных конфигурациях

В 1С:ЗУП 3.1 расчетный листок находится в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок». Это универсальный отчет на СКД (системе компоновки данных), который позволяет отбирать данные по сотруднику, подразделению, периоду и другим параметрам. Тот же отчет доступен из карточки сотрудника и из журнала документов начисления.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь немного другой: «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетные листки». Форма проще, но отбор по конкретному работнику там тоже предусмотрен. Если в вашей базе ведется только учет без полноценного кадрового блока, этого варианта достаточно.

В старых конфигурациях (ЗУП 2.5, УПП) листок формируется через «Расчет зарплаты» → «Отчеты» → «Расчетные листки». Логика отбора там аналогичная: сначала выбирается организация и период, затем добавляется фильтр по работнику.

Печать листка по одному сотруднику в 1С:ЗУП

Откройте отчет «Расчетный листок» из раздела «Зарплата». По умолчанию отчет формируется по всей организации за текущий месяц. Чтобы ограничить выборку одним человеком, нажмите кнопку «Настройки» (или «Еще → Изменить вариант» в некоторых релизах) и перейдите на вкладку «Отбор».

Добавьте условие: поле «Сотрудник», вид сравнения «Равно», значение — фамилия нужного работника. Затем укажите период (месяц начисления) и нажмите «Сформировать». В результате в табличный документ попадет листок только этого сотрудника.

1. 1
   Откройте «Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Отбор»
3. 3
   Добавьте условие «Сотрудник равно <фамилия>»
4. 4
   Укажите период начисления (месяц)
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте содержимое
6. 6
   Отправьте на печать через Ctrl+P или кнопку печати

Альтернативный быстрый путь: откройте карточку сотрудника в справочнике «Сотрудники», нажмите «Печать → Расчетный листок» — отчет сформируется сразу с отбором по этому человеку. Это удобно, когда листок нужен разово и настраивать отчет вручную не хочется.

Печать листка по одному сотруднику в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетные листки». В шапке формы укажите организацию и месяц начисления. Для отбора по одному работнику нажмите «Настройки» и добавьте отбор по полю «Сотрудник» — механика та же, что в ЗУП.

Если в вашей версии форма не содержит явной кнопки настроек, используйте команду «Еще → Изменить форму» или сформируйте листки по подразделению, в котором числится только нужный сотрудник. Последний вариант — обходной, он сработает только если в подразделении действительно один человек.

Сохранение настройки, чтобы не настраивать отбор каждый раз

Если листок по конкретному сотруднику нужен регулярно (например, руководителю ежемесячно), сохраните вариант отчета. В форме настроек нажмите «Сохранить вариант» (или «Еще → Сохранить вариант отчета»), задайте понятное имя, например «Листок — Иванов». В дальнейшем вариант выбирается из списка в один клик.

Учтите, что отбор «Сотрудник равно Иванов» зафиксирует конкретного человека. Если нужен универсальный вариант с выбором фамилии при каждом формировании, переведите отбор в режим «быстрого доступа»: в настройках отбора установите у условия признак отображения в шапке отчета. Тогда поле «Сотрудник» появится прямо на основной форме.

Быстрый отбор в шапке отчета удобнее сохраненного варианта, когда листки печатаются разным сотрудникам: бухгалтер просто выбирает фамилию из выпадающего списка, не заходя в настройки СКД.

Проверка результата перед печатью

Перед отправкой на принтер убедитесь, что в табличном документе ровно один листок и он относится к нужному человеку. Проверьте ФИО в шапке листка, период, суммы начислений, удержаний и НДФЛ. Сверьте итог «К выплате» с ведомостью на выплату за тот же месяц — суммы должны совпадать.

Обратите внимание на состав показателей: в листок должны входить начисления (оклад, премии, отпускные), удержания (НДФЛ, алименты), взносы при соответствующей настройке и задолженность на начало/конец периода. Если какой-то блок пуст, хотя начисления были, проверьте проведенность документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

ФИО и период в шапке листка

Норма

Указан нужный сотрудник и правильный месяц

Тревожный признак

Листок по другому человеку или за другой период — отбор не сработал

Количество страниц/листков

Норма

Один листок в табличном документе

Тревожный признак

Несколько листков подряд — отбор по сотруднику не применен

Сумма «К выплате»

Норма

Совпадает с ведомостью на выплату

Тревожный признак

Расходится с ведомостью — проверьте проведение документов

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — пустой листок при корректном отборе. Причины: документ «Начисление зарплаты и взносов» не проведен, выбран не тот месяц, либо сотрудник принят/уволен и в указанном периоде не имел начислений. Проверьте журнал документов начисления за нужный месяц.

Вторая ошибка — печать листков по всем сотрудникам вместо одного. Это происходит, когда отбор добавлен, но не применен (забыли нажать «Сформировать» после изменения настроек) или условие отбора отключено снятым флажком. В настройках отбора убедитесь, что флажок у условия «Сотрудник» установлен.

Третья ситуация — у пользователя нет прав на отчет или на данные по зарплате. В ЗУП доступ к расчетным листкам определяется профилем роли (расчетчик, кадровик). Если отчет не открывается или показывает пустые суммы, обратитесь к администратору базы для проверки прав.

Альтернативы: отправка листка без печати

Если цель — передать листок сотруднику, бумажную печать можно заменить электронной выдачей. В ЗУП 3.1 расчетные листки можно отправлять на email сотрудника или публиковать в личном кабинете (сервис 1С:Кабинет сотрудника). Для разовой отправки сформируйте листок с отбором и сохраните его в PDF через «Файл → Сохранить копию».

При массовой рассылке используйте обработку рассылки расчетных листков: программа сама разобьет листки по сотрудникам и отправит каждому только его документ. Это исключает риск передачи чужих данных, который существует при ручной нарезке общего файла.

FAQ

Почему расчетный листок формируется пустым, хотя сотрудник работает?

Чаще всего не проведен документ «Начисление зарплаты и взносов» за выбранный месяц или указан неверный период. Проверьте журнал начислений: документ должен быть в статусе «Проведен». Также убедитесь, что в отборе выбран именно сотрудник, а не подразделение без людей.

Можно ли распечатать листок сразу за несколько месяцев по одному сотруднику?

Да. В настройках отчета укажите произвольный период (например, квартал или год) вместо одного месяца и оставьте отбор по сотруднику. Отчет сформирует листки помесячно в одном табличном документе.

Как вывести в листок страховые взносы?

В настройках отчета «Расчетный листок» в ЗУП включите соответствующий вариант или добавьте группировку/показатели взносов через «Изменить вариант». В типовой поставке есть вариант отчета с отображением взносов — выберите его в списке вариантов.

Сотрудник работает по совместительству — почему листков два?

Каждое место работы (основное и совместительство) — это отдельный сотрудник в базе, и по каждому формируется свой листок. Если нужен один листок, уточните в отборе конкретную позицию, а не физическое лицо.

Можно ли распечатать листок уволенному сотруднику?

Да, данные по уволенным хранятся в базе. Сформируйте отчет за период, когда сотрудник еще работал, с отбором по нему. Если сотрудник не отображается в подборе, включите показ уволенных в настройках списка.

Чем отличается отбор по «Сотруднику» от отбора по «Физическому лицу»?

Физическое лицо — это человек, сотрудник — его конкретное рабочее место в организации. Отбор по физлицу выведет листки по всем договорам человека, включая совместительство и работу в обособленных подразделениях. Для точечной печати используйте отбор по сотруднику.