Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С распечатать кассовую книгу в одном экземпляре
Пошаговая инструкция: как в 1С Бухгалтерии сформировать и распечатать кассовую книгу в одном экземпляре, настроить период, проверить листы и исправить ошибки.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовых операций, который организации, ведущие наличные расчёты, формируют по итогам каждого дня, в котором проводились операции с наличными. В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, КА и ERP) книга формируется автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров, а печать выполняется через стандартный отчёт «Кассовая книга».
По умолчанию типовая печатная форма кассовой книги в 1С выводит лист в двух экземплярах: первый остаётся в книге, второй (отчёт кассира) отрывается и передаётся в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами. Однако на практике часто требуется распечатать книгу в одном экземпляре — например, для проверки, для архива, для предоставления по запросу или при ведении учёта в упрощённом порядке.
Ниже разобраны способы получить кассовую книгу в одном экземпляре: через настройки печати принтера, через выборочную печать страниц и через изменение макета. Также приведены проверки корректности данных перед печатью и типичные ошибки, из-за которых книга формируется неправильно.
Как формируется кассовая книга в 1С
Кассовая книга в 1С строится автоматически на основании проведённых документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» по выбранной кассе организации. Самостоятельно вносить записи в книгу вручную не требуется — программа собирает данные из учёта.
За каждый день, в котором были движения по кассе, формируется отдельный лист с нумерацией, сальдо на начало дня, оборотами по приходу и расходу и сальдо на конец дня. Если в день операций не было, лист за этот день не формируется — это нормальное поведение, а не ошибка.
Перед печатью убедитесь, что все кассовые документы за период проведены и относятся к нужной кассе. Если организация ведёт несколько касс (основная, операционная, касса подразделения), книга формируется отдельно по каждой кассе.
Где найти отчёт «Кассовая книга»
В 1С:Бухгалтерии 8.3 отчёт находится в разделе «Отчёты» → «Кассовая книга». Также его можно открыть из раздела «Банк и касса» → «Отчёты» → «Кассовая книга». В конфигурациях Управление торговлей и ERP путь аналогичен: раздел «Казначейство» или «Финансы» → отчёты по кассе.
После открытия отчёта укажите организацию, кассу и период формирования. Период может быть произвольным: один день, неделя, месяц, квартал или весь год. Для печати полной книги за год выбирайте период с 1 января по 31 декабря.
Нажмите кнопку «Сформировать». Программа выведет на экран листы книги за все дни периода, в которых были операции. Проверьте нумерацию листов — она должна быть последовательной и не иметь пропусков.
- 1Откройте Отчёты → Кассовая книга
- 2Укажите организацию и нужную кассу
- 3Задайте период формирования
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте нумерацию листов
- 5Сверьте остаток на конец последнего дня с данными учёта
Как распечатать книгу в одном экземпляре
Самый простой способ — воспользоваться стандартным диалогом печати. После формирования отчёта нажмите кнопку «Печать» (или Ctrl+P). В открывшемся диалоге установите количество копий равным 1. Это действие работает всегда, независимо от того, как устроен макет: на принтер будет отправлен ровно один комплект листов.
Печать только первого листа каждого дня
Если макет книги выводит два экземпляра на каждый день (лист кассовой книги и отчёт кассира), а нужен только один, используйте печать выбранных страниц. В диалоге печати укажите номера страниц через запятую — например, нечётные страницы, если лист книги идёт первым. Предварительно откройте предпросмотр и определите, какие страницы соответствуют нужному экземпляру.
Изменение макета печатной формы
Если один экземпляр нужен постоянно, рациональнее скорректировать макет. В типовой конфигурации макет кассовой книги находится в общих макетах (обычно называется «КассоваяКнига» или аналогично). Уберите из макета область второго экземпляра или отключите её вывод в модуле формирования. Такая доработка требует снятия конфигурации с полной поддержки либо выполняется через расширение — безопасный вариант, не затрагивающий типовой код.
Способы получить один экземпляр
Подходит для разовой печати. Не решает проблему, если внутри макета уже заложено два листа на день.
Подходит, когда макет выводит два экземпляра подряд. Требует внимательности при указании номеров страниц.
Постоянное решение. Требует навыков конфигурирования и тестирования после обновлений.
Проверка данных перед печатью
Прежде чем отправлять книгу на печать, сверьте её данные с учётом. Остаток на конец дня по книге должен совпадать с сальдо по счёту 50 (по соответствующей кассе) в оборотно-сальдовой ведомости. Расхождение означает, что часть документов не проведена, проведена другой датой или отражена по другой кассе.
Проверьте, что все ПКО и РКО за период вошли в книгу. Удобный способ — открыть журнал кассовых документов за тот же период и сравнить количество проведённых документов с количеством строк в книге.
Также контролируйте лимит остатка кассы, если он установлен для организации: превышение лимита на конец дня — нарушение, которое будет видно на распечатанных листах при проверке.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо счёта 50 по данной кассе
Расходится — есть непроведённые или отнесённые на другую кассу документы
Последовательная, без пропусков и дублей
Пропуски или повторы номеров — проверьте настройки нумерации и период
Все ПКО и РКО дня присутствуют в листе
Документ отсутствует — он не проведён или оформлен другой датой
Типичные ошибки и ограничения
Частая ситуация — книга формируется пустой, хотя кассовые документы введены. Причина почти всегда в том, что документы не проведены, проведены по другой организации или по другой кассе. Проверьте отборы в шапке отчёта и статус проведения документов.
Другая ошибка — печать книги за период, в котором уже распечатанные и подписанные листы были изменены задним числом. Перепечатка листов после их подписания кассиром и главным бухгалтером недопустима без оформления исправлений по правилам: изменённые листы формируются заново и подписываются повторно.
Учтите ограничение: индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства в установленных случаях вправе не вести кассовую книгу. Если ваша организация использует это право, печать книги может вообще не требоваться — уточните применимый порядок ведения кассовых операций.
Если нужен электронный вариант вместо печати
Кассовую книгу можно не распечатывать, а сохранить в электронном виде. После формирования отчёта используйте команду «Сохранить» (или «Файл» → «Сохранить как») и выберите формат PDF, MXL или Excel. Файл удобно хранить в архиве или передавать по запросу.
Допускается ведение кассовой книги в электронном виде с подписанием листов электронной подписью — в этом случае бумажная печать не обязательна. Порядок подписания и хранения должен быть закреплён в учётной политике организации.
Частые вопросы
Почему кассовая книга за день не формируется, хотя кассир работал?
Лист создаётся только за дни, в которых есть проведённые ПКО или РКО по выбранной кассе. Если документы введены, но не проведены, либо относятся к другой кассе или организации, лист не появится. Проверьте статус проведения и отборы отчёта.
Как распечатать книгу за весь год одним комплектом?
Установите период с 1 января по 31 декабря, сформируйте отчёт и в диалоге печати укажите одну копию. Программа выведет все листы последовательно со сквозной нумерацией.
Можно ли в 1С печатать книгу без отрывного листа кассира?
Да. Либо печатайте выборочно только нужные страницы, либо скорректируйте макет печатной формы через расширение, убрав вывод второго экземпляра. Второй вариант удобен при постоянной потребности.
Что делать, если нумерация листов сбилась?
Проверьте, не формировались ли листы за период повторно с ручным изменением номера. Нумерация обычно начинается заново с начала года. При сбое сформируйте книгу заново за весь год и сверьте номера с ранее подписанными листами.
Обязательно ли распечатывать книгу, если она ведётся в 1С?
Если книга ведётся на бумаге — листы распечатываются за каждый день с операциями и подписываются. Если организация перешла на электронную книгу с электронной подписью, бумажная печать не требуется, но порядок должен быть закреплён в учётной политике.
Почему остаток в книге не совпадает с кассой по ОСВ?
Чаще всего причина в непроведённых документах, документах другой датой или операциях по другой кассе. Сравните журнал кассовых документов с книгой за тот же период и найдите расходящиеся записи.
Что важно запомнить
Кассовая книга формируется отчётом «Кассовая книга» по выбранной кассе и периоду. Для печати в одном экземпляре укажите одну копию в диалоге печати, печатайте выборочные страницы или скорректируйте макет. Перед печатью сверьте остатки с оборотно-сальдовой ведомостью и не перепечатывайте уже подписанные листы без оформления исправлений.