Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать приказ о приеме на работу
Как в 1С:ЗУП и 1С:Управление персоналом распечатать приказ о приеме на работу по форме Т-1: создание документа, печать, настройка макета, ошибки и FAQ.
Приказ о приеме на работу — один из основных кадровых документов, который работодатель обязан оформить при трудоустройстве сотрудника. В программах 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Управление персоналом этот документ формируется автоматически на основании введенных данных о сотруднике, должности, окладе и дате начала работы, а печать выполняется буквально в несколько кликов.
Ниже разобран полный порядок действий: от создания документа «Прием на работу» до вывода на печать унифицированной формы Т-1 или произвольного шаблона организации. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Управление персоналом, интерфейс «Такси»; в других конфигурациях логика аналогична, отличаются только названия разделов.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на работу с кадровыми документами: как правило, достаточно роли «Кадровик» или «Расчетчик». Если разделы с документами не видны или кнопки неактивны — это вопрос к администратору базы, а не к самой процедуре печати.
Где в 1С находится документ приема на работу
В 1С:ЗУП 3.1 кадровые документы сосредоточены в разделе «Кадры». Откройте его в левой панели разделов и выберите журнал «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — отдельный пункт «Приемы на работу»). Это общий журнал кадровых приказов, где отображаются все события по сотрудникам.
Если сотрудник уже принят и вам нужно только распечатать приказ повторно, найдите нужный документ в журнале через поиск по фамилии или фильтр по дате. Печатная форма доступна из карточки документа в любой момент — повторная печать не создает новых проводок и не меняет учетные данные.
Альтернативный путь — карточка сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного человека и перейдите по ссылке «Оформить документ» или просмотрите связанные документы. Это удобно, когда вы помните фамилию, но не помните дату приказа.
Создание документа «Прием на работу»
В журнале «Приемы, переводы, увольнения» нажмите кнопку «Создать» и выберите «Прием на работу». Откроется форма документа, где последовательно заполняются ключевые поля: организация, дата приема, сотрудник (если человек новый — создайте его прямо из документа кнопкой-ссылкой «Новый сотрудник»), подразделение и должность.
Далее заполните условия оплаты: вид занятости (основное место работы или совместительство), оклад или тарифную ставку, надбавки при необходимости. На закладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, его характер (срочный или бессрочный), условия испытательного срока. Именно эти данные попадут в печатную форму приказа, поэтому проверьте их до проведения.
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Непроведенный документ не участвует в учете: сотрудник не появится в штатных отчетах, а часть печатных форм может быть недоступна или выведется с неполными данными. Признак успешного проведения — документ отображается в журнале обычным (не серым) шрифтом.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
- 2Нажмите «Создать» → «Прием на работу»
- 3Заполните сотрудника, дату приема, подразделение, должность и условия оплаты
- 4Укажите номер и дату трудового договора на соответствующей закладке
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ записан без ошибок
- 6Нажмите «Печать» → «Приказ о приеме на работу (Т-1)» и выведите форму на принтер
Как вывести приказ на печать
Откройте проведенный документ «Прием на работу» и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В выпадающем списке выберите «Приказ о приеме на работу (Т-1)». Программа сформирует табличный документ с заполненной формой: реквизиты организации, ФИО сотрудника, табельный номер, должность, условия оплаты, характер работы и подпись руководителя.
В окне предварительного просмотра проверьте данные и нажмите значок принтера или сочетание Ctrl+P. Если приказов несколько (например, групповой прием), удобнее форма Т-1а: она доступна из того же меню печати при выделении нескольких документов в журнале либо из документа «Прием на работу списком», если он используется в вашей конфигурации.
Кроме бумажного вывода, форму можно сохранить в файл: в окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» и выберите формат PDF, Excel или MXL. PDF удобен для отправки на электронную подпись или хранения в архиве, MXL — для передачи другому пользователю 1С без искажения форматирования.
Печать приказа по собственному шаблону организации
Если в компании принят свой бланк приказа, типовую форму Т-1 можно заменить. В 1С:ЗУП поддерживается механизм печати по шаблонам Word: документ заполняется автоматически, а оформление берется из файла .docx, подготовленного в вашей организации. Подключение шаблонов выполняется в настройках печатных форм: раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
Второй вариант — доработка макета через конфигуратор, но это уже задача для специалиста по 1С: изменение типовой конфигурации усложняет обновления. Для разовых случаев проще вывести форму Т-1 в Excel, отредактировать вручную и распечатать — данные при этом не пострадают, а трудозатраты минимальны.
Сравнение вариантов печати
Подходит большинству организаций, готова сразу после установки программы. Ограничение: фиксированный макет, изменить его без конфигуратора нельзя.
Подходит при утвержденном фирменном бланке. Требует однократной настройки шаблона с полями-заполнителями.
Быстрый вариант для разовых нестандартных приказов. Минус: при повторной печати правки придется вносить заново, есть риск расхождения с учетными данными.
Проверка результата и типичные проблемы
После формирования печатной формы сверьте ключевые поля: ФИО сотрудника полностью, дату приема, наименование должности по штатному расписанию, размер оклада и наличие подписи руководителя. Расхождение между приказом и трудовым договором — частая причина замечаний при проверках, поэтому номер и дату договора в документе заполняйте теми же значениями, что на бумажном оригинале.
Если кнопка «Печать» неактивна или форма не открывается, наиболее вероятные причины: документ не проведен, у пользователя недостаточно прав, либо в базе повреждена настройка печатных форм. Первые два случая решаются проведением документа и обращением к администратору; третий требует диагностики специалиста.
Отдельная ситуация — пустые поля в форме. Если в приказе не выводится оклад, проверьте закладку оплаты в документе: начисление должно быть назначено и проведено вместе с документом. Если не выводится подписант — смотрите ответственных лиц организации на дату приказа, как описано выше.
Как проверить результат
Отображается обычным шрифтом, открывается без ошибок
Серый шрифт (не проведен) или пометка удаления
Заполнены ФИО, должность, дата, оклад, подписант
Пустые поля, прочерки вместо сумм, не тот руководитель
Номер, дата и условия совпадают с бумажным договором
Расхождения в датах, окладе или формулировках
Частые ошибки при оформлении и печати
Самая распространенная ошибка — печать приказа из непроведенного документа или до заполнения условий оплаты. Внешне форма выглядит корректно, но в ней отсутствуют суммы или условия работы, и такой приказ придется перепечатывать. Вторая типичная ситуация — неверная дата документа: приказ датируется днем создания в программе, а не фактической датой приема, что приводит к расхождениям с трудовым договором.
Еще одна ошибка — редактирование печатной формы в Excel после выгрузки без исправления самого документа. В учете остаются старые данные, и при следующей печати (например, для архива или проверки) снова выйдет исходный вариант. Правило простое: любые изменения вносите в документ 1С, а не в выгруженный файл.
Повторная печать и электронный документооборот
Повторно распечатать приказ можно в любой момент: найдите документ в журнале «Приемы, переводы, увольнения» и снова нажмите «Печать». Если данные с тех пор менялись (например, исправили оклад задним числом), форма выведется с актуальными значениями — учитывайте это при сверке с уже подписанным бумажным экземпляром.
При использовании кадрового ЭДО приказ можно не печатать вовсе: документ отправляется сотруднику на ознакомление и подписание в электронном виде. Настройка кадрового электронного документооборота выполняется в разделе «Настройка» → «Кадровый ЭДО» и требует действующей электронной подписи у работодателя. Даже при работающем ЭДО сохраняйте возможность бумажной печати — она понадобится для сотрудников, отказавшихся от электронного взаимодействия.
Что важно запомнить
Приказ о приеме печатается из проведенного документа «Прием на работу» кнопкой «Печать» → «Т-1». Корректность формы зависит от полноты данных в документе: оплата, договор, подписант. Исправляйте данные в документе, а не в выгруженном файле, а доработку макетов доверяйте специалисту.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать приказ, если документ еще не проведен?
Технически печатная форма иногда доступна и до проведения, но данные в ней могут быть неполными, а сам документ не участвует в учете. Правильный порядок — сначала провести документ, убедиться в отсутствии ошибок и только затем печатать приказ.
Как распечатать приказы сразу по нескольким сотрудникам?
Выделите в журнале «Приемы, переводы, увольнения» нужные документы с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Печать» и выберите форму Т-1а (общий приказ на список) либо печать отдельных Т-1 по каждому документу — набор доступных вариантов зависит от версии конфигурации.
Почему в печатной форме не выводится оклад сотрудника?
Чаще всего начисление не назначено в документе: откройте закладку оплаты в «Приеме на работу» и убедитесь, что добавлено начисление с указанным размером. Также проверьте, что документ проведен, — в редких случаях форма берет данные только из проведенных движений.
Как изменить подписанта в приказе?
Подписант берется из ответственных лиц организации. Откройте карточку организации, найдите список ответственных лиц и добавьте или исправьте запись о руководителе с нужной датой начала действия. После этого пересформируйте печатную форму — подписант обновится.
Обязательно ли использовать именно форму Т-1?
Нет, применение унифицированных форм необязательно: организация вправе утвердить собственный бланк приказа. В 1С при этом можно подключить печать по шаблону Word или доработать макет, однако форма Т-1 остается самым простым и общепринятым вариантом.
Можно ли отправить приказ сотруднику в электронном виде вместо печати?
Да, при настроенном кадровом электронном документообороте приказ отправляется сотруднику на электронное подписание без бумажного экземпляра. Для этого требуется действующая электронная подпись работодателя и согласие сотрудника на ЭДО; печатная форма при этом остается доступной как запасной вариант.