Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С распечатать электронную трудовую книжку при увольнении
Как в 1С:ЗУП распечатать сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) при увольнении: пошаговая инструкция, отличия от ЭТК, частые ошибки и проверка результата.
С 2020 года работодатели ведут сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передают их в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России). Бумажный аналог «распечатать электронную трудовую книжку» при увольнении — это выдать сотруднику форму СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем работнику». Именно эту форму кадровик формирует в 1С:ЗУП в день увольнения.
Важно понимать различие: полная выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-ПФР) формируется только фондом и доступна работнику через Госуслуги или МФЦ. Работодатель при увольнении обязан выдать именно СТД-Р — сведения за период работы в своей организации. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП 3.1, 1С:КАМИН, БП с кадровым учётом) эта форма есть в штатной поставке.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 как самой распространённой конфигурации: от проверки данных до печати и выдачи документа сотруднику, а также типичные ошибки, из-за которых форма получается пустой или неполной.
Что именно распечатывается при увольнении: СТД-Р, ЭТК и выписка
Под «распечаткой электронной трудовой книжки» обычно понимают три разных документа, и путать их нельзя. СТД-Р — сведения о трудовой деятельности у конкретного работодателя, выдаётся при увольнении и по заявлению работника. СТД-ПФР — полная выписка из сведений, накопленных в фонде, её формирует только СФР. Форма СЗВ-ТД — отчёт работодателя в фонд, работнику он не выдаётся.
Обязанность работодателя в день увольнения — выдать СТД-Р на бумаге (под подпись и с печатью при её наличии) либо направить в электронном виде, подписанной усиленной квалифицированной подписью, если работник письменно согласился на такой способ. За невыдачу или задержку предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Подготовка: проверка кадровых данных перед печатью
Форма СТД-Р заполняется автоматически из кадровых документов, поэтому качество распечатки полностью зависит от корректности учёта. Перед печатью убедитесь, что все кадровые события сотрудника проведены: приём на работу, кадровые переводы, переименование должности или подразделения, увольнение. Непроведённый или помеченный на удаление документ в форму не попадёт.
Проверьте также реквизиты организации: ИНН, КПП, наименование — они подставляются в шапку СТД-Р. У сотрудника должны быть корректно заполнены ФИО, СНИЛС и дата рождения. Ошибка в СНИЛС не помешает распечатать форму, но сделает её бесполезной для работника при сверке со сведениями фонда.
Если сотрудник работал в организации до 2020 года, записи за «бумажный» период в СТД-Р не включаются — форма содержит только сведения, переданные в электронном виде. Это нормально, недостающий стаж подтверждается бумажной трудовой книжкой.
Печать СТД-Р из документа «Увольнение» в 1С:ЗУП 3.1
Самый быстрый способ — распечатать форму прямо из приказа об увольнении. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»), найдите нужный документ «Увольнение» и откройте его. На командной панели документа нажмите кнопку «Печать» и в выпадающем списке выберите «СТД-Р. Сведения о трудовой деятельности».
Программа сформирует печатную форму со всеми кадровыми событиями сотрудника в организации: приёмом, переводами и текущим увольнением. Каждая запись содержит дату, наименование структурного подразделения, должность, основание (реквизиты приказа) и код вида кадрового мероприятия. Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»
- 2Найдите и откройте документ «Увольнение» по нужному сотруднику
- 3Нажмите «Печать» → «СТД-Р. Сведения о трудовой деятельности»
- 4Проверьте в предпросмотре все записи: приём, переводы, увольнение
- 5Распечатайте, подпишите у руководителя или уполномоченного лица и выдайте сотруднику
Альтернативные способы: из карточки сотрудника и через отчёт
Если документ увольнения ещё не оформлен, а форму нужно подготовить заранее (или выдать по заявлению работающего сотрудника), используйте карточку сотрудника. Откройте «Кадры» → «Сотрудники», выберите человека, в карточке нажмите «Печать» и найдите форму СТД-Р. Состав записей будет тем же, но без записи об увольнении, если приказ ещё не проведён.
Второй вариант — отчёт «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Он удобен, когда нужно сформировать формы сразу по нескольким увольняемым сотрудникам или проверить состав сведений по подразделению. В настройках отчёта укажите сотрудника или список и период.
Сравнение вариантов
Быстро и гарантированно включает запись об увольнении. Ограничение: по одному документу за раз
Подходит для выдачи по заявлению работающему. Запись об увольнении появится только после проведения приказа
Позволяет сформировать формы пакетно по списку сотрудников. Требует ручной настройки отбора
Массовая печать при групповом увольнении
При сокращении штата или ликвидации подразделения печатать формы по одной неудобно. В 1С:ЗУП 3.1 создайте документ «Увольнение списком», внесите всех сотрудников, затем через отчёт «Сведения о трудовой деятельности» с отбором по списку сотрудников сформируйте печатные формы. В зависимости от релиза доступна кнопка «Печать» прямо из списка сотрудников с выбором формы СТД-Р.
Контролируйте, чтобы у каждого сотрудника в форму попала запись об увольнении с корректным основанием (статья ТК РФ) и реквизитами приказа. При групповом увольнении типичная ошибка — разные даты приказа и даты увольнения в табличной части, из-за чего часть записей формируется с неверными данными.
Проверка результата и типичные ошибки
Готовая форма должна содержать шапку с реквизитами работодателя, ФИО и СНИЛС работника, таблицу кадровых событий в хронологическом порядке и подпись ответственного лица. Дата формирования формы — не позднее дня увольнения. Если сотрудник переводился между обособленными подразделениями, каждый перевод должен быть отдельной строкой.
Частые проблемы: пустая форма (документы не проведены или сотрудник оформлен в другой организации базы), отсутствие записи об увольнении (печать выполнена из карточки до проведения приказа), неверный код мероприятия (устаревший релиз конфигурации). Обновляйте конфигурацию своевременно — формат СТД-Р и коды видов мероприятий периодически уточняются.
Как проверить результат
Приём, все переводы и увольнение в хронологическом порядке
Пропущены переводы или нет записи об увольнении
ФИО, СНИЛС и дата рождения совпадают с паспортом и СНИЛС
Опечатки, пустой или неверный СНИЛС
Указаны статья ТК РФ, дата и номер приказа
Пустое основание или неверные реквизиты приказа
Подпись ответственного лица, дата выдачи, печать при наличии
Форма без подписи или с датой позже дня увольнения
Электронная выдача и дальнейшие действия
Если сотрудник дал письменное согласие на получение сведений в электронном виде, СТД-Р можно направить файлом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В 1С сформируйте печатную форму, сохраните её в PDF и подпишите средствами криптографии, либо используйте встроенный обмен документами, если он настроен. Согласие работника храните в кадровом деле.
Не забудьте про смежные обязанности: в день увольнения (или не позднее следующего рабочего дня) нужно отправить отчёт СЗВ-ТД с событием «Увольнение» в СФР — в 1С:ЗУП это делается через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или документ «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД». Распечатка СТД-Р не заменяет сдачу отчёта, это два независимых действия.
Что важно запомнить
При увольнении работнику выдаётся форма СТД-Р, а не полная выписка из ЭТК. В 1С:ЗУП она печатается из документа «Увольнение», карточки сотрудника или кадрового отчёта. Перед печатью проверьте проведение всех кадровых документов и корректность СНИЛС, после — наличие записи об увольнении и подпись. Параллельно не забудьте сдать СЗВ-ТД в фонд.
Частые вопросы
Чем СТД-Р отличается от выписки из электронной трудовой книжки?
СТД-Р содержит сведения только о работе в вашей организации и формируется работодателем. Полная выписка (СТД-ПФР) охватывает всю трудовую деятельность с 2020 года и выдаётся только Социальным фондом — работник получает её через Госуслуги, МФЦ или отделение фонда.
Форма СТД-Р распечаталась пустой. Что делать?
Проверьте, что кадровые документы по сотруднику проведены, а не сохранены черновиком или помечены на удаление. Также убедитесь, что сотрудник оформлен в той организации базы, из которой формируется печать, и что в карточке заполнены ФИО и СНИЛС.
Нужно ли включать в СТД-Р стаж до 2020 года?
Нет. Форма содержит только сведения, переданные в электронном виде с 2020 года. Периоды работы до перехода на ЭТК подтверждаются записями в бумажной трудовой книжке, которую работник хранит у себя.
Можно ли отправить СТД-Р по email вместо бумажной формы?
Только если работник письменно согласился получать сведения в электронном виде, а файл подписан усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Простое письмо с PDF без подписи юридической силы не имеет.
Сотрудник уволился, а запись об увольнении в форме отсутствует. Почему?
Чаще всего печать выполнена из карточки сотрудника до проведения приказа об увольнении. Проведите документ «Увольнение» и сформируйте форму заново — запись появится с реквизитами приказа и статьёй ТК РФ.
Что грозит за невыдачу СТД-Р в день увольнения?
Это нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф для должностных лиц и организаций. Кроме того, работник вправе требовать компенсацию за задержку выдачи документов.