Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать приходный кассовый ордер в 1С
Как распечатать приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 8.2: создание документа, печать формы КО-1, настройка печатной формы и частые ошибки.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации. В программах 1С документ создаётся на основании хозяйственной операции, а его печатная форма соответствует унифицированной форме КО-1. Ниже разобран порядок печати в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3, а также особенности для других решений на платформе 1С:Предприятие.
Общая логика во всех конфигурациях одинакова: сначала создаётся и проводится документ «Приходный кассовый ордер», затем из него выводится печатная форма. Если ордер уже введён в базу, распечатать его можно за несколько секунд — важно лишь знать, где находится кнопка печати и как выбрать нужную форму.
Обратите внимание: печать возможна только для проведённого документа. Если ордер не проведён, программа либо выдаст предупреждение, либо выведет форму с пометкой, что документ не проведён, — такой бланк нельзя использовать как официальный первичный документ.
Как найти нужный ПКО в базе 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 журнал кассовых документов находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В списке отображаются и приходные, и расходные ордера. Чтобы быстро отфильтровать только приходные, используйте поле поиска по номеру или отбор по виду документа.
Если документов много, удобно настроить отбор по периоду и контрагенту: нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условия. Также найти ордер можно через полнотекстовый поиск по базе (лупа в правом верхнем углу), если известна сумма или основание платежа.
В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» путь отличается: кассовые документы расположены в разделе «Казначейство» или «Финансы». Название документа может быть «Приходный кассовый ордер» или «Поступление наличных ДС» — суть операции та же.
Печать ПКО из формы документа
Самый быстрый способ — распечатать ордер сразу после его заполнения. Откройте документ, проверьте реквизиты (сумма, принято от кого, основание, счёт учёта) и нажмите кнопку «Провести». После проведения станет активна команда печати.
Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы документа (обычно вверху или в меню «Ещё»). В выпадающем списке выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Откроется окно предварительного просмотра с готовым бланком: верхняя часть — сам ордер, нижняя — отрывная квитанция, которую кассир выдаёт лицу, внёсшему деньги.
В окне предварительного просмотра доступны стандартные действия табличного документа: отправка на принтер, сохранение в PDF, Excel или MXL, изменение масштаба и параметров страницы. Чтобы вывести документ на бумагу, нажмите значок принтера или сочетание клавиш Ctrl+P.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»
- 2Найдите нужный приходный ордер по номеру или дате и откройте его
- 3Убедитесь, что документ проведён (нет значка карандаша в списке)
- 4Нажмите «Печать» и выберите форму «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
- 5В окне предварительного просмотра нажмите значок принтера или сохраните файл в PDF
Групповая печать нескольких ордеров
Если нужно распечатать сразу несколько ПКО, открывать каждый по отдельности не обязательно. В списке «Кассовые документы» выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Ещё» → «Печать» и выберите печатную форму. Программа сформирует один табличный документ со всеми выбранными ордерами.
Учтите, что групповая печать доступна не во всех конфигурациях и не для всех форм. Если пункт печати в списке неактивен, проверьте, что выделены документы одного вида и все они проведены.
Что должно быть на печатной форме КО-1
Печатная форма КО-1 заполняется автоматически из реквизитов документа. Перед выводом на бумагу сверьте ключевые поля: номер и дату ордера, сумму цифрами и прописью, поле «Принято от», основание (например, «Оплата по договору»), корреспондирующий счёт и подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира.
Подписи ответственных лиц подставляются из данных организации и настроек ответственных лиц. Если на форме пустые строки вместо ФИО, проверьте: раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» (или «Ответственные лица»). Без подписей бланк не будет соответствовать требованиям к первичному документу.
Как проверить результат
Документ проведён, в списке нет значка непроведённого документа
Документ помечен карандашом — печатная форма будет неофициальной
Сумма прописью совпадает с цифровым значением, есть указание валюты
Сумма прописью пустая или отличается от цифр
ФИО руководителя, главбуха и кассира заполнены
Строки подписей пустые — не заполнены ответственные лица
Номер соответствует сквозной нумерации кассовых документов
Номер пропущен или дублируется
Настройка печатной формы и частые проблемы
Если стандартная форма не устраивает — например, нужно добавить логотип, изменить состав полей или вывести дополнительные реквизиты, — макет можно доработать. В типовых конфигурациях это делается через механизм внешних печатных форм (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки») без изменения самой конфигурации.
Распространённая ситуация — кнопка «Печать» есть, но нужной формы в списке нет. Это бывает в нетиповых или сильно доработанных конфигурациях, а также при ограничении прав пользователя. Проверьте права доступа к документу и наличие подключённых внешних печатных форм.
Ещё одна проблема — обрезание текста при печати. Обычно помогает настройка масштаба в предварительном просмотре, выбор альбомной/книжной ориентации или смена принтера по умолчанию. Форма КО-1 рассчитана на печать на листе А4 книжной ориентации.
Как распечатать ПКО в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей 11 откройте «Финансы» → «Приходные кассовые ордера», откройте документ и нажмите «Печать» → «Приходный кассовый ордер». Форма КО-1 формируется аналогично бухгалтерской конфигурации.
В 1С:Зарплата и управление персоналом ПКО используется реже (например, при возврате средств в кассу), документ находится в разделе «Выплаты» или «Финансы» в зависимости от версии. В 1С:Комплексная автоматизация и ERP путь: «Казначейство» → «Кассовые ордера».
В старых версиях на платформе 8.2 (обычные формы) кнопка печати находится внизу формы документа или на панели инструментов. Логика не меняется: провести документ → «Печать» → выбрать форму КО-1.
Сохранение ПКО в электронном виде
Если бумажный экземпляр не нужен, ордер удобно сохранить в PDF для отправки контрагенту или архива. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» (или значок дискеты) и выберите формат PDF. Документ сохранится с точным воспроизведением печатной формы.
Для обмена с контрагентами в электронном виде можно использовать сервисы ЭДО, интегрированные с 1С, но учтите: для кассовых документов юридическую значимость имеют форматы, согласованные с оператором ЭДО и контрагентом. Квитанцию к ПКО плательщик чаще всего получает на бумаге либо скан-копией.
Что важно запомнить
ПКО печатается из проведённого документа кнопкой «Печать» с выбором формы КО-1. Перед выводом на бумагу проверьте сумму прописью, подписи ответственных лиц и номер документа. Для нескольких ордеров используйте групповую печать из списка, для архива — сохранение в PDF.
Частые вопросы
Почему кнопка «Печать» неактивна или в списке нет формы КО-1?
Чаще всего документ не проведён — сначала нажмите «Провести». Если документ проведён, проверьте права пользователя и наличие подключённых внешних печатных форм в разделе «Администрирование». В редких случаях форма отсутствует в самописной конфигурации — тогда макет добавляет программист.
Как напечатать ПКО задним числом?
Создайте документ нужной датой, проведите его и распечатайте обычным способом. Учтите, что номер ордера программа присвоит автоматически в соответствии с хронологией, поэтому при вводе документов задним числом нумерация может отличаться от уже выданных бумажных ордеров — это нужно контролировать вручную.
Можно ли изменить печатную форму, например добавить логотип?
Да, через механизм дополнительных внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»). Макет создаётся в конфигураторе на основе типового и подключается без снятия конфигурации с поддержки. При отсутствии навыков эту работу выполняет специалист по 1С.
Почему на форме пустые строки вместо подписей руководителя и кассира?
Подписи подставляются из данных об ответственных лицах организации. Откройте карточку организации («Главное» → «Реквизиты организации») и заполните раздел подписей или ответственных лиц с указанием периода действия. После этого пересоздайте печатную форму.
Как распечатать сразу все ПКО за день?
В журнале «Кассовые документы» установите отбор по дате и виду документа, выделите все строки (Ctrl+A) и выберите «Ещё» → «Печать» → нужная форма. Если групповая печать недоступна в вашей конфигурации, ордера выводятся по одному.
Обязательно ли печатать ПКО на бумаге?
Законодательство допускает хранение первичных документов в электронном виде, если обеспечена возможность их воспроизведения на бумаге. Однако квитанция к ПКО традиционно выдаётся внёсшему деньги лицу в бумажном виде, поэтому на практике большинство организаций ордера распечатывают.