Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С распечатать расчет больничного листа
Как распечатать расчет больничного листа в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Где найти печатную форму, как проверить расчет среднего заработка и исправить ошибки.
Печатная форма расчета больничного листа нужна бухгалтеру для проверки начислений, предоставления ревизорам и приложения к больничному при расчетах с ФСС. В программах 1С она формируется автоматически на основании документа «Больничный лист» — отдельно вводить данные не требуется.
Точное расположение команды зависит от конфигурации и её релиза: в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8 печатные формы вызываются из документа через кнопку «Печать», но состав доступных форм различается. Ниже описаны оба варианта, а также способы проверить расчет перед выводом на бумагу.
Какие печатные формы расчета больничного есть в 1С
Под «распечаткой расчета больничного» обычно понимают два документа. Первый — расчет среднего заработка за два предшествующих календарных года с расшифровкой по годам и исключаемым периодам. Второй — расчет самого пособия: среднедневной заработок, процент оплаты в зависимости от стажа, сумма за счет работодателя и за счет ФСС.
В 1С:ЗУП 3.1 обе формы доступны из документа «Больничный лист». Форма «Расчет среднего заработка» повторяет структуру справки, которую работодатели раньше прикладывали к бумажному больничному. Форма «Расчет пособия» показывает итоговую сумму с разбивкой по источникам финансирования.
В 1С:Бухгалтерии 8 набор форм скромнее: как правило, доступен расчет среднего заработка. Детальный расчет пособия с разбивкой по источникам в типовой бухгалтерской конфигурации может отсутствовать — это ограничение конфигурации, а не ошибка настройки.
Сравнение вариантов
Полный набор: расчет среднего заработка и расчет пособия с разбивкой по источникам. Подходит для регулярной кадровой работы.
Обычно доступен только расчет среднего заработка. Для детального расчета пособия используют расшифровку в самом документе или ЗУП.
Подходит для массовой печати по нескольким сотрудникам, но требует предварительной проверки каждого документа.
Печать расчета из документа «Больничный лист» в 1С:ЗУП
Основной сценарий — печать из открытого документа. Откройте раздел «Зарплата» (или «Кадры»), найдите журнал «Больничные листы» и откройте нужный документ. Убедитесь, что документ проведен: у непроведенного документа расчетные данные могут быть неактуальными.
Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа — откроется список доступных форм. Выберите «Расчет среднего заработка» для справки о базе начисления или «Расчет пособия по временной нетрудоспособности» для итогового расчета. Форма откроется в режиме предварительного просмотра.
В окне предварительного просмотра проверьте содержимое и нажмите кнопку с изображением принтера. При необходимости форму можно сохранить в PDF или Excel через меню «Файл — Сохранить», чтобы отправить по электронной почте или приложить к отчету.
- 1Откройте раздел «Зарплата» — «Больничные листы» и найдите нужный документ
- 2Убедитесь, что документ проведен и сумма пособия рассчитана
- 3Нажмите «Печать» в командной панели документа
- 4Выберите «Расчет среднего заработка» или «Расчет пособия»
- 5Проверьте форму в предварительном просмотре и отправьте на принтер
Печать расчета в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Больничный лист» находится в разделе «Зарплата и кадры». Откройте документ и нажмите «Печать» — в списке будет форма «Расчет среднего заработка». Она содержит доход по годам, количество учитываемых дней и итоговый среднедневной заработок.
Если нужна разбивка суммы пособия по источникам (за счет работодателя и за счет ФСС), её можно увидеть на вкладке «Начислено» самого документа — там суммы показаны отдельными строками. Для печатной формы с такой разбивкой потребуется либо 1С:ЗУП, либо подключение внешней печатной формы.
Обратите внимание: если в программе ведется несколько организаций, проверьте, что в документе указана правильная организация — иначе в печатной форме будут неверные реквизиты работодателя.
Проверка данных перед печатью
Печатная форма только отражает то, что рассчитано в документе. Если в расчете ошибка, она попадет на бумагу. Поэтому перед печатью сверьте ключевые показатели: расчетный период (два предшествующих года), заработок по годам, страховой стаж и процент оплаты.
Среднедневной заработок должен быть не ниже рассчитанного из МРОТ и не выше предельной базы для взносов за соответствующие годы. Если сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы, убедитесь, что данные из неё внесены — иначе пособие будет занижено.
Процент оплаты зависит от страхового стажа: при стаже до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%. Стаж подтягивается из карточки сотрудника; если он не заполнен, программа может применить минимальный процент. Проверьте это поле до вывода формы на печать.
Как проверить результат
Соответствует заработку за 2 года, деленному на 730 (или с учетом исключаемых дней), не ниже расчета из МРОТ
Значительно ниже ожидаемого — не внесена справка с прежнего места работы или неверный расчетный период
Соответствует страховому стажу сотрудника (60/80/100%)
Применен 60% при стаже более 8 лет — стаж не заполнен в карточке сотрудника
Первые дни — за счет работодателя, остальное — за счет ФСС
Вся сумма отнесена на работодателя — проверьте причину нетрудоспособности и настройки
Массовая печать расчетов по нескольким сотрудникам
Если нужно распечатать расчеты по нескольким больничным, откройте журнал «Больничные листы», выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует комплект форм по всем выделенным документам.
При массовой печати проверка каждого документа особенно важна: ошибка в одном из них обнаружится только после печати всей пачки. Разумный порядок — сначала отфильтровать журнал по периоду и организации, затем выборочно открыть пару документов и убедиться в корректности расчетов.
Типичные проблемы и их решение
Самая частая ситуация — кнопка «Печать» неактивна или список форм пуст. Обычно причина в том, что документ не записан или не проведен. Запишите и проведите документ, затем повторите попытку. Если формы всё равно нет, проверьте права пользователя: у роли без права печати документов кнопка может быть недоступна.
Вторая проблема — в форме пустые суммы или нулевой средний заработок. Это признак того, что в базе нет данных о доходах сотрудника за расчетный период: например, сотрудник принят недавно, а справка о заработке не внесена. Данные вводятся документом «Справка о заработке для расчета пособий» или вручную в самом больничном на вкладке расчета среднего заработка.
Третья ситуация — форма открывается, но не помещается на лист или печатается с обрезанными полями. В предварительном просмотре настройте масштаб, ориентацию листа и поля через параметры страницы. Типовые формы рассчитаны на альбомную ориентацию.
Что делать, если типовой формы недостаточно
Если ревизоры или ФСС требуют форму с дополнительными реквизитами, которых нет в типовой, есть два пути. Первый — выгрузить форму в Excel и добавить нужные поля вручную: это быстро, но требует повторения при каждой печати. Второй — подключить внешнюю печатную форму через раздел «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки», если включена опция «Дополнительные отчеты и обработки».
Разработку внешней формы имеет смысл заказывать только при регулярной потребности. Для разовых случаев редактирование в Excel быстрее и дешевле. Не изменяйте типовые макеты внутри конфигурации без крайней необходимости — это усложнит последующие обновления.
Что важно запомнить
Расчет больничного печатается из документа «Больничный лист» через кнопку «Печать»: в ЗУП доступны расчет среднего заработка и расчет пособия, в Бухгалтерии — расчет среднего заработка. Перед печатью проверьте проведение документа, стаж, справки о заработке и процент оплаты. Ошибки исправляются в документе, а не в готовой форме.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП находится расчет пособия по больничному?
Откройте документ «Больничный лист», нажмите «Печать» в командной панели и выберите «Расчет пособия по временной нетрудоспособности». Если такой формы нет в списке, проверьте, что документ проведен, а у пользователя есть права на печать.
Почему в печатной форме нулевой средний заработок?
Чаще всего в базе нет данных о доходах за расчетный период: сотрудник недавно принят, а справка о заработке с прежнего места работы не внесена. Внесите справку или данные вручную на вкладке расчета среднего заработка в документе, затем пересчитайте пособие.
Можно ли распечатать расчет сразу по нескольким больничным?
Да. В журнале «Больничные листы» выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует формы по всем выделенным документам одним комплектом.
Как сохранить расчет в PDF вместо печати?
В окне предварительного просмотра откройте меню «Файл — Сохранить» и выберите формат PDF. Также можно воспользоваться виртуальным принтером PDF при обычной печати. Полученный файл удобно прикладывать к электронной переписке.
Нужно ли прикладывать распечатку расчета к электронному больничному?
При проектировании ЭЛН расчет передается в ФСС в электронном виде в составе реестра, бумажное приложение обычно не требуется. Распечатка остается нужна для внутреннего контроля, архива и проверок. Требования уточняйте по актуальному порядку взаимодействия с фондом.