Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С распечатать инвентарные карточки основных средств
Пошаговая инструкция: как в 1С:Бухгалтерии и 1С:УПП распечатать инвентарные карточки ОС-6, массовая печать, настройка формы и решение типичных проблем.
Инвентарная карточка учета основного средства (унифицированная форма ОС-6 или самостоятельно разработанный аналог) — основной регистр аналитического учета объекта ОС. Она открывается на каждый инвентарный номер и содержит сведения о поступлении, перемещении, ремонте, амортизации и выбытии объекта. В программах 1С карточка формируется автоматически на основании данных документов учета, поэтому распечатать её можно буквально в несколько кликов — если знать, где искать команду в конкретной конфигурации.
Способ печати зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 карточка печатается из справочника «Основные средства» или отчетом, в 1С:ERP и 1С:КА — из карточки объекта ОС в разделе внеоборотных активов, в старых конфигурациях (УПП 1.3, Бухгалтерия 7.7) — через отдельный пункт меню. Ниже разобраны все основные сценарии, включая массовую печать по списку объектов и исправление типичных проблем с заполнением формы.
Важно понимать: с 2013 года унифицированная форма ОС-6 не является обязательной, организация вправе использовать собственную форму, утвержденную в учетной политике. Однако в 1С по умолчанию встроена именно ОС-6, и для большинства организаций этого достаточно.
Что должно быть заполнено в 1С перед печатью карточки
Инвентарная карточка в 1С — это не самостоятельный документ, а печатная форма, которая собирает данные из учетных регистров. Если данные в базе отсутствуют или введены с ошибками, карточка распечатается пустой либо с неполными сведениями. Поэтому перед печатью стоит убедиться, что учет объекта ведется корректно.
Минимальный набор данных для заполненной карточки: элемент справочника «Основные средства» с наименованием и инвентарным номером, документ «Принятие к учету ОС» (с указанием первоначальной стоимости, срока полезного использования, счета учета и МОЛ), а также проведенные документы начисления амортизации, если объект уже эксплуатируется. Сведения о перемещениях, ремонтах и модернизации подтягиваются из соответствующих документов — «Перемещение ОС», «Модернизация ОС» и других.
Без проведенного «Принятия к учету ОС» шапка карточки будет пустой
Заполняется в справочнике ОС; по нему формируется отбор при массовой печати
Проверьте, что регламентная операция «Амортизация и износ ОС» выполнялась за нужные месяцы
Берутся из документа принятия к учету и последних перемещений
Печать карточки ОС-6 из справочника в 1С:Бухгалтерии 8.3
Основной сценарий для одиночного объекта. Откройте раздел «Справочники» (в некоторых релизах — «ОС и НМА») и перейдите в справочник «Основные средства». Найдите нужный объект по наименованию или инвентарному номеру и откройте его карточку двойным щелчком.
В форме элемента нажмите кнопку «Печать» на командной панели и выберите пункт «Инвентарная карточка (ОС-6)». Программа сформирует табличный документ, который можно просмотреть, отредактировать (если включена соответствующая настройка) и отправить на принтер или сохранить в PDF/Excel через «Файл → Сохранить как».
- 1Откройте «Справочники → Основные средства»
- 2Найдите объект и откройте его карточку
- 3Нажмите «Печать → Инвентарная карточка (ОС-6)»
- 4Проверьте сформированный табличный документ
- 5Отправьте на принтер или сохраните в файл
Если пункта «Инвентарная карточка» нет в меню печати
В некоторых релизах и при ограниченных правах команда печати может отсутствовать. Проверьте три вещи: права пользователя (должны быть права на чтение данных по ОС), актуальность релиза конфигурации и наличие внешних печатных форм, которые могли заменить стандартное меню. Также карточку можно сформировать через отчет: «ОС и НМА → Инвентарная книга ОС» или через «Все отчеты» с поиском по слову «инвентарн».
Массовая печать карточек по нескольким объектам
При инвентаризации или постановке учета с нуля часто требуется распечатать карточки сразу по десяткам или сотням объектов. Открывать каждый элемент справочника вручную нерационально — для этого есть групповые механизмы.
Первый способ — отчет «Инвентарная книга учета ОС (ОС-6б)»: он формирует сведения сразу по всем объектам за выбранный период с отбором по организации, подразделению или МОЛ. Второй способ — групповая печать из списка справочника: выделите в списке «Основные средства» нужные строки с зажатой клавишей Ctrl (или отберите по условию через «Ещё → Установить отбор»), затем нажмите «Печать» и выберите форму ОС-6 — программа сформирует карточки по всем выделенным объектам одним табличным документом.
Способы массовой печати
Подходит для произвольного набора объектов; ограничение — нужно вручную отобрать строки
Подходит для печати по всей организации или подразделению; форма отличается от ОС-6
Подходит при нестандартных требованиях к форме; требует подключения через «Дополнительные отчеты и обработки»
Печать карточки в 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УПП
В конфигурациях линейки ERP учет ОС ведется в разделе «Внеоборотные активы». Откройте «Внеоборотные активы → Основные средства», найдите объект и в его карточке нажмите «Печать → Инвентарная карточка (ОС-6)». Состав данных формируется из документов «Принятие к учету ОС», «Перемещение ОС», «Модернизация» и регламентных документов амортизации.
В 1С:УПП 1.3 путь аналогичен: «Основные средства → Основные средства» (справочник), печать из карточки объекта. Учтите, что в УПП карточка заполняется по данным бухгалтерского или управленческого учета в зависимости от настройки, поэтому при расхождениях проверяйте, из какого набора регистров берутся сведения.
Настройка и доработка печатной формы
Стандартная форма ОС-6 в 1С соответствует унифицированному бланку, но организация вправе использовать собственную форму. Если нужно изменить макет (логотип, дополнительные графы, другой порядок разделов), есть два пути: отредактировать сформированный табличный документ вручную перед печатью (подходит для разовых случаев) или подключить внешнюю печатную форму через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки».
Изменение типового макета внутри конфигурации требует снятия объекта с поддержки и усложняет последующие обновления — без крайней необходимости этого делать не стоит. Для постоянной работы правильнее заказать или разработать внешнюю печатную форму, которая подключается без изменения конфигурации.
Типичные проблемы и их решение
Самая частая жалоба — карточка печатается с пустыми разделами. Причина почти всегда в данных, а не в форме: не проведен документ принятия к учету, объект принят на учет в другой организации базы, или амортизация не начислялась из-за незакрытого месяца. Проверьте карточку счета 01/02 по объекту через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с отбором по субконто.
Вторая типичная ситуация — в карточке устаревшие сведения о МОЛ или подразделении. Форма берет данные из последних документов перемещения; если перемещение оформили «задним числом» после формирования карточки, просто сформируйте её заново. Третья проблема — не помещается на лист или «езжает» верстка: измените масштаб и ориентацию страницы в настройках печати табличного документа («Файл → Параметры страницы»).
Проверка результата и хранение карточек
После печати сверьте ключевые показатели карточки с учетными данными: первоначальную стоимость — с дебетом счета 01, накопленную амортизацию — с кредитом счета 02 по конкретному объекту, инвентарный номер — с данными справочника. Расхождение означает ошибку в документах, которую нужно исправить до подписания карточки.
Распечатанные карточки подписываются ответственным лицом и хранятся в картотеке по инвентарным номерам. При выбытии объекта карточка закрывается и сдается в архив. Сроки хранения документов по учету ОС установлены нормативными актами по архивному делу — уточните актуальный срок в учетной политике или у архивариуса организации.
Как проверить результат
Совпадает с дебетом счета 01 по объекту
Пусто или сумма отличается — проверяйте документ принятия к учету
Совпадает с кредитовым сальдо счета 02
Меньше фактической — не выполнено закрытие месяца
Соответствуют последнему документу перемещения
Устаревшие данные — проверьте дату формирования и документы перемещения
Что важно запомнить
Карточка ОС-6 печатается из карточки объекта в справочнике «Основные средства» командой «Печать → Инвентарная карточка». Качество формы зависит от полноты учетных данных: принятие к учету, амортизация, перемещения. Для массовой печати выделяйте строки в списке или используйте инвентарную книгу, а для изменения бланка — внешние печатные формы.
Частые вопросы
Можно ли распечатать инвентарную карточку по выбывшему объекту?
Да. Объект остается в справочнике «Основные средства» после выбытия, и печатная форма доступна. В карточке отразится запись о выбытии на основании документа «Списание ОС» или «Передача ОС». Если объект не находится поиском, включите отображение помеченных на удаление элементов.
Почему в карточке не заполнен раздел амортизации?
Чаще всего не выполнена регламентная операция «Амортизация и износ основных средств» в составе закрытия месяца, либо в параметрах объекта отключено начисление амортизации. Проверьте закрытие месяца за нужные периоды и настройки в документе принятия к учету.
Как распечатать карточки сразу по всем объектам организации?
Используйте отчет «Инвентарная книга учета ОС (ОС-6б)» с отбором по организации — он формирует сведения по всем объектам за период. Если нужна именно форма ОС-6 на каждый объект, выделите все строки списка справочника (Ctrl+A) и вызовите печать ОС-6.
Можно ли сохранить карточку в PDF, а не печатать?
Да. В сформированном табличном документе выберите «Файл → Сохранить как» и укажите формат PDF. Также доступны Excel и другие форматы. Это удобно для отправки карточек аудиторам или хранения электронного архива.
Обязательна ли именно форма ОС-6?
Нет, унифицированные формы первичных документов необязательны. Организация может утвердить собственную форму инвентарной карточки в учетной политике. В 1С её реализуют через внешнюю печатную форму без изменения конфигурации.
Карточка печатается на нескольких листах с разрывами — как исправить?
Откройте «Файл → Параметры страницы» в табличном документе: установите альбомную ориентацию, уменьшите масштаб или включите автомасштаб по ширине страницы. При постоянной проблеме поправьте настройки принтера по умолчанию.