Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать график работы сотрудников
Как распечатать график работы сотрудников в 1С:ЗУП и других конфигурациях: печатные формы, настройка отчётов, вывод на принтер и типичные ошибки.
График работы сотрудников в 1С чаще всего требуется распечатать для вывешивания на информационный стенд, согласования с руководителем или ознакомления персонала под подпись. В зависимости от конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия или отраслевые решения — путь к печатной форме отличается, но общая логика одинакова: данные берутся из справочника графиков или из документов планирования смен.
Важно различать две задачи. Первая — распечатать сам шаблон графика (например, «пятидневка с 9 до 18»), который хранится в справочнике. Вторая — распечатать заполненный график на конкретный месяц с фамилиями сотрудников, сменами и выходными. Вторая задача встречается чаще и решается через отчёты или специализированные документы планирования.
Ниже разобраны основные способы печати в типовых конфигурациях, настройка внешнего вида отчёта, проверка результата перед выводом на бумагу и типичные ошибки, из-за которых график печатается пустым или с неверными данными.
Откуда 1С берёт данные для печати графика
Прежде чем печатать, полезно понять, какие объекты программы участвуют в формировании графика. В типовой 1С:ЗУП существует справочник «Графики работы сотрудников» — в нём хранятся шаблоны: пятидневка, шестидневка, сменные графики «два через два», «сутки через трое» и другие. Каждый шаблон задаёт цикл рабочих и выходных дней, а также длительность смен.
Привязка сотрудника к графику выполняется кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком сотрудников». Если сотруднику не назначен график, в отчётах он либо не появится, либо выйдет с пустыми ячейками. Поэтому пустой печатный бланк почти всегда означает проблему не с печатью, а с кадровыми данными.
Для организаций со сменным режимом в ЗУП 3.1 есть отдельный механизм: виды рабочего времени, смены и документы планирования. Печатная форма в этом случае строится по данным о сменах, а не по простому шаблону, и позволяет вывести график вида «сотрудник — дни месяца — код смены».
Печать графика через отчёты в 1С:ЗУП
Самый универсальный способ получить заполненный график с фамилиями — воспользоваться штатным отчётом. Откройте раздел «Кадры» (в некоторых релизах — «Зарплата») и перейдите по ссылке «Отчёты, справки». В списке найдите отчёт «Графики работы сотрудников» или «Табель учёта рабочего времени» — в зависимости от того, что именно нужно: плановый график или фактически отработанное время.
В отчёте установите период — обычно месяц. Затем откройте настройки (кнопка «Настройки» или «Ещё — Изменить вариант») и добавьте отбор по подразделению или конкретным сотрудникам, если график нужен не по всей организации. После нажатия «Сформировать» на экране появится табличный документ.
Для вывода на бумагу нажмите кнопку печати на панели табличного документа или используйте сочетание Ctrl+P. Перед отправкой на принтер обязательно откройте предварительный просмотр: графики на месяц по ширине часто не помещаются в книжную ориентацию, и лист придётся переключить в альбомную через «Файл — Параметры страницы».
- 1Откройте раздел «Кадры» — «Отчёты, справки»
- 2Найдите отчёт «Графики работы сотрудников»
- 3Установите период и отбор по подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте данные
- 5Через Ctrl+P откройте диалог печати
- 6Установите альбомную ориентацию и масштаб
- 7Отправьте на принтер или сохраните в PDF
Печать шаблона из справочника графиков
Если нужно распечатать не заполненный по сотрудникам график, а сам шаблон режима работы — например, для приказа об утверждении нового графика, — откройте справочник. Путь: раздел «Настройка» — «Графики работы сотрудников» (в ЗУП 3.1) или «Главное меню» — «Справочники» — «Графики работы» в других конфигурациях.
Откройте нужный элемент справочника. Печатная форма доступна по кнопке «Печать» в командной панели формы либо через меню «Ещё». В типовой поставке для элемента справочника может быть доступна печать настройки графика с перечнем дней цикла и временем смен. Если кнопки «Печать» нет, значит, для этого объекта печатная форма не предусмотрена, и данные проще вывести отчётом.
Альтернатива — сформировать отчёт «График работы» по конкретному шаблону за длительный период, например за год. Такой документ наглядно показывает чередование рабочих и выходных дней и подходит для согласования с профсоюзом или сотрудниками.
Печать графика смен и гибких графиков
Для организаций с посменной работой (производство, охрана, медицина) плановый график на месяц обычно формируют заранее и знакомят с ним сотрудников. В ЗУП 3.1 для этого используется отчёт по графикам с отбором по конкретному сменному графику: в настройках укажите нужный элемент справочника, и отчёт покажет, какие дни месяца рабочие, какие выходные, и какова длительность смены.
Если в организации применяется суммированный учёт рабочего времени, обратите внимание на норму часов: печатная форма отчёта может включать итоговую колонку с плановым количеством часов за период. Это удобно для контроля соответствия производственному календарю и недопущения переработок ещё на этапе планирования.
Для индивидуальных графиков, назначенных документом «Индивидуальный график» или «Изменение графика работы», печать выполняется тем же отчётом, но с отбором по конкретному сотруднику. Убедитесь, что документ проведён, иначе изменения в отчёт не попадут.
Способы получения печатного графика
Подходит для списка сотрудников за период; гибкие отборы, но требует корректно назначенных графиков
Подходит для шаблона режима работы; не показывает конкретных сотрудников и дат
Показывает фактическое время, а не план; используйте, только если нужен учёт, а не планирование
Подходит при нестандартных требованиях к оформлению; требует подключения разработчиком
Настройка внешнего вида перед печатью
Стандартный табличный документ 1С перед печатью можно доработать без программирования. В диалоге печати или через «Файл — Параметры страницы» настройте поля, ориентацию и масштаб. Для широких графиков на месяц удобен режим «поместить по ширине в одну страницу» — тогда столбцы с датами не разорвутся между листами.
Если шапка с днями месяца должна повторяться на каждой странице при печати длинного списка сотрудников, используйте свойство сквозных строк: в табличном документе через «Главное меню — Таблица — Вид» или в параметрах печати укажите повторяемые строки. В типовых отчётах на СКД это часто уже настроено автоматически.
Вместо бумажной печати документ можно сохранить в PDF или Excel: «Файл — Сохранить копию» и выбор формата. PDF удобен для рассылки, Excel — если руководитель хочет вручную подправить оформление перед распечаткой. Учтите, что правки в Excel не попадут обратно в 1С.
Как проверить результат перед печатью
Все сотрудники подразделения присутствуют в списке
Часть людей отсутствует — проверьте отбор и назначение графиков
Выходные в графике совпадают с календарём
Смещение дней — неверно указан период отчёта
Итоговые часы соответствуют производственному календарю
Норма расходится — проверьте шаблон графика и праздничные дни
Все столбцы месяца видны в предпросмотре
Колонки обрезаны — смените ориентацию или масштаб
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустой отчёт. Причины: не назначен график сотрудникам в кадровых документах, неверно выбран период, либо в отборе стоит подразделение, в котором никто не числится. Проверяйте данные последовательно: сначала кадровый документ сотрудника, затем отбор отчёта, затем период.
Вторая группа ошибок связана с производственным календарём. Если он не заполнен или не обновлён, праздничные и перенесённые дни в графике будут неверными. Перед массовой печатью графиков на новый период убедитесь, что календарь актуализирован: «Настройка — Производственные календари».
Третья ошибка — попытка распечатать плановый график через табель Т-13. Табель отражает фактически отработанное время и формируется по итогам месяца; использовать его как плановый документ для ознакомления сотрудников некорректно.
Когда нужна помощь специалиста
Стандартных отчётов достаточно для большинства задач, но есть ситуации, где самостоятельная настройка рискованна. Если требуется нестандартная печатная форма — например, график дежурств с подписями ответственных и печатью организации — потребуется внешняя печатная форма или доработка макета. Такие изменения должен выполнять разработчик на копии базы с последующим тестированием.
Не рекомендуется самостоятельно править типовые макеты и запросы отчётов в конфигураторе: при обновлении релиза изменения могут быть утеряны, а некорректный запрос способен замедлить работу всей базы. Безопасная граница самостоятельной работы — настройка отборов, вариантов отчёта и параметров страницы в пользовательском режиме.
Что важно запомнить
Плановый график печатается через отчёт «Графики работы сотрудников» с отбором по периоду и подразделению, шаблон — из справочника графиков. Перед печатью проверьте назначение графиков сотрудникам, актуальность производственного календаря и предпросмотр с альбомной ориентацией.
Частые вопросы
Почему отчёт по графикам формируется пустым?
Чаще всего сотрудникам не назначен график в кадровых документах либо в отборе указано подразделение без сотрудников. Проверьте карточку сотрудника, период отчёта и условия отбора.
Можно ли распечатать график сразу на год?
Да, в отчёте укажите период с января по декабрь. Для читаемости сохраните результат в PDF или Excel — на бумаге годовой график по многим сотрудникам занимает много страниц.
Как вывести график только для одного сотрудника?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Сотрудник» и выберите нужного человека из справочника. Убедитесь, что ему назначен график на выбранный период.
Чем отличается печать графика от табеля Т-13?
График — плановый документ, показывающий, когда сотрудник должен работать. Табель — фактический учёт отработанного времени по итогам периода. Для ознакомления персонала с режимом работы нужен именно график.
Нет кнопки «Печать» в справочнике графиков — что делать?
Для части объектов типовая печатная форма не предусмотрена. Используйте отчёт по графикам с отбором по конкретному шаблону или попросите администратора проверить ваши права доступа.
Можно ли добавить в печатную форму логотип и подписи?
В пользовательском режиме — нет, это требует доработки макета. Такую задачу решают подключением внешней печатной формы, которую разрабатывает специалист по 1С без изменения типовой конфигурации.