Документы и Печать · 8 мин
Как распечатать личную карточку Т-2 на одного работника в 1С
Пошаговая инструкция, как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать и распечатать личную карточку формы Т-2 на одного сотрудника: печать из карточки, списка и отчётов.
Личная карточка работника по форме Т-2 — это документ кадрового учёта, в котором фиксируются анкетные данные сотрудника, сведения о приёме, переводах, отпусках и увольнении. В программах 1С форма Т-2 формируется автоматически на основании данных, уже внесённых в справочник сотрудников и кадровые документы, поэтому отдельно заполнять её вручную не нужно.
Печать карточки на одного конкретного работника возможна несколькими способами: непосредственно из карточки сотрудника, из списка сотрудников с выделением нужной строки, а также через раздел кадровых отчётов и печатных форм. Конкретный путь зависит от конфигурации — в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и в 1С:Бухгалтерии предприятия расположение команд немного отличается.
Перед печатью важно убедиться, что данные сотрудника заполнены корректно: форма Т-2 подтягивает сведения из личных данных, документов приёма на работу, переводов и отпусков. Если какие-то сведения не введены, в распечатанной карточке останутся пустые поля.
Где в 1С находится печатная форма Т-2
В типовых конфигурациях 1С форма Т-2 встроена как стандартная печатная форма объекта «Сотрудник». Это значит, что искать её нужно не в общем списке отчётов, а в командах печати, привязанных к конкретному сотруднику. Такой подход удобен как раз для задачи печати карточки одного работника.
В 1С:ЗУП 3.1 печатные формы сотрудника доступны из карточки сотрудника и из формы списка. В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровые печатные формы также привязаны к элементу справочника «Сотрудники», однако состав данных в карточке может быть уже, чем в специализированном кадровом решении.
Печать Т-2 из карточки сотрудника в 1С:ЗУП
Это самый быстрый способ, когда нужно распечатать карточку одного конкретного работника. Откройте раздел «Кадры», перейдите в список «Сотрудники» и найдите нужного человека через поиск по фамилии. Двойным щелчком откройте его карточку.
В открывшейся форме сотрудника нажмите кнопку «Печать» в командной панели (обычно в верхней части окна, рядом с кнопками «Записать» и «Провести»). В выпадающем списке выберите пункт «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует табличный документ и откроет его в режиме предварительного просмотра.
В окне предварительного просмотра проверьте содержимое и нажмите кнопку с изображением принтера либо сочетание клавиш Ctrl+P. При необходимости документ можно сохранить в PDF или Excel через «Файл → Сохранить как» — это удобно, если карточку нужно отправить по электронной почте.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите нужного работника через поиск по фамилии
- 3Откройте карточку сотрудника двойным щелчком
- 4Нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)»
- 5Проверьте данные в предварительном просмотре
- 6Нажмите кнопку принтера или Ctrl+P
Печать из списка сотрудников без открытия карточки
Если открывать карточку не хочется, форму Т-2 можно вызвать прямо из списка. В разделе «Кадры → Сотрудники» установите курсор на строку с нужным работником (достаточно одиночного выделения). Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите «Личная карточка (Т-2)».
Обратите внимание: если в списке случайно выделено несколько строк (например, через Ctrl), программа может сформировать карточки на всех выделенных сотрудников. Для печати одного работника убедитесь, что активна только одна строка.
Печать Т-2 в 1С:Бухгалтерии предприятия
В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь аналогичен: откройте раздел «Зарплата и кадры» (в некоторых версиях — «Кадры»), перейдите в справочник «Сотрудники» и откройте карточку нужного работника. Команда печати личной карточки доступна через кнопку «Печать» в форме сотрудника.
Учтите ограничение: бухгалтерская конфигурация ведёт кадровый учёт в сокращённом объёме. Если в программе не оформлялись документы переводов и отпусков, соответствующие разделы формы Т-2 будут пустыми. Для полноценного ведения личных карточек предназначена конфигурация 1С:ЗУП.
Проверка данных перед печатью
Прежде чем отправлять карточку на принтер, откройте карточку сотрудника и пройдитесь по основным блокам: личные данные (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС), паспортные данные, образование, состав семьи. Эти сведения вводятся по ссылкам в шапке карточки сотрудника или в отдельных вкладках.
Кадровые события — приём, переводы, отпуска, увольнение — подтягиваются из документов. Проверить их можно через отчёт «Штатные сотрудники» или историю изменений по сотруднику. Если событие отсутствует в Т-2, сначала проверьте, проведён ли соответствующий документ и не помечен ли он на удаление.
Как проверить результат
ФИО, дата рождения, документы заполнены
Пустые поля — не внесены личные данные
Есть записи с датами и приказами
Строк нет — документы не проведены
Отражены периоды отпусков
Пусто — отпуска не оформлялись документами
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — в списке печатных форм нет пункта «Личная карточка (Т-2)». Обычно это означает, что у пользователя недостаточно прав на кадровые данные либо используется сильно доработанная конфигурация. Проверьте права доступа у администратора: нужен профиль с доступом к кадровым данным сотрудников.
Вторая типичная ситуация — карточка печатается, но с устаревшими данными. Форма Т-2 формируется на текущую дату по актуальному состоянию учёта, поэтому если данные изменили недавно, убедитесь, что изменения записаны в базе (карточка сотрудника сохранена, документы проведены), а затем сформируйте печатную форму заново.
Третья ошибка — попытка распечатать Т-2 из документа «Приём на работу». В документе приёма доступны свои печатные формы (приказ по форме Т-1 и др.), но личная карточка привязана именно к элементу справочника «Сотрудники», а не к документу.
Если стандартной формы недостаточно
В некоторых организациях требуется карточка с дополнительными полями или изменённым макетом. В этом случае используют внешнюю печатную форму, подключаемую через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки». После подключения внешняя Т-2 появится в том же меню «Печать» карточки сотрудника.
Разработку внешней формы стоит поручить специалисту по 1С: макет Т-2 многосекционный, и ошибка в запросе данных приведёт к пустым или неверным разделам. Для разовой задачи проще выгрузить стандартную форму в Excel и отредактировать её вручную.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Личная карточка Т-2 печатается из карточки или списка сотрудников через кнопку «Печать». Форма заполняется автоматически из данных учёта, поэтому перед печатью проверяйте полноту личных данных и проведённость кадровых документов.
Частые вопросы
Можно ли распечатать Т-2 на уволенного сотрудника?
Да. Уволенные сотрудники остаются в справочнике, и печатная форма доступна для них так же. Если сотрудник не виден в списке, снимите отбор «показывать только действующих» или включите отображение уволенных в настройках списка.
Почему в карточке Т-2 пустой раздел об отпусках?
Раздел заполняется только из проведённых документов отпусков. Если отпуска оформлялись вне программы или документы не проведены, раздел останется пустым. Оформите документы задним числом корректно, согласовав это с кадровым учётом.
Как сохранить Т-2 в PDF, а не печатать?
В окне предварительного просмотра выберите «Файл → Сохранить как» и укажите формат PDF. Альтернатива — при печати выбрать виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» или аналогичный.
Нужно ли распечатывать Т-2, если учёт ведётся в электронном виде?
Форма Т-2 не входит в перечень обязательных кадровых документов — организация сама решает, вести ли личные карточки и в каком виде. Однако на практике бумажную карточку часто ведут для подписей работника при ознакомлении с записями.
Можно ли распечатать Т-2 сразу на всех сотрудников?
Да: в списке сотрудников выделите несколько строк (через Ctrl или Shift) и вызовите печать Т-2 — программа сформирует карточки на каждого выделенного. Для массовой печати по всему списку без выделения удобнее использовать специализированные отчёты или обработки.