Как в 1С распечатать накладную

Печать накладной — одна из самых частых операций в 1С: без подписанного бумажного документа не отгрузить товар покупателю и не принять поставку от поставщика. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) печатные формы уже встроены, и для вывода накладной на принтер достаточно нескольких кликов.

Основной принцип одинаков во всех конфигурациях: сначала создаётся и проводится документ (например, «Реализация товаров и услуг»), затем из него через кнопку «Печать» вызывается нужная форма — ТОРГ-12, расходная накладная, товарная накладная по внутреннему шаблону или универсальный передаточный документ (УПД).

Ниже разобраны конкретные шаги для разных сценариев: печать из открытого документа, пакетная печать из списка, настройка макета, а также решение типичных проблем — когда форма не открывается, печатается не та накладная или данные выводятся с ошибками.

Какие накладные можно распечатать из 1С

Прежде чем печатать, определите, какая именно форма нужна. В типовых конфигурациях доступны несколько вариантов, и выбор зависит от ситуации: кому отгружаете, нужен ли документ для налогового учёта, требует ли покупатель конкретную форму.

Наиболее востребованные печатные формы:

• ТОРГ-12 — унифицированная товарная накладная. Формально обязательной не является, но остаётся стандартом де-факто при отгрузке товаров организациям.
• Расходная накладная — внутренняя форма 1С, компактная, содержит основные реквизиты. Подходит, когда стороны договорились использовать собственный бланк.
• УПД (универсальный передаточный документ) — совмещает накладную и счёт-фактуру. Удобен, когда покупатель принимает УПД и нужно сократить документооборот.
• Накладная на внутреннее перемещение — для движения товара между своими складами и подразделениями.

Печать накладной из открытого документа

Это базовый и самый частый сценарий. Порядок действий практически одинаков в «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации», ERP и «Бухгалтерии».

1. 1
   Откройте документ отгрузки: «Реализация (акты, накладные)» в Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в УТ/КА/ERP.
2. 2
   Убедитесь, что документ проведён — в статусе не должно быть пометки «не проведён». При необходимости нажмите «Провести».
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» на командной панели документа (в некоторых конфигурациях — выпадающее меню со стрелкой).
4. 4
   В списке форм выберите нужную: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Расходная накладная» или «Универсальный передаточный документ (УПД)».
5. 5
   В окне предварительного просмотра проверьте данные и нажмите «Печать» (значок принтера), выберите принтер и количество копий.

Накладная обычно печатается в двух экземплярах: один остаётся у продавца с подписью покупателя, второй передаётся с товаром. Количество копий задаётся в стандартном диалоге печати принтера.

Если документ не проведён, часть конфигураций всё равно позволит вывести форму, но в ней могут отсутствовать данные о сериях, складах или итоговых суммах. Надёжнее сначала провести документ, а потом печатать.

Если нужной формы нет в списке

Состав выпадающего меню «Печать» зависит от вида операции документа и настроек конфигурации. Если нужной формы нет, проверьте вид операции документа (например, «Товары» вместо «Услуги») и наличие внешних печатных форм в разделе «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки».

Пакетная печать накладных из списка документов

Когда за день оформляются десятки отгрузок, открывать каждый документ нерационально. 1С позволяет распечатать накладные сразу по нескольким документам из журнала.

Порядок действий:

1. Откройте список документов, например «Продажи — Реализация товаров и услуг».
2. Выделите нужные документы: с зажатой клавишей Ctrl — отдельные строки, с Shift — диапазон.
3. Нажмите кнопку «Печать» над списком и выберите форму (ТОРГ-12, расходная накладная).
4. 1С сформирует единый табличный документ, где накладные идут друг за другом с разрывом страниц. Отправьте его на принтер.

В некоторых конфигурациях есть вариант «Печать комплекта» — накладная выводится вместе со счётом на оплату и счётом-фактурой одним действием. Это удобно, когда покупателю всегда отправляется полный пакет документов.

Настройка формы перед печатью

Стандартный макет подходит не всем: где-то нужно вывести колонку «Артикул», где-то — убрать цены для склада, где-то — добавить логотип и дополнительные подписи. Возможности зависят от конфигурации.

Что обычно можно настроить без доработок:

• Дополнительные колонки. В ряде конфигураций в форме документа или в настройках печати есть выбор состава колонок: код, артикул, характеристика, серия.
• Факсимиле и подписи. В «Управлении торговлей» и ERP в карточке организации и в настройках печати можно задать ответственных лиц, чьи ФИО подставляются в подписи накладной.
• Логотип. Загружается в карточку организации («Администрирование — Организации») и выводится на печатные формы, где это предусмотрено макетом.
• Номер и дата. Подставляются из документа автоматически; при необходимости особой нумерации настраивается префикс в нумераторах.

Если штатных настроек не хватает, подключают внешнюю печатную форму — файл с расширением .epf, который добавляется через «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Дополнительные отчёты и обработки». Разработку такой формы лучше поручить специалисту по 1С: ошибка в макете приведёт к неверным реквизитам на юридически значимом документе.

Проверка накладной перед выводом на принтер

Накладная — первичный учётный документ, и ошибки в ней создают проблемы при приёмке товара, сверках и налоговых проверках. Перед печатью стоит проверить несколько контрольных точек.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты сторон

Норма

Названия, ИНН, КПП и адреса продавца и покупателя совпадают с договором

Тревожный признак

Устаревший адрес, ошибка в ИНН, указана не та организация

Табличная часть

Норма

Номенклатура, количество, цены и итоги совпадают с фактической отгрузкой

Тревожный признак

Лишние позиции, неверные цены, пустые строки

Итоговые суммы

Норма

Сумма прописью и количество мест заполнены и сходятся с таблицей

Тревожный признак

Нулевые итоги, сумма прописью отсутствует

Подписи и номер

Норма

Подставлены ответственные лица, номер и дата документа корректны

Тревожный признак

Пустые поля подписантов, номер с чужим префиксом

Удобный приём — сначала сохранить накладную в PDF (кнопка «Сохранить» в окне предварительного просмотра) и сверить с заказом или отгрузочной ведомостью на экране. Бумага расходуется только после окончательной проверки.

Типичные проблемы и их решение

Даже в типовой конфигурации печать иногда не срабатывает. Ниже — ситуации, с которыми пользователи сталкиваются чаще всего.

Отдельная ситуация — кнопка «Печать» неактивна или форма открывается с ошибкой. Частые причины: недостаточно прав у пользователя (обратиться к администратору), повреждённый кэш (помогает перезапуск сеанса или очистка кэша) либо доработанная конфигурация, где печатная форма конфликтует с обновлением — тут нужен специалист.

Альтернативы бумажной печати

Бумажная накладная — не единственный вариант. Всё чаще документ отправляют контрагенту в электронном виде, а печатают только при необходимости.

Сравнение вариантов

Печать на принтере

Подходит, когда покупатель требует бумажный оригинал с подписью и печатью. Ограничение: расход бумаги и время при большом числе отгрузок.

Сохранение в PDF и отправка по e-mail

Быстро и бесплатно, накладную можно подписать сканом. Ограничение: юридическая значимость зависит от договорённостей сторон.

ЭДО из 1С (УПД через оператора)

Юридически значимый документ без бумаги, автоматическая сверка. Ограничение: обе стороны должны быть подключены к обмену электронными документами.

Для сохранения в PDF откройте печатную форму и нажмите «Сохранить» — выберите формат PDF. Для электронного документооборота в типовых конфигурациях есть встроенный сервис «1С-ЭДО»: накладная в формате УПД подписывается электронной подписью и уходит контрагенту напрямую из документа.

Частые вопросы о печати накладных в 1С

Можно ли распечатать накладную, если документ не проведён?

Технически в большинстве конфигураций — да, форма откроется. Но данные могут быть неполными: не заполнятся склады, серии, итоговые количества. Корректная практика — сначала провести документ, затем печатать. Если провести не удаётся из-за ошибок, сначала устраните их.

Почему в меню «Печать» нет формы ТОРГ-12?

Чаще всего причина в виде операции документа: для услуг ТОРГ-12 не предлагается, так как это товарная накладная. Проверьте вид операции. Также форма может быть отключена в настройках или заменена внешней печатной формой — смотрите раздел «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки».

Как распечатать накладную в двух экземплярах сразу?

В диалоге печати принтера укажите количество копий — 2. Альтернатива: в некоторых конфигурациях в настройках печатной формы есть параметр числа экземпляров. Учтите, что подписи и печати на каждом экземпляре проставляются отдельно.

Можно ли изменить накладную уже после печати?

Да, но правильно это делать через документ: исправьте данные в документе, перепроведите его и сформируйте печатную форму заново. Ручная правка табличного документа в предпросмотре возможна, но создаёт расхождение между базой и бумагой — этого следует избегать.

Как добавить логотип компании на накладную?

Загрузите изображение логотипа в карточку организации (раздел с реквизитами организации). На типовых формах, где макет это поддерживает, логотип появится автоматически. Если типовой макет не выводит логотип, потребуется внешняя печатная форма с нужным шаблоном.

Что делать, если накладная печатается обрезанной или мелким шрифтом?

Откройте предварительный просмотр и проверьте параметры страницы: ориентацию (для ТОРГ-12 обычно альбомная), поля и масштаб. В окне печати 1С есть настройка масштабирования — включите режим умещения по ширине страницы. Если проблема повторяется у всех пользователей, проверьте настройки самого принтера.