Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать кассовую книгу за год
Как в 1С сформировать и распечатать кассовую книгу за год: настройка периода, нумерация листов, проверка данных, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Кассовая книга — сводный регистр кассовых операций, который организация обязана вести, если работает с наличными деньгами. По итогам года книгу распечатывают, прошивают, нумеруют и подписывают у руководителя и главного бухгалтера. В программах 1С эта задача решается штатным отчётом «Кассовая книга», который формируется за произвольный период — в том числе за целый год.
Главная сложность при печати за год — не сама кнопка «Сформировать», а подготовка: нужно убедиться, что все приходные и расходные кассовые ордера введены и проведены, нумерация листов не сбилась, а остатки на начало и конец каждого дня сходятся с фактическими данными. Если этого не сделать, книга сформируется с разрывами или ошибками, и её придётся перепечатывать.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (редакции 3.0), а также с небольшими отличиями применима к «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация». Интерфейсы различаются, но логика одна: отчёт строится по проведённым кассовым документам за выбранный период.
Что проверить перед формированием книги за год
Кассовая книга в 1С строится только по проведённым документам «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». Если хотя бы один документ за год остался в статусе «не проведён» или был помечен на удаление, соответствующая операция не попадёт в книгу, и остатки по дням разойдутся.
Откройте журнал «Кассовые документы» и отфильтруйте список по нужному году. Проведите все документы без движений или удалите лишние черновики. Особое внимание уделите документам, которые создавались автоматически — например, при выгрузке из клиент-банка или при оформлении розничных продаж: они иногда дублируются.
Второй момент — последовательность документов внутри дня. Если ордера вводились задним числом, остаток на конец дня в книге может уйти в минус, что при проверке вызовет вопросы. Восстановите хронологию и убедитесь, что остаток на утро следующего дня совпадает с остатком на вечер предыдущего.
Что проверить до печати
Все ПКО и РКО за год проведены, пометок на удаление нет
Есть непроведённые или помеченные документы — операции не попадут в книгу
Остаток на конец дня неотрицательный и совпадает с фактическим
Отрицательный остаток или расхождение с данными ревизии
Номера ПКО и РКО идут по порядку внутри года без пропусков
Пропуски или дубли номеров — потребуется перенумерация
Где находится отчёт «Кассовая книга» в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерия 8.3» путь к отчёту такой: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы», затем в командной панели журнала нажмите кнопку «Кассовая книга». Альтернативный вариант — раздел «Отчёты» → «Кассовая книга». Оба пути открывают один и тот же отчёт.
В «1С:Управление нашей фирмой» отчёт находится в разделе «Деньги» или через журнал кассовых документов. В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» — через раздел «Казначейство» / «Отчёты по кассе». Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском по команде «Кассовая книга» в строке поиска функций (иконка с лупой или «Все функции»).
Если отчёт не открывается или его нет в списке, проверьте права пользователя: доступ к кассовым отчётам должен быть включён в роли «Кассир», «Бухгалтер» или «Полные права». При ограниченных правах обратитесь к администратору базы.
Как настроить период и сформировать книгу за год
После открытия отчёта укажите период: в поле даты начала — 1 января нужного года, в поле даты окончания — 31 декабря. Проще всего нажать на кнопку выбора периода и выбрать стандартный вариант «Год», затем при необходимости сменить год стрелками.
Обязательно выберите организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам — иначе книга сформируется по всем организациям сразу или по неправильной. Также проверьте поле «Касса», если в программе заведено несколько касс (основная, операционная, касса подразделения): книга формируется по каждой кассе отдельно.
Нажмите «Сформировать». Программа построит книгу по дням: для каждого дня, в котором были кассовые операции, выводится лист с остатком на начало дня, перечнем приходных и расходных ордеров с корреспондирующими счетами и остатком на конец дня. Дни без операций в книгу не включаются — это нормально.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга»
- 2Установите период с 1 января по 31 декабря нужного года
- 3Выберите организацию и кассу
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
- 5Проверьте остатки на начало и конец года
- 6Отправьте отчёт на печать или сохраните в PDF
Настройки печатной формы и нумерация листов
По кнопке «Ещё» или через панель настроек отчёта доступны параметры, влияющие на печатную форму. Ключевой из них — «Номер первого листа». Если книга за год печатается целиком, начинайте с листа 1. Если печатаете частями (например, сначала первое полугодие, потом второе), для второй части укажите номер, следующий за последним листом первой части.
Полезные опции, которые есть в типовых конфигурациях: «Выводить основания» (показывает содержание операции из ордера), «Последний лист года» (добавляет итоговый лист с подписями), формирование книги в разрезе обособленных подразделений. Точный набор опций зависит от версии конфигурации.
Ориентация листа у кассовой книги — альбомная. Перед печатью откройте предварительный просмотр и убедитесь, что таблица помещается на страницу без обрезки колонок. Если колонки не влезают, уменьшите масштаб печати или проверьте настройки полей страницы.
Печать, сохранение и оформление книги
Для вывода на принтер нажмите кнопку «Печать» в командной панели сформированного отчёта или используйте стандартное сочетание Ctrl+P. Рекомендуется сначала напечатать один-два листа и проверить внешний вид, а уже потом отправлять весь годовой объём.
Если печатать сразу не требуется, сохраните книгу в файл: «Файл» → «Сохранить как» (или кнопка сохранения на панели табличного документа). Формат PDF удобен для архива и передачи, формат MXL — для последующего открытия и печати именно из 1С. Храните файл вместе с электронной копией базы.
Распечатанную книгу листы прошивают, на последнем листе указывают количество листов прописью, заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью организации (при её наличии). Требования к оформлению зависят от того, ведётся книга на бумаге или в электронном виде — электронная книга подписывается электронной подписью и не распечатывается.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — отрицательный остаток на конец дня. Она возникает, когда расходный ордер проведён раньше приходного по времени или приходный документ забыли ввести. Найдите такой день в книге, откройте журнал кассовых документов за эту дату и исправьте время или добавьте недостающий документ.
Вторая ошибка — книга формируется пустой. Причины: не выбрана организация, выбрана не та касса, неверно установлен период, либо кассовые документы вообще не вводились в 1С (учёт вёлся в другой программе или на бумаге). В последнем случае книгу придётся сначала восстановить, введя ордера за год.
Третья ситуация — разрывы нумерации листов при печати частями. Это происходит, если между печатью частей в базу ввели новые документы за уже напечатанный период: количество листов изменилось, и нумерация второй части уехала. Правило простое: сначала полностью закрывается год по кассе, потом книга печатается целиком.
Удобный контрольный приём: перед печатью сформируйте кассовую книгу за год и одновременно оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 за тот же период. Остаток на конец года в книге должен совпасть с конечным сальдо ОСВ до копейки. Если совпало — книгу можно печатать.
Особые ситуации: несколько касс, обособленные подразделения, электронная книга
Если в организации несколько касс, книга формируется и распечатывается по каждой кассе отдельно — объединять их в одну книгу нельзя. Проверьте справочник «Кассы» и сформируйте отчёт последовательно для каждой.
Организации с обособленными подразделениями, которые сдают наличную выручку в головной офис, ведут книгу по каждому подразделению. В типовых конфигурациях для этого есть соответствующая настройка отчёта — книга формируется с отбором по подразделению.
Если организация перешла на электронную кассовую книгу, распечатывать её не нужно: листы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и хранятся в электронном виде. В этом случае отчёт в 1С используется для внутреннего контроля, а не для бумажного архива.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли распечатать кассовую книгу за год, если операции вводились не каждый день?
Да. Книга включает только те дни, в которых были проведённые кассовые ордера. Дни без движения наличных в книгу не попадают, и это соответствует правилам ведения кассовых операций. Главное — чтобы сами ордера были введены и проведены за все дни с операциями.
Почему в сформированной книге отрицательный остаток на конец дня?
Почти всегда причина в нарушении хронологии: расходный ордер проведён раньше приходного по времени, либо приходный документ не введён. Откройте журнал кассовых документов за проблемную дату, проверьте время документов и наличие прихода. После исправления пересформируйте книгу.
Как напечатать книгу частями, если годовой объём слишком большой?
Сформируйте отчёт за нужный интервал (например, квартал), запомните номер последнего листа, а при печати следующей части укажите в настройках «Номер первого листа» следующее значение. Важно: между печатью частей не вводите новые документы за уже напечатанный период, иначе нумерация собьётся.
Отчёт «Кассовая книга» формируется пустым — что делать?
Проверьте четыре вещи: правильность периода, выбранную организацию, выбранную кассу и наличие проведённых кассовых документов за этот период. Если документы есть, но отчёт пуст, убедитесь, что они проведены именно по той кассе и организации, которые указаны в настройках отчёта.
Нужно ли распечатывать книгу, если ведётся электронный документооборот?
Если кассовая книга ведётся в электронной форме с подписанием листов электронной подписью, распечатывать её не требуется — она хранится в электронном виде. Бумажная печать нужна только тем, кто ведёт книгу на бумажном носителе, либо по запросу проверяющих в порядке, предусмотренном законодательством.
Совпадает ли книга в 1С с унифицированной формой КО-4?
Печатная форма отчёта «Кассовая книга» в типовых конфигурациях 1С соответствует форме КО-4. Сама форма носит рекомендованный характер, но типовая форма в 1С общепринята и принимается при проверках. При изменении формы вручную сохраняйте обязательные реквизиты первичного учётного документа.
Что важно запомнить
Кассовая книга за год формируется отчётом «Кассовая книга» из раздела «Банк и касса»: установите период с 1 января по 31 декабря, выберите организацию и кассу, нажмите «Сформировать». Перед печатью сверьте остаток на конец года с ОСВ по счёту 50, убедитесь, что все ордера проведены, и следите за сквозной нумерацией листов.