Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С распечатать накладную на одном листе
Как распечатать накладную в 1С на одном листе: настройка масштаба печати, ориентации страницы, полей и макета. Пошаговая инструкция и решение типичных проблем.
Накладная в 1С (ТОРГ-12, товарная накладная или УПД) при печати «разъезжается» на два-три листа, хотя данных в ней немного. Чаще всего виноваты неправильный масштаб, альбомная ориентация вместо книжной, слишком широкие поля или большое число строк табличной части — проверьте эти параметры в настройках страницы перед выводом документа.
Хорошая новость в том, что в большинстве случаев проблему решают штатные средства программы: настройка масштаба в предварительном просмотре, параметры страницы или редактирование макета печатной формы. Ниже разобраны все рабочие способы — от самых быстрых до более глубоких, с изменением макета.
Инструкция подходит для типовых конфигураций: 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика действий везде одинаковая.
Быстрый способ: масштаб в предварительном просмотре
Самый простой метод не требует никаких настроек конфигурации. Сформируйте печатную форму накладной стандартной кнопкой «Печать» в документе. Откроется табличный документ с предварительным просмотром.
Перед отправкой на принтер нажмите кнопку «Параметры страницы» или используйте поле масштаба на панели инструментов предварительного просмотра. Уменьшите масштаб, например, со 100% до 85–90%. Программа пересчитает разметку, и накладная сожмётся до одного листа.
Обратите внимание на индикатор количества страниц внизу окна предварительного просмотра — он сразу показывает, сколько листов выйдет при текущих настройках. Добейтесь значения «Страница 1 из 1» до нажатия кнопки печати.
- 1Откройте документ и нажмите «Печать» — выберите нужную форму накладной
- 2В окне предварительного просмотра найдите поле масштаба на панели инструментов
- 3Уменьшите масштаб до значения, при котором внизу отображается «Страница 1 из 1»
- 4Проверьте читаемость текста — мелкий шрифт не должен быть неразборчивым
- 5Отправьте документ на печать
Настройка ориентации и полей страницы
Если накладная широкая — с колонками цены, суммы, НДС, количества и дополнительными реквизитами — книжной ориентации может не хватать. Переключите страницу в альбомную ориентацию: это делается в диалоге «Параметры страницы» предварительного просмотра или непосредственно в настройках макета.
Поля страницы тоже съедают полезное пространство. Стандартные поля в 10–20 мм с каждой стороны можно уменьшить до 5–7 мм — большинство офисных принтеров справляются с такой печатью. В сумме освобождённые поля по вертикали и горизонтали дают заметный выигрыш: иногда именно эти миллиметры отделяют один лист от двух.
Учтите, что у многих принтеров есть аппаратные непечатаемые области. Если задать поля меньше 3–5 мм, часть содержимого может обрезаться при печати, хотя в предварительном просмотре всё выглядит нормально.
Редактирование макета печатной формы
Когда настройки масштаба и полей не помогают, переходят к макету. В типовых конфигурациях макеты печатных форм доступны через раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Макеты печатных форм» (в некоторых версиях путь отличается). Найдите нужный макет накладной и откройте его на редактирование.
Что можно изменить в макете, чтобы форма стала компактнее:
- уменьшить высоту строк шапки и подвала, убрав лишние пустые строки;
- сузить или объединить колонки, которые не несут критичной информации;
- уменьшить размер шрифта в отдельных областях, например в подписи;
- сократить текстовые шаблоны — длинные фиксированные надписи заменить короткими;
- установить для табличной части автоподбор высоты строк.
Перед редактированием сохраните копию исходного макета. В типовых конфигурациях пользовательский макет заменяет стандартный, и вернуться к исходному варианту можно только удалив пользовательскую версию.
Когда накладная не помещается из-за количества строк
Отдельный случай — документ с большой табличной частью. Если в накладной 30–50 позиций, никакой масштаб не уместит её на один лист без потери читаемости. Здесь важно понимать ограничение: физически сжать большой объём данных до одного листа формата А4 невозможно.
Практические выходы из этой ситуации:
- согласовать с контрагентом печать компактной формы без части колонок;
- использовать УПД или иную форму, где макет изначально компактнее;
- разбить отгрузку на несколько документов, если это допустимо по учёту;
- принять двухстраничную печать как норму — законодательство не требует умещать накладную на один лист.
Последний пункт часто упускают из виду: требования «один лист» не существует в нормативных документах. Многостраничная накладная с подписями и печатью на каждом листе (или с прошивкой листов по правилам делопроизводства) — полностью корректный документ.
Как выбрать действие
Настройка масштаба по умолчанию для табличного документа
Если требуется, чтобы накладная всегда печаталась в нужном масштабе без ручной корректировки, это задаётся в свойствах макета или табличного документа. У табличного документа есть свойство масштаба печати — его можно установить в макете через конфигуратор или в пользовательском макете печатной формы.
Для пользовательских макетов в режиме предприятия такая возможность зависит от конфигурации: в ряде типовых решений масштаб макета сохраняется вместе с остальными параметрами. Проверьте результат на тестовой печати после сохранения макета.
Если правки вносятся через конфигуратор, работу лучше поручить специалисту по 1С: изменения в конфигурации затрагивают всех пользователей и могут конфликтовать с последующими обновлениями.
Перед массовой печатью накладных после изменения макета распечатайте один пробный экземпляр и покажите его бухгалтеру. Исправлять макет после того, как подписанная накладная ушла контрагенту, значительно сложнее.
Проверка результата и типичные ошибки
После любых изменений проверьте три вещи: количество страниц в предварительном просмотре, читаемость шрифта на распечатанном листе и полноту данных — все ли реквизиты, подписи и строки табличной части присутствуют. Сравните распечатку с данными документа на экране.
Также убедитесь, что при смене принтера результат не меняется. Разные драйверы по-разному обрабатывают поля и масштаб, поэтому настройку, проверенную на одном устройстве, стоит перепроверить на другом.
Как проверить результат
Отображается «Страница 1 из 1»
Две и более страницы при малом объёме данных
Шрифт читается без усилий на расстоянии вытянутой руки
Текст размыт или слишком мелкий
Все реквизиты, строки и подписи присутствуют
Обрезаны колонки справа или строки внизу
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли печатать накладную на одном листе?
Нет. Нормативные документы не ограничивают количество страниц накладной. Многостраничный документ допустим — важно, чтобы все листы были оформлены по правилам делопроизводства и содержали необходимые реквизиты и подписи.
Почему масштаб сбрасывается при каждой печати?
Масштаб, установленный в предварительном просмотре, действует только на текущий сеанс печати. Чтобы значение применялось постоянно, его нужно задать в свойствах макета печатной формы или табличного документа.
Можно ли изменить макет накладной без программиста?
Да, если конфигурация поддерживает пользовательские макеты печатных форм — они редактируются в режиме предприятия через раздел печатных форм в администрировании. Глубокие изменения в конфигураторе лучше доверить специалисту.
Что делать, если принтер обрезает края накладной?
Увеличьте поля страницы в параметрах печати — у принтера есть аппаратная непечатаемая зона, обычно несколько миллиметров по краям. Также проверьте, что в настройках драйвера не включено масштабирование или режим «по размеру страницы».
Почему на одном компьютере накладная помещается на лист, а на другом — нет?
На результат влияют драйвер принтера, разрешение печати и системные настройки шрифтов. Проверьте, что на обоих компьютерах выбран один и тот же принтер с одинаковыми параметрами страницы и масштаба.
Что важно запомнить
Начните с масштаба в предварительном просмотре — это решает большинство случаев. Если не хватило, настройте ориентацию и поля, а для постоянного результата отредактируйте макет печатной формы с сохранением копии оригинала. Накладную с десятками строк не нужно сжимать до одного листа — многостраничная печать полностью допустима.