Как в 1С распечатать лицевые счета сотрудников по заработной плате

Лицевой счёт сотрудника по заработной плате — это сводный отчёт, в котором по каждому работнику за выбранный период отражаются начисления, удержания, налоги, выплаты и задолженность. Кадровики и расчётчики распечатывают его для выдачи сотрудникам по запросу, для архива при увольнении, для проверок и для сверки расчётов при спорах. В типовых конфигурациях 1С такой отчёт уже есть, и формируется он за несколько минут.

Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), реже используют «1С:Бухгалтерию» с включённым учётом зарплаты. В обеих программах отчёт называется «Лицевые счета сотрудников» и доступен из раздела зарплатных отчётов. Ниже разобраны пути к отчёту, настройка периода и отборов, печать по одному сотруднику и по списку, а также типовые проблемы.

Что входит в лицевой счёт и когда он нужен

Лицевой счёт формируется помесячно внутри выбранного периода. В нём видны: все виды начислений (оклад, премии, отпускные, больничные), удержания (НДФЛ, алименты, займы), страховые взносы, выплаченные суммы и сальдо на начало и конец периода. По сути это персональная расшифровка расчётного листка за длинный интервал.

На практике отчёт чаще всего требуется в трёх ситуациях: сотрудник просит справку о доходах и расчётах при увольнении или для банка; бухгалтерия сверяет задолженность перед выплатой; трудовая инспекция или аудитор запрашивает историю расчётов по конкретному работнику. Во всех случаях типового отчёта достаточно, дорабатывать конфигурацию не нужно.

Где найти отчёт «Лицевые счета сотрудников» в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 8.3 откройте раздел «Зарплата» в левой панели навигации. В группе «Отчёты по зарплате» найдите пункт «Лицевые счета сотрудников». Если раздела «Зарплата» не видно, проверьте, что у пользователя есть права расчётчика или кадровика-расчётчика, — без них отчёты по зарплате скрыты.

Альтернативный путь — через общий список отчётов: меню «Главное → Отчёты» или кнопка «Все отчёты» в правом верхнем углу, далее в строке поиска наберите «лицевые». Это удобно, если интерфейс панелей перенастроен администратором и стандартный раздел выглядит иначе.

Если отчёта нет в списке

Отсутствие пункта обычно означает одно из трёх: недостаточно прав, отчёт скрыт настройкой командного интерфейса, либо используется сильно доработанная конфигурация. Сначала проверьте права через администратора, затем поищите отчёт через «Все функции → Отчёты». Этот режим доступен, если в параметрах программы включён соответствующий флаг.

Формирование отчёта: период, отборы, настройки

После открытия отчёта задайте период — от месяца до нескольких лет. Для справки при увольнении обычно берут текущий год или весь период работы сотрудника. Затем нажмите «Показать настройки» или используйте быстрые отборы в шапке: укажите сотрудника, подразделение или организацию, если в базе их несколько.

В расширенных настройках (кнопка «Настройки») можно включить группировку по подразделениям, вывод данных по страховым взносам и детализацию по видам расчёта. Для обычной распечатки сотруднику достаточно стандартного варианта — он наиболее читаем. После настройки нажмите «Сформировать» и проверьте, что данные по каждому месяцу заполнены.

1. 1
   Откройте «Зарплата → Отчёты по зарплате → Лицевые счета сотрудников»
2. 2
   Укажите период формирования
3. 3
   В отборе задайте сотрудника, подразделение или оставьте отбор пустым для всех
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение помесячных данных
5. 5
   Нажмите кнопку печати или сохраните отчёт в PDF через «Файл → Сохранить как»

Печать лицевых счетов по списку сотрудников

Чтобы распечатать лицевые счета сразу для всего подразделения или организации, снимите отбор по конкретному сотруднику и оставьте только отбор по подразделению. Отчёт сформирует лицевые счета всех работников подряд, каждый — с новой страницы, если включена соответствующая настройка группировки. Это удобно для ежемесячной выдачи расчётных данных или формирования архива.

Для произвольного списка (например, только уволенные в этом квартале) используйте отбор «Сотрудник в списке» и добавьте нужных людей через подбор. Проверьте итоговое количество страниц перед печатью: при большом штате отчёт может занять сотни страниц, разумнее сначала сохранить его в PDF и печатать выборочно.

Лицевые счета в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» отчёт доступен при включённом учёте зарплаты: раздел «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Лицевые счета сотрудников». Логика та же: период, отбор по сотруднику, кнопка «Сформировать». Состав данных чуть уже, чем в ЗУП, — меньше детализации по видам расчёта и взносам.

Если зарплата ведётся во внешней программе (например, в ЗУП), а в бухгалтерию загружаются только сводные проводки, лицевой счёт в БП будет неполным или пустым. В этом случае формируйте отчёт именно в ЗУП — это частая причина «пропавших» данных.

Где формировать лицевые счета

1С:ЗУП

Полная детализация начислений, удержаний и взносов. Подходит всегда, когда зарплата ведётся в этой программе.

1С:Бухгалтерия

Подходит, только если зарплата рассчитывается непосредственно в БП. При обмене со сторонней зарплатной программой данные будут неполными.

Сводный отчёт + расчётные листки

Альтернатива, если лицевой счёт не открывается: расчётные листки за нужные месяцы дают ту же информацию, но без единого сальдо.

Проверка результата и типичные ошибки

Перед печатью сверьте три контрольные точки: сальдо на конец периода в лицевом счёте должно совпадать с задолженностью в отчёте «Задолженность по зарплате»; сумма НДФЛ — с данными регистров по налогу; помесячные итоги — с расчётными листками за те же месяцы. Расхождение обычно указывает на непроведённые документы или ручные операции.

Частые ошибки при формировании: выбран неправильный период (месяц вместо года), отбор по подразделению отсекает сотрудников, переведённых в середине периода, а также попытка сформировать отчёт по сотруднику, принятому в другую организацию внутри холдинга. В последнем случае уточните отбор по организации.

Сохранение и передача сотруднику

Готовый отчёт сохраняется через «Файл → Сохранить как» в форматы PDF, Excel или MXL. PDF предпочтителен для электронного архива и отправки: форматирование не «поедет», а файл сложнее отредактировать. Для выгрузки в 1С:Документооборот или по электронному документообороту с сотрудником используйте штатные механизмы отправки, если они настроены.

При бумажной выдаче распечатку подписывает расчётчик, а сотрудник ставит подпись о получении — в журнале выдачи или на втором экземпляре. Это защищает обе стороны при последующих спорах о начислениях.

Частые вопросы

Можно ли сформировать лицевой счёт за несколько лет?

Да, ограничений по глубине периода в типовом отчёте нет — задайте нужный интервал, например с даты приёма сотрудника. Учтите только, что за очень длинный период отчёт формируется дольше и занимает много страниц, поэтому для архива удобнее сохранять его в PDF.

Почему в лицевом счёте пусто, хотя зарплату платили?

Чаще всего месяц не закрыт документом «Начисление зарплаты и взносов», документы не проведены, либо зарплата рассчитывается в другой программе (ЗУП), а вы формируете отчёт в бухгалтерской базе. Проверьте наличие проведённых документов начисления за нужные месяцы.

Как распечатать лицевые счета только уволенных сотрудников?

В отборе отчёта добавьте условие по сотрудникам «в списке» и подберите уволенных вручную, либо сформируйте отчёт по подразделению и отберите нужные страницы при печати. В некоторых версиях ЗУП доступен отбор «Работающие/уволенные» через расширенные настройки полей.

Чем лицевой счёт отличается от расчётного листка?

Расчётный листок формируется за один месяц и выдаётся сотруднику при каждой выплате. Лицевой счёт объединяет данные за произвольный период помесячно и показывает динамику сальдо, поэтому удобен для справок и сверок за длинный срок.

Нужны ли особые права для этого отчёта?

Да, пользователю нужна роль с доступом к зарплатным отчётам — например, «Расчётчик» или «Кадровик-расчётчик» в ЗУП. Если отчёт не виден в меню, попросите администратора проверить назначенные профили доступа.

Можно ли изменить внешний вид печатной формы?

Типовая форма меняется только через настройки отчёта (группировки, детализация). Глубокая доработка макета требует изменения конфигурации или создания внешнего отчёта — это работа для специалиста по 1С, и до неё стоит сохранить копию типового варианта.