Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С распечатать акт сверки с контрагентом
Как сформировать и распечатать акт сверки взаиморасчетов с контрагентом в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, печатные формы, проверка расхождений и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который бухгалтеры формируют регулярно: перед закрытием периода, при инвентаризации расчетов или по запросу контрагента. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 8.3, Управление торговлей, УНФ, Комплексная автоматизация) для этого есть готовый инструмент, и вся процедура занимает несколько минут, если данные в базе в порядке.
Основная сложность обычно не в самой печати, а в том, чтобы акт сошелся: программа собирает обороты по счетам расчетов, и любые ошибки в первичных документах, неправильно указанные договоры или непроведенные операции сразу дадут расхождения. Поэтому ниже разобран не только путь к кнопке «Печать», но и подготовка данных, проверка результата и типичные проблемы.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как наиболее распространенную конфигурацию, но логика действий в других типовых решениях практически совпадает — отличается только расположение документа в меню.
Что понадобится перед формированием акта
Акт сверки в 1С формируется на основании данных бухгалтерского учета, поэтому результат напрямую зависит от состояния базы. Перед созданием документа стоит убедиться, что все первичные документы по данному контрагенту за нужный период введены и проведены: поступления, реализации, платежные поручения, взаимозачеты и корректировки долга.
Обратите внимание на договор с контрагентом. В акт сверки попадают только операции, отраженные по выбранному договору (либо по всем договорам контрагента, если договор не указан). Если часть документов оформлена на другой договор, суммы в акте не сойдутся с вашими ожиданиями, хотя формально учет будет правильным.
Также проверьте, что у контрагента корректно заполнены реквизиты в справочнике: наименование, ИНН, КПП, адрес. Эти данные попадут в печатную форму, и исправлять их после подписания акта второй стороной будет проблематично.
Где находится документ «Акт сверки» в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в двух местах одновременно: раздел «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и раздел «Продажи» → «Акты сверки расчетов». Это один и тот же журнал, поэтому неважно, откуда вы создаете документ — поставщик это или покупатель.
В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации акт сверки формируется как отчет: «Продажи» (или «Закупки») → «Отчеты» → «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом», либо через карточку контрагента. В УНФ документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Компания» или «Продажи».
Если документа нет в меню, возможны две причины: недостаточно прав у пользователя (обратитесь к администратору) либо интерфейс раздела настроен иначе — тогда воспользуйтесь функцией «Все функции» (включается через кнопку с шестеренкой в правом верхнем углу главного окна) и найдите документ поиском.
Пошаговое создание акта сверки
Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». В шапке документа заполните обязательные поля: организацию (от чьего имени формируется акт), контрагента, договор (при необходимости) и период сверки. Период задается датами «с» и «по» — обычно это квартал, полугодие или год.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа соберет обороты по счетам расчетов (60, 62, 66, 67, 76 и другим, заданным в настройках) и сформирует табличную часть: дебет — отгрузки и прочие операции, увеличивающие долг контрагента, кредит — оплаты и поступления. Состав счетов можно скорректировать на закладке настроек документа, если в вашем учете используются нестандартные счета.
На закладке «По данным контрагента» таблица изначально пустая — она заполняется вручную, когда контрагент пришлет свои данные, либо копированием из вашей таблицы, если расхождений нет. Кнопка «Вывести расхождения» помогает быстро увидеть разницу между двумя наборами данных.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
- 4Сверьте конечное сальдо с отчетом по расчетам с контрагентом
- 5Заполните или скопируйте данные на закладке «По данным контрагента»
- 6Нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов» и отправьте на принтер или в PDF
Печатные формы и варианты вывода
После заполнения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В типовой конфигурации доступны формы «Акт сверки взаиморасчетов» (с расшифровкой по документам) и «Акт сверки взаиморасчетов (с расхождениями)» — вторая показывает разницу между вашими данными и данными контрагента. В некоторых релизах также доступна форма «Акт сверки (с подписями)» с полями для подписей и печати.
Перед выводом на принтер используйте предварительный просмотр: проверьте, что период, реквизиты сторон и итоговое сальдо отображаются корректно, а таблица не обрезана. При необходимости настройте параметры страницы — альбомную ориентацию, масштаб, поля — через стандартный диалог настройки печати в форме предварительного просмотра.
Если акт нужно отправить контрагенту электронно, используйте кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра и выберите формат PDF. Также документ можно отправить напрямую из 1С по настроенной учетной записи электронной почты или через сервис 1С-ЭДО, если он подключен.
Сравнение вариантов
Подходит для официальной сверки с подписями сторон. Ограничение: форма фиксированная, изменить её без доработки конфигурации нельзя.
Подходит для внутренней проверки сальдо перед сверкой. Ограничение: это не официальный акт, контрагенту его не отправить.
Подходит для юридически значимого обмена с контрагентами, подключенными к ЭДО. Ограничение: требует подключения сервиса и настроенного обмена.
Проверка результата перед печатью
Главный контрольный показатель — конечное сальдо в акте. Сравните его с отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60 или 62) с отбором по контрагенту и договору на ту же дату. Суммы должны совпадать до копейки. Если не совпадают — в акт попали операции по другим договорам или счетам, либо часть документов не проведена.
Обратите внимание на знак сальдо и его представление в форме: программа показывает долг с точки зрения вашей организации. Убедитесь, что в печатной форме формулировка («долг за контрагентом» или «долг за организацией») соответствует фактической ситуации — ошибка здесь меняет смысл документа на противоположный.
Полезно пройтись по табличной части глазами: все ли крупные отгрузки и оплаты на месте, нет ли задвоенных документов, корректно ли отражены возвраты и взаимозачеты. Возвраты и корректировки — самые частые источники расхождений при сверке.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счету расчетов по этому контрагенту и договору на ту же дату
Разница даже в копейках — есть непроведенные документы или лишние операции
Все отгрузки, оплаты, возвраты и корректировки за период присутствуют по одному разу
Документы задвоены, отсутствуют возвраты или операции по взаимозачету
Наименования, ИНН, адреса и период сверки указаны верно
Устаревшее наименование контрагента или неверный период — акт придется переоформлять
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — сверка без указания договора, когда у контрагента их несколько. Акт собирает обороты по всем договорам, а контрагент сверяет по одному — итоги не сходятся, и начинается бесполезный поиск «ошибок». Решение простое: всегда фиксируйте договор в шапке документа или договаривайтесь с контрагентом о сверке в целом.
Вторая типичная ситуация — операции, отраженные не по счетам расчетов. Например, если оплату провели через 76-й счет, а счет 76 не включен в настройки заполнения акта, сумма «потеряется». Проверьте список счетов в настройках документа и добавьте нужные.
Третья ошибка — сверка в «живой» базе, пока другие пользователи продолжают вводить документы задним числом. Акт, сформированный утром, к вечеру может не сойтись. Перед итоговой сверкой за закрытый период убедитесь, что период закрыт для редактирования или хотя бы что первичка по контрагенту полностью введена.
Если акт не сходится: порядок поиска расхождений
Начните с сопоставления сальдо на начало периода. Если начальное сальдо уже расходится с данными контрагента, искать причину нужно в предыдущих периодах — расширьте период сверки назад до момента, когда стороны сходились.
Если начальное сальдо совпадает, расхождение в оборотах. Сформируйте отчет «Карточка счета» (или «Анализ субконто») по контрагенту за период и построчно сравните с данными второй стороны. Чаще всего причина — документ, отраженный только у одной стороны: непроведенная оплата, потерянная накладная, разница в датах отгрузки при переходе права собственности.
Когда расхождение найдено и это ошибка вашей стороны, исправляйте первичный документ, а не акт. Акт сверки — отражение учета, а не инструмент его корректировки. После исправления перезаполните документ кнопкой «Заполнить» и проверьте сальдо заново.
Удобно хранить подписанные контрагентом акты прямо в базе: прикрепите скан к документу через кнопку со скрепкой в форме документа. Тогда при следующей сверке вы быстро найдете последнюю подтвержденную обеими сторонами точку отсчета, а при спорах — поднимете документ за секунды.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей 11 акт сверки обычно формируется отчетом, а не документом: раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Сверка расчетов с партнерами» или аналогичный. Отчет сразу выводится на печать, но не хранится в базе как документ — для истории сохраняйте PDF.
В 1С:УНФ документ «Сверка взаиморасчетов» работает по той же логике, что и в Бухгалтерии: шапка с контрагентом и периодом, автоматическое заполнение по данным учета, печатная форма. Отличие — более компактный интерфейс и привязка к заказам покупателей.
В нетиповых и сильно доработанных конфигурациях путь к документу и состав печатных форм могут отличаться. Если стандартная форма не подходит (например, нужен акт по форме контрагента), потребуется внешняя печатная форма — её подключает администратор или программист через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».
Что важно запомнить
Акт сверки создается в разделе «Покупки» или «Продажи», заполняется автоматически по данным учета и печатается одной кнопкой. Ключевые условия корректного результата: вся первичка проведена, договор и счета расчетов указаны правильно, сальдо сверено с ОСВ до отправки контрагенту.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем договорам контрагента?
Да. Оставьте поле «Договор» в шапке документа пустым — тогда программа соберет обороты по всем договорам выбранного контрагента. Учтите, что контрагенту может быть удобнее сверять по каждому договору отдельно, поэтому формат сверки лучше согласовать заранее.
Почему акт сверки заполнился пустым, хотя операции по контрагенту есть?
Чаще всего причина в неверном периоде сверки, выбранном договоре, по которому нет операций, или в том, что документы не проведены. Также проверьте список счетов в настройках заполнения: если операции отражены на счете, которого нет в списке, они не попадут в акт.
Как вывести в акте только итоговое сальдо без расшифровки по документам?
В типовой форме расшифровка показывается всегда. Если нужен акт только с сальдо, используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с отбором по контрагенту либо подключите внешнюю печатную форму с нужным макетом — это делает администратор или программист 1С.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да, двумя способами. Если подключен сервис 1С-ЭДО, акт отправляется как электронный документ с юридической значимостью. Если ЭДО нет, сохраните печатную форму в PDF и отправьте файл через настроенную в программе учетную запись электронной почты или любым другим способом.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Внесите данные контрагента на закладку «По данным контрагента» и используйте кнопку вывода расхождений — программа покажет несовпадающие строки. Далее построчно найдите причину: отсутствующий документ, разницу в датах или суммах. После исправления учета перезаполните акт и отправьте его повторно.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Сам по себе файл из 1С юридической силы не имеет — значение имеет документ, подписанный обеими сторонами (на бумаге или через ЭДО с использованием электронной подписи). Подписанный акт признается судом доказательством задолженности и может прерывать срок исковой давности, поэтому подписывать его стоит только после полной проверки данных.