Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С распечатать непроведенный документ
Разбираем, как распечатать непроведенный документ в 1С: печать без проведения, настройка прав, типовые проблемы и способы вывода черновиков на печать.
Непроведенный документ в 1С — это документ, который сохранен в базе, но не сделал движений по регистрам: товары не списаны, деньги не проведены, проводки не сформированы. Такие документы часто используют как черновики или проекты, и потребность их распечатать возникает регулярно — например, чтобы согласовать счет с клиентом, показать накладную руководителю или проверить данные перед проведением.
Хорошая новость: в большинстве конфигураций 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) печать непроведенного документа возможна штатными средствами. Однако есть нюансы: часть печатных форм требует проведения, а у пользователя могут быть ограничены права. Ниже разберем все рабочие способы и типичные проблемы.
Как распечатать непроведенный документ стандартным способом
Самый простой сценарий — печать прямо из формы документа. Откройте нужный документ из журнала (он будет отображаться без зеленой «галочки» проведения в списке), заполните необходимые поля и сохраните его кнопкой «Записать». Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите нужную печатную форму из выпадающего списка.
Сформированный табличный документ откроется в окне предварительного просмотра. Здесь можно оценить результат, при необходимости отредактировать макет (если включен режим редактирования) и отправить на принтер стандартной кнопкой печати или сочетанием Ctrl+P.
Важно понимать: кнопка «Провести и закрыть» для печати не обязательна. Достаточно, чтобы документ был записан в базу — незаписанный (только что созданный и ни разу не сохраненный) документ распечатать не получится, система предложит сначала его записать.
- 1Откройте журнал документов и найдите нужный непроведенный документ
- 2Откройте документ и нажмите «Записать», если он еще не сохранен
- 3Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму
- 4Проверьте документ в окне предварительного просмотра
- 5Отправьте на принтер через Ctrl+P или кнопку печати
Печать из списка документов без открытия формы
Если документов несколько, открывать каждый не обязательно. В журнале документов выделите один или несколько непроведенных документов (с зажатой клавишей Ctrl для выборочного выделения или Shift для диапазона), затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму. Система сформирует печатные формы для всех выделенных документов.
Этот способ удобен для массовой печати черновиков — например, когда менеджер подготовил партию счетов, которые еще не согласованы и не проведены, но их нужно отправить клиентам или распечатать на подпись.
Почему печатная форма может не формироваться
Не все печатные формы в 1С доступны для непроведенных документов. Некоторые формы программно требуют проведения, потому что берут данные из движений документа по регистрам — например, формы, выводящие бухгалтерские проводки, складские остатки после операции или регистрационные номера, присваиваемые при проведении. При попытке печати такой формы система выдаст сообщение вида «Документ не проведен» или форма окажется пустой.
Вторая частая причина — ограничение прав. Если у пользователя нет права на печать документа или на просмотр связанных данных (контрагентов, номенклатуры), кнопка печати может быть неактивна, а форма — выводиться с пустыми полями. Проверить это можно под учетной записью с полными правами.
Третья причина — незаполненность обязательных для печатной формы данных. Даже если документ записан, форма может не сформироваться корректно, если не заполнены организация, контрагент, табличная часть или другие ключевые реквизиты.
Что делать, если форма требует проведения
Если нужная печатная форма недоступна без проведения, есть несколько практических вариантов. Первый — использовать альтернативную форму из списка печати: во многих конфигурациях для одного документа доступно несколько макетов, и часть из них строится только по данным самого документа, без обращения к регистрам.
Второй вариант — временно провести документ, распечатать форму и сразу отменить проведение. Этот способ допустим, только если документ находится в открытом периоде и его кратковременное проведение не повлияет на параллельную работу других пользователей: например, склад в этот момент не формирует отчет по остаткам. После отмены проведения движения удаляются.
Третий вариант — подключить внешнюю печатную форму через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). Внешнюю форму можно настроить так, чтобы она строилась только по реквизитам документа и не требовала проведения. Это работа для специалиста по 1С, но она решает проблему системно.
Как выбрать действие
Проверка результата перед отправкой на принтер
Перед печатью непроведенного документа полезно убедиться, что получатель поймет статус документа. Непроведенный документ — не основание для отгрузки или оплаты, поэтому на черновиках имеет смысл добавлять пометку «Проект» или «Не проведен». В типовых формах такой пометки обычно нет; ее можно добавить вручную в режиме редактирования табличного документа (кнопка «Еще» → «Изменить» в окне предварительного просмотра, если разрешено настройками) либо через доработку макета.
Также проверьте, что в форму попали актуальные данные: если документ редактировался после записи, но не был перезаписан, печатная форма может содержать устаревшие значения. Перед печатью нажмите «Записать» еще раз.
Как проверить результат
Документ записан, пометки проведения нет — как и требовалось
Документ случайно проведен (зеленая галочка) — отмените проведение
Все суммы, позиции и реквизиты совпадают с формой документа
Пустые поля или старые данные — перезапишите документ и сформируйте форму заново
На черновике есть пометка «Проект» или «Не проведен»
Документ выглядит как финальный — получатель может принять его за основание к оплате
Типичные ошибки при печати непроведенных документов
Самая распространенная ошибка — проведение документа только ради печати без последующей отмены. Документ остается проведенным, делает движения по регистрам и искажает остатки, взаиморасчеты или проводки. Если такое случилось, отмените проведение кнопкой «Отмена проведения» в форме документа или через меню «Еще».
Вторая ошибка — печать незаписанного документа. Пользователь заполняет форму, сразу жмет «Печать» и получает сообщение о необходимости записи или форму с неполными данными. Правило простое: сначала «Записать», потом «Печать».
Третья ошибка — отправка непроведенного документа контрагенту без пометок. Клиент может оплатить счет, который потом будет изменен или удален. Всегда маркируйте черновики и согласовывайте внутри компании, какие непроведенные документы допустимо отправлять вовне.
Ограничения и особенности в разных конфигурациях
Поведение печати зависит от конфигурации и ее настроек. В «1С:Бухгалтерии» большинство форм (счет на оплату, акт, накладная ТОРГ-12) формируются по данным документа и доступны без проведения. В «1С:Управление торговлей» и ERP часть форм может зависеть от статуса документа: например, распоряжения на отгрузку или ордерные формы привязаны к статусной модели, и до перевода документа в нужный статус форма может быть недоступна.
В управляемых формах также действует механизм «Печать» из подсистемы «Дополнительные отчеты и обработки»: состав доступных печатных форм можно менять в настройках, поэтому у разных пользователей список форм одного документа может отличаться. Если нужной формы нет в списке, проверьте настройки печатных форм у администратора.
Частые вопросы
Можно ли распечатать документ, который вообще не записан в базу?
Нет. Печатная форма строится по сохраненным данным, поэтому документ нужно хотя бы один раз записать кнопкой «Записать». Проводить при этом не обязательно.
Почему при печати непроведенного документа форма выходит пустой?
Чаще всего форма берет данные из движений по регистрам, которых у непроведенного документа нет, либо не заполнены ключевые реквизиты (организация, контрагент, табличная часть). Попробуйте другую печатную форму из списка или проверьте заполненность документа.
Отразится ли печать непроведенного документа в учете?
Нет. Формирование и вывод печатной формы — операция только чтения данных. Движения по регистрам создаются исключительно при проведении документа.
Как добавить на черновик надпись «Проект» или «Не проведен»?
В окне предварительного просмотра включите редактирование табличного документа (если оно разрешено настройками) и впишите пометку вручную. Для постоянного решения попросите специалиста доработать макет печатной формы или подключить внешнюю форму с водяным знаком.
Кнопка «Печать» неактивна — что проверить в первую очередь?
Сначала убедитесь, что документ записан. Затем проверьте права пользователя на печать этого вида документов и на просмотр связанных справочников. Если под полными правами кнопка работает, проблема в настройке ролей — обратитесь к администратору 1С.
Можно ли массово распечатать только непроведенные документы?
Да. В журнале документов отберите непроведенные документы через отбор (по признаку проведения или отсутствию отметки), выделите их и нажмите «Печать» из командной панели списка. Формы сформируются для всех выделенных документов.
Что важно запомнить
Непроведенный документ печатается штатно: записали документ → нажали «Печать» → выбрали форму. Если форма требует проведения, используйте альтернативный макет или временное проведение с обязательной отменой. Печать сама по себе учет не меняет; рискуют данные только при забывчивом проведении ради печати.