Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать акт сверки в 1С
Как сформировать и распечатать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: настройки, печать, подпись, типичные ошибки и FAQ.
Акт сверки взаиморасчетов — один из самых востребованных документов при работе с контрагентами: его запрашивают покупатели и поставщики, он нужен при аудите, инвентаризации расчетов и в судебных спорах. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) акт сверки формируется автоматически на основе проведенных документов, а распечатать его можно буквально за минуту.
Главное условие корректной печати — правильно заполненные параметры: организация, контрагент, договор (если сверка ведется по договору) и период. Ошибка в любом из этих реквизитов приведет к тому, что в акт попадут лишние обороты или, наоборот, документ окажется пустым. Поэтому перед печатью важно не только нажать кнопку «Печать», но и проверить содержимое документа.
Ниже разобран полный порядок действий: от создания документа до отправки акта контрагенту, а также особенности разных конфигураций, типичные ошибки и способы проверить результат перед подписанием.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Продажи» или «Покупки» — подраздел «Расчеты с контрагентами», пункт «Акты сверки расчетов». Также его можно найти через раздел «Отчеты», но там доступна именно печатная форма-отчет, а не документ, который можно сохранить в базе и отправить контрагенту.
В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации акт сверки находится в разделе «Продажи» — «Взаиморасчеты с клиентами» — «Сверка взаиморасчетов» (в некоторых версиях — «Акты сверки расчетов»). Логика та же: создается документ, заполняется по данным учета, распечатывается.
В 1С:ERP акт сверки доступен в разделе «Казначейство» или «Продажи» в зависимости от настроек интерфейса. Если нужного пункта нет в меню, проверьте права пользователя или воспользуйтесь поиском по функциям (значок лупы в правом верхнем углу) — введите «сверка».
Как создать и заполнить документ «Акт сверки»
Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, от имени которой проводится сверка, и контрагента. Если с контрагентом заключено несколько договоров, выберите конкретный договор — тогда в акт попадут только операции по нему. Если договор не указывать, сверка будет сформирована по всем расчетам с контрагентом.
Установите период сверки: дату начала и дату окончания. Обычно сверка делается за квартал, полугодие или год, но можно указать любой интервал. Обратите внимание: сальдо на начало периода программа рассчитает автоматически по данным учета, поэтому важно, чтобы все документы до начала периода были проведены.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — «По данным учета» (в некоторых конфигурациях — «Заполнить по данным организации»). Программа автоматически подберет все проведенные документы: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Табличная часть заполнится строками с датами, номерами документов и суммами дебета и кредита.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и при необходимости договор
- 3Установите период сверки (даты начала и окончания)
- 4Нажмите «Заполнить по данным учета» и проверьте табличную часть
- 5Запишите и проведите документ при необходимости
- 6Нажмите «Печать» и выберите нужную форму
Как распечатать акт сверки
После заполнения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В зависимости от конфигурации будет предложено несколько вариантов печатной формы: стандартный акт сверки, акт с детализацией по документам, акт в разрезе договоров. Для большинства целей подходит форма с детализацией — контрагенту проще проверить расхождения, когда видны конкретные накладные и платежки.
Перед отправкой на принтер откроется предварительный просмотр. Проверьте, умещается ли таблица на странице, не обрезаны ли колонки. При необходимости измените ориентацию листа на альбомную и масштаб — эти настройки доступны в окне предварительного просмотра. После проверки нажмите «Печать» и выберите принтер.
Как сохранить акт в PDF или Excel
Вместо печати на бумаге акт можно сохранить в файл: в окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (или Файл → Сохранить) и выберите формат PDF, XLSX или MXL. PDF удобен для отправки контрагенту по email или через ЭДО — файл нельзя случайно отредактировать, и он одинаково отображается у всех получателей.
Отправка по электронной почте из 1С
Если в программе настроена учетная запись почты, акт можно отправить прямо из формы документа: кнопка «Еще» → «Отправить» → «По электронной почте». Программа сформирует письмо с вложением в выбранном формате. Это быстрее, чем сохранять файл и прикреплять его вручную в почтовом клиенте.
Варианты передачи акта контрагенту
Подходит, когда требуется оригинал с подписями и печатями. Минусы — время на подписание и пересылку.
Быстро для предварительной сверки, но юридическую силу имеет только при последующем обмене подписанными оригиналами.
Юридически значимый обмен без бумаги, если обе стороны подключены к оператору ЭДО и используют подпись.
Как проверить акт перед печатью
Самая частая причина возврата акта от контрагента — расхождение сальдо. Прежде чем печатать документ, сверьте итоговое сальдо в акте с данными отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60, 62, 76) по этому контрагенту за тот же период. Если цифры совпадают — акт сформирован корректно по данным вашей учетной системы.
Обратите внимание на непроведенные и помеченные на удаление документы: они не попадают в акт, и это частая причина расхождений с контрагентом. Если покупатель видит накладную, которой нет в вашем акте, проверьте, проведен ли документ реализации и не попадает ли его дата за границы периода сверки.
Также проверьте реквизиты в шапке печатной формы: наименования организаций, ИНН, период и итоговую задолженность. Ошибка в названии контрагента или неверный период — формальный повод для отказа подписывать акт.
Как проверить акт перед отправкой
Совпадает с сальдо по счетам 60/62/76 в ОСВ за тот же период
Суммы расходятся — есть непроведенные документы или ручные операции
Все накладные и оплаты контрагента присутствуют с верными датами и номерами
Документы пропущены или задвоены
Наименования и ИНН организаций указаны без ошибок
Опечатки, устаревшее название организации
Даты начала и окончания соответствуют запросу контрагента
Период смещен, сальдо на начало не совпадает с прошлым актом
Особенности и ограничения при формировании
Акт сверки формируется только по проведенным документам. Если учет ведется с отложенным проведением (например, оплаты загружаются из банка раз в неделю), сформируйте акт после актуализации данных, иначе контрагент увидит завышенную задолженность.
В разрезе договоров есть нюанс: если оплата в программе привязана к одному договору, а отгрузка — к другому, сальдо по каждому договору может выглядеть некорректно, хотя общая задолженность верна. В таких случаях сверяйтесь по контрагенту в целом или предварительно выполните зачет авансов.
Валютные расчеты отображаются в акте в валюте договора с пересчетом по курсу — убедитесь, что контрагент понимает, в какой валюте представлены суммы. Для рублевых договоров с расчетами в условных единицах распечатывайте форму с указанием сумм в рублях.
Что делать, если акт не формируется или печатается с ошибками
Если табличная часть после заполнения пуста, проверьте три вещи: правильно ли выбраны организация и контрагент, есть ли проведенные документы за указанный период, не сбит ли отбор по договору. Чаще всего причина в несовпадении организации в шапке акта и в документах расчетов.
Если печатная форма выглядит некорректно (обрезаны колонки, съехала шапка), попробуйте другую форму из списка печати или измените настройки страницы в предварительном просмотре. Если ваша организация использует доработанную внешнюю печатную форму и она перестала работать после обновления конфигурации — обратитесь к специалисту по 1С, самостоятельно править макет без навыков конфигурирования не стоит.
Когда расхождения с контрагентом принципиальны и найти причину не удается, сформируйте отчет «Анализ субконто» или карточку счета по контрагенту за период — эти отчеты покажут все проводки и помогут локализовать проблемный документ.
FAQ
Можно ли распечатать акт сверки без создания документа?
Да, в 1С:Бухгалтерии есть одноименный отчет (раздел «Отчеты» → «Акт сверки расчетов с контрагентом»), который сразу формирует печатную форму без сохранения документа в базе. Это удобно для быстрой проверки, но для официальной сверки лучше создать документ — он хранится в журнале, и к нему можно вернуться.
Почему в акте сверки нет какого-то документа?
Наиболее вероятные причины: документ не проведен или помечен на удаление, его дата выходит за границы периода сверки, в шапке акта выбран другой договор или другая организация. Проверьте документ через карточку счета по контрагенту — там видно, участвует ли он в расчетах.
Как распечатать акт сверки сразу по нескольким контрагентам?
В типовых конфигурациях акт создается по одному контрагенту. Для массовой рассылки используйте обработки группового создания актов (в некоторых конфигурациях доступны через раздел сверок) или обратитесь к специалисту 1С для настройки пакетной печати.
Имеет ли юридическую силу акт сверки, напечатанный из 1С?
Сама по себе распечатка — нет. Акт сверки приобретает значение доказательства после подписания обеими сторонами (уполномоченными представителями) или при обмене через ЭДО с квалифицированной подписью. Печатная форма из 1С — это лишь носитель данных.
Можно ли изменить печатную форму акта, добавив логотип или подписи?
Да. Простые изменения (логотип, реквизиты) часто настраиваются через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» или через редактирование макета пользователем с правами настраиваемых печатных форм. Существенную доработку макета лучше поручить специалисту, чтобы не нарушить структуру документа.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Сформируйте карточку счета по этому контрагенту за период сверки и построчно сопоставьте с отметками контрагента. Обычно расхождения вызваны непроведенными оплатами, разными датами документов у сторон или неотраженными возвратами. После устранения причин сформируйте акт заново.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С печатается из документа «Акт сверки расчетов»: заполните организацию, контрагента и период, нажмите «Заполнить по данным учета», проверьте сальдо по оборотно-сальдовой ведомости и только затем печатайте или сохраняйте в PDF. Перед отправкой контрагенту убедитесь, что все документы проведены, а реквизиты сторон указаны без ошибок.