Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать приходный ордер
Как в 1С распечатать приходный ордер: печать ПКО и приходного складского ордера М-4 в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей, настройка форм и типичные ошибки.
Приходный ордер — один из самых часто печатаемых документов в 1С. Под этим названием обычно подразумевают две разные формы: приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1) для учета поступления денег в кассу и приходный складской ордер (форма М-4) для оприходования материалов на склад. Печать обеих форм выполняется прямо из документа кнопкой «Печать», но расположение команд и состав доступных форм зависят от конфигурации: 1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP или Комплексная автоматизация устроены немного по-разному.
Ниже разобраны оба сценария: печать кассового ордера и печать складского приходного ордера, а также массовая печать, настройка печатных форм и решение типичных проблем. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси» — в более старых версиях на обычных формах логика та же, отличаются только названия кнопок.
Какие приходные ордера бывают в 1С
Прежде чем искать кнопку печати, важно определить, какой именно документ вам нужен, потому что в 1С они находятся в разных разделах. Путаница между кассовым и складским ордером — самая частая причина вопроса «не могу найти приходный ордер».
Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляет поступление наличных денег в кассу: выручку от покупателя, возврат подотчетных сумм, взнос учредителя. В 1С:Бухгалтерии это документ «Поступление наличных» в разделе «Банк и касса», в Управлении торговлей — «Приходный кассовый ордер» в разделе «Казначейство» или «Финансы». Унифицированная печатная форма — КО-1.
Приходный складской ордер (форма М-4) оформляет оприходование материалов и товаров на склад от поставщика. В 1С:Бухгалтерии форма М-4 печатается из документа «Поступление (акты, накладные, УПД)», в Управлении торговлей — из «Приобретение товаров и услуг» или из распоряжения «Приходный ордер на товары», если на складе включен ордерный документооборот.
Печать приходного кассового ордера (КО-1)
Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» (в 1С:Бухгалтерии) и найдите нужное поступление наличных в списке. Если документа еще нет, создайте его кнопкой «Поступление», выберите вид операции, заполните сумму, контрагента и основание, затем проведите документ.
В открытом документе нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите пункт «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Программа сформирует форму с двумя частями: самим ордером и отрывной квитанцией. Квитанция после подписания и проставления печати выдается плательщику, а ордер остается в кассовой книге.
Проверьте перед печатью ключевые реквизиты: номер и дату документа, сумму цифрами и прописью, строку «Принято от», основание и корреспондирующий счет. Ошибки в этих полях после выдачи квитанции исправлять проблематично — придется переоформлять документ и забирать старую квитанцию у плательщика.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»
- 2Найдите или создайте документ «Поступление наличных» и проведите его
- 3Нажмите «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
- 4Проверьте сумму, плательщика и основание в сформированной форме
- 5Нажмите значок принтера или Ctrl+P и выберите принтер
- 6Подпишите ордер, оторвите квитанцию и выдайте её плательщику
Печать приходного складского ордера (М-4)
В 1С:Бухгалтерии форма М-4 печатается из документа поступления товаров. Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», найдите накладную поставщика, нажмите «Печать» и выберите «Приходный ордер (М-4)». Форма заполнится данными о поставщике, номенклатуре, количестве и ценах автоматически.
В 1С:Управление торговлей возможны два варианта. Если склад работает без ордерной схемы, М-4 печатается из документа «Приобретение товаров и услуг» через кнопку «Печать». Если на складе включен ордерный документооборот, появляется отдельный документ «Приходный ордер на товары» — он создается на основании распоряжения и подтверждает фактическую приемку. Печать выполняется из него: «Печать» → «Приходный ордер на товары» или форма М-4, если она добавлена в комплект печатных форм.
Обратите внимание: документ «Приходный ордер на товары» в УТ отражает факт приемки на складе и не содержит цен, если товар принят без оформления финансовой накладной. Поэтому для бухгалтерских целей корректнее печатать М-4 из документа приобретения, а складской ордер использовать как внутренний документ кладовщика.
Массовая печать и печать без открытия документа
Если нужно распечатать сразу несколько ордеров — например, все кассовые документы за день для сшива кассовой книги, — открывать каждый документ не обязательно. В журнале документов выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» в командной панели списка и выберите форму. 1С сформирует один общий табличный документ со всеми ордерами.
В некоторых конфигурациях доступна печать комплектов: через «Печать» → «Настраиваемый комплект документов» можно собрать пакет, включающий, например, М-4, счет-фактуру и УПД, и печатать его одной командой. Это удобно при большом потоке поставок.
Сохранить ордер в PDF можно из окна предварительного просмотра: «Файл» → «Сохранить» или кнопка сохранения на панели табличного документа. Это полезно, когда подписанный документ нужно отправить контрагенту или приложить к электронному архиву.
Перед массовой печатью кассовых ордеров проверьте сквозную нумерацию: ПКО должны нумероваться последовательно в течение года без пропусков. Если в списке есть помеченные на удаление документы, исключите их из выделения — иначе в печатный комплект попадут лишние листы.
Настройка печатных форм и реквизитов
Стандартные формы подтягивают данные из документа и справочников, поэтому большинство проблем с печатью решается корректным заполнением исходных данных, а не правкой макета. Проверьте карточку организации: наименование, ИНН, ОКПО (поле используется в форме М-4), подписи руководителя и главного бухгалтера в разделе «Подписи».
Должности и ФИО подписантов в печатные формы подставляются из настроек организации или регистра ответственных лиц. Если в ордере пустые строки «Главный бухгалтер» или «Кассир», заполните эти сведения в карточке организации — форма обновится без каких-либо изменений макета.
Если типовая форма не подходит — например, нужен дополнительный реквизит или другой логотип, — изменения вносятся через макет печатной формы (требует прав на редактирование конфигурации) или через подключение внешней печатной формы. Второй способ предпочтительнее: он не нарушает поддержку конфигурации и не слетает при обновлении.
Типичные проблемы и их решение
Если кнопки «Печать» нет или нужная форма отсутствует в списке, чаще всего дело в правах пользователя или в том, что документ не проведен. Некоторые конфигурации не дают печатать формы из непроведенных документов. Также проверьте, не отключена ли форма в настройках состава печатных форм документа.
Пустые поля в сформированном ордере означают незаполненные данные: сумма прописью формируется автоматически, но строка «Основание», «Принято от» или корреспондирующий счет берутся из документа. Вернитесь в документ, заполните недостающие реквизиты и сформируйте печатную форму заново.
Если форма печатается обрезанной или «уезжает» на второй лист, откройте предварительный просмотр и настройте параметры страницы: масштаб, поля, ориентацию. В табличном документе 1С это делается через «Файл» → «Параметры страницы». Также убедитесь, что в настройках принтера выбран формат бумаги A4.
Проверка результата перед подписанием
Подписанный и выданный документ исправлять сложно, поэтому перед печатью сверьте ордер с первичными данными. Для ПКО — сумму, плательщика, основание платежа и номер документа по кассовой книге. Для М-4 — номенклатуру, количество, поставщика и номер сопроводительной накладной.
После печати убедитесь, что обе части ПКО (ордер и квитанция) содержат одинаковые номер, дату и сумму, а в М-4 заполнены графы принятого количества. Несовпадение квитанции и ордера — формальное нарушение кассовой дисциплины.
Как проверить результат
Соответствуют документу в базе и последовательности нумерации
Пропуск в нумерации или расхождение с журналом
Значения совпадают, пропись сформирована автоматически
Расхождение или пустая строка прописи
Главный бухгалтер и кассир подставлены из карточки организации
Пустые строки подписантов
Номер, дата и сумма совпадают с ордером
Расхождения между квитанцией и ордером
Частые вопросы
Почему в списке печатных форм нет приходного ордера?
Чаще всего документ не проведен, у пользователя недостаточно прав или форма исключена из настройки состава печатных форм. Проведите документ и проверьте права. Если форма нужна нестандартная, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки».
Можно ли распечатать приходный ордер за прошлый период?
Да, если период не закрыт для редактирования. Найдите документ в журнале, установив отбор по дате, и распечатайте обычным способом. Если установлена дата запрета изменения данных, печать обычно доступна, но перепровести или изменить документ без прав администратора не получится.
Как напечатать ПКО на принтере чеков или узком листе?
Типовая форма КО-1 рассчитана на лист A4. Для нестандартного формата бумаги откройте предварительный просмотр, настройте масштаб и поля через «Параметры страницы». Если результат неудобен, потребуется внешняя печатная форма под нужный размер.
Чем отличается приходный ордер на товары от формы М-4?
«Приходный ордер на товары» — внутренний складской документ 1С, фиксирующий факт приемки при ордерной схеме хранения; он не содержит цен и не является бухгалтерским первичным документом. Форма М-4 — унифицированный первичный документ для бухгалтерского учета, печатается из документа поступления товаров.
Можно ли сохранить ордер в PDF и отправить по почте?
Да. Сформируйте печатную форму, затем в окне табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить» и укажите формат PDF. Во многих конфигурациях также доступна кнопка «Отправить» с прикреплением файла к письму прямо из 1С, если настроена учетная запись электронной почты.
Обязательно ли использовать формы КО-1 и М-4?
Нет. Унифицированные формы первичных документов не являются обязательными: организация может разработать собственные формы, закрепив их в учетной политике. Однако типовые формы 1С полностью соответствуют унифицированным и подходят большинству организаций без дополнительной доработки.
Что важно запомнить
Приходный ордер печатается кнопкой «Печать» из проведенного документа: КО-1 — из поступления наличных, М-4 — из поступления товаров. Перед печатью проверьте сумму, плательщика, нумерацию и подписантов, а изменения в макеты вносите только через внешние печатные формы и после резервного копирования базы.