Как в 1С распечатать расчетный листок по зарплате

Расчетный листок — документ, который работодатель обязан выдавать каждому сотруднику при выплате заработной платы. В нем детализируются начисления, удержания, компенсации и итоговая сумма к выдаче. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчетный листок формируется автоматически на основе данных учета, и распечатать его можно буквально в несколько кликов.

Способ печати зависит от задачи: нужен листок одному сотруднику, списком по подразделению или по всей организации за конкретный месяц. Ниже разобраны все основные сценарии для конфигурации 1С:ЗУП 3.1, а также варианты для тех, кто работает в других конфигурациях, например в 1С:Бухгалтерии.

Где находится расчетный листок в 1С:ЗУП

Основная точка входа — раздел «Зарплата» в главном меню программы. В нем находится блок «Отчеты, справки по зарплате», где среди прочих отчетов есть пункт «Расчетный листок». Это стандартный отчет, который строится по данным регистров начислений и удержаний.

Если раздела «Зарплата» нет в интерфейсе, проверьте права пользователя: отчет доступен ролям расчетчика, кадровика-расчетчика и пользователям с полными правами. Также пункт может быть скрыт настройкой панели разделов — тогда отчет можно найти через поиск в строке «Найти» (Ctrl+F в меню «Все функции» недоступен обычным пользователям, но поиск по разделам работает в шапке программы).

Кроме отчета, расчетный листок можно напечатать прямо из документа начисления зарплаты. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и нажмите кнопку «Печать» — в списке печатных форм будет «Расчетный листок».

Печать расчетных листков за месяц по всей организации

Это самый частый сценарий: после расчета зарплаты нужно распечатать листки всем сотрудникам. Порядок действий следующий.

1. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» → «Расчетный листок».
2. Укажите период — месяц начисления зарплаты (например, с 1-го по последнее число месяца).
3. В поле «Организация» выберите нужную организацию, если в базе их несколько.
4. Нажмите кнопку «Сформировать».
5. Проверьте результат на экране, затем нажмите «Печать» (иконка принтера) или используйте сочетание Ctrl+P.

Программа выведет листки по каждому сотруднику, у которого были начисления или удержания в выбранном периоде. Каждый листок начинается с новой страницы, поэтому печатать можно сразу весь пакет.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» → «Расчетный листок»
2. 2
   Укажите месяц начисления и организацию
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и убедитесь, что листки заполнены
4. 4
   Нажмите «Печать» или сохраните в PDF через «Файл» → «Сохранить как»

Печать листка по конкретному сотруднику или подразделению

Если листок нужен одному человеку или отделу, используйте отбор. В форме отчета нажмите «Настройки» (или «Показать настройки»), перейдите на вкладку «Отбор» и добавьте условие: поле «Сотрудник» (или «Подразделение») — «Равно» — нужное значение. После этого нажмите «Закрыть и сформировать».

В некоторых релизах отбор доступен прямо в шапке отчета в виде быстрых полей. Если такие поля есть, достаточно выбрать сотрудника в поле отбора и нажать «Сформировать» — настройки менять не придется.

Также листок по сотруднику можно распечатать из карточки работника: откройте справочник «Сотрудники», выделите нужного и через меню «Печать» или ссылку «Расчетный листок» (в зависимости от релиза) сформируйте документ за выбранный период.

Несколько месяцев в одном листке

Если задать период шире одного месяца (например, квартал), отчет сгруппирует данные по месяцам внутри одного листка на сотрудника. Это удобно при предоставлении справок о доходах по запросу работника, но для обычной ежемесячной выдачи лучше формировать помесячно — так форма соответствует привычному виду расчетного листка.

Настройка состава и вида расчетного листка

Стандартная форма включает начисления, удержания, НДФЛ, взносы (в разрезе показа или без — зависит от настроек), выплаченные суммы и долги на начало и конец периода. Состав можно изменить в настройках отчета.

На вкладке «Настройки» → «Структура» можно отключить лишние группировки, а на вкладке «Дополнительные настройки» — управлять выводом отдельных блоков, например показом взносов или детализацией по видам расчета. Если в листке не отображается нужный блок, первым делом проверьте эти настройки.

Для регулярной печати в одном и том же виде сохраните настройки как вариант отчета: кнопка с дискетой или пункт «Сохранить вариант отчета». В следующий раз выберите сохраненный вариант из списка — отборы и структура подставятся автоматически.

Если листки печатаются ежемесячно для одной и той же организации, сохраните вариант отчета с отбором по организации и назовите его понятно, например «Листки ООО Ромашка». Это избавит от повторной настройки каждый месяц.

Печать расчетного листка в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 расчетный листок находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетные листки». Механизм аналогичен: период, организация, отбор при необходимости, «Сформировать», «Печать». Функционал проще, чем в ЗУП, но для выдачи листков сотрудникам его достаточно.

В устаревших конфигурациях (1С:ЗУП 2.5, «1С:Управление производственным предприятием») отчет также называется «Расчетный листок» и расположен в меню «Зарплата» или «Расчет зарплаты» → «Отчеты». Логика работы та же, отличается только расположение команд в интерфейсе.

Сравнение вариантов

Отчет «Расчетный листок»

Подходит для массовой печати по организации, подразделению или списку сотрудников за любой период.

Печать из документа начисления

Быстрый способ получить листки сразу после расчета месяца, без перехода в отчеты.

Печать из карточки сотрудника

Удобно для разовой выдачи листка одному работнику по его запросу.

Сохранение в PDF и отправка сотрудникам

Многие организации выдают расчетные листки в электронном виде. В 1С сформированный отчет можно сохранить: «Файл» → «Сохранить копию» (или «Сохранить как») и выбрать формат PDF. Получится один файл со всеми листками — его удобно хранить в архиве.

Для рассылки каждому сотруднику персонального листка в 1С:ЗУП предусмотрен механизм отправки по электронной почте (при настроенной учетной записи и заполненных адресах в карточках сотрудников), а также интеграция с сервисом «1С:Кабинет сотрудника», где работники видят свои листки самостоятельно. Это снимает с расчетчика задачу печати и раздачи бумажных копий.

Типичные проблемы и их решение

Чаще всего расчетчики сталкиваются с пустым отчетом или неполными данными. Ниже — основные причины и способы проверки.

Если листок сформирован, но суммы вызывают сомнения, сверьте его с отчетом «Расчетная ведомость Т-51» за тот же период: итоговые суммы к выплате должны совпадать. Расхождение обычно означает, что после формирования ведомости документы перепроводились или период отчетов не совпадает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Наличие данных в листке

Норма

По каждому сотруднику заполнены начисления, удержания и сумма к выплате

Тревожный признак

Листок пустой или содержит только шапку — зарплата не рассчитана или неверный период

Итог к выплате

Норма

Совпадает с суммой в расчетной ведомости за тот же месяц

Тревожный признак

Суммы расходятся — документы изменялись после расчета или периоды не совпадают

Состав сотрудников

Норма

В отчете все работники, у которых были начисления в периоде

Тревожный признак

Часть сотрудников отсутствует — проверьте отборы и подразделение

FAQ: частые вопросы о печати расчетных листков

Можно ли распечатать расчетный листок за прошлый год?

Да. Отчет строится за любой период, по которому в базе есть рассчитанные данные. Укажите нужный месяц прошлых лет в поле периода и сформируйте отчет. Ограничение — данные должны быть в текущей информационной базе; если велась свертка или перенос, старые периоды могут быть недоступны в детализации.

Почему в расчетном листке не отображаются страховые взносы?

Показ блока взносов управляется настройками отчета. Откройте «Настройки» и проверьте дополнительные параметры вывода — в части релизов взносы выводятся отдельной справочной таблицей, которую можно отключить. Также учтите: взносы не удерживаются из зарплаты сотрудника, поэтому по закону их отображение в листке не обязательно.

Как распечатать листки только для уволенных сотрудников?

В настройках отчета добавьте отбор по полю «Сотрудник» с видом сравнения «В списке» и выберите нужных уволенных, либо используйте отбор по подразделению, если уволенные числятся в нем. Готового флажка «только уволенные» в стандартном отчете нет.

Обязательно ли печатать листки на бумаге?

Нет. Законодательство требует извещать сотрудников о составе зарплаты, но допускает электронную форму, если порядок выдачи закреплен во внутренних документах организации (коллективном или трудовом договоре, локальном акте). Подойдет отправка на корпоративную почту или публикация в личном кабинете сотрудника.

Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?

Сначала нажмите «Сформировать» — печать доступна только для построенного отчета. Если отчет сформирован, но пуст, печатать нечего: проверьте период, организацию и наличие проведенных документов начисления. Также убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр данных по зарплате.

Можно ли изменить внешний вид листка под требования компании?

Да, но для этого потребуется доработка макета печатной формы силами специалиста по 1С или подключение внешней печатной формы. Для большинства организаций достаточно штатных настроек структуры отчета — они не требуют программирования.