Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать справку 2-НДФЛ для сотрудника в 1С
Как сформировать и распечатать справку 2-НДФЛ для сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: пошаговая инструкция, проверка данных, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая форма 2-НДФЛ) нужна сотруднику для банка, визового центра, налогового вычета или нового работодателя. В программах 1С она формируется автоматически на основании данных учёта: начислений, удержанного НДФЛ и применённых вычетов. Задача бухгалтера или кадровика — правильно создать документ, проверить цифры и распечатать справку.
Порядок действий зависит от конфигурации: чаще всего справку печатают в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где ведётся полноценный расчёт зарплаты. В «1С:Бухгалтерии» тоже есть механизм формирования справки, если в программе ведётся кадровый и зарплатный учёт. Ниже разобраны оба варианта, а также способ выгрузить справку из отчёта 6-НДФЛ.
Важный нюанс: с отчётности за 2021 год форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт в налоговую отменена — она вошла в состав 6-НДФЛ как приложение. Но для сотрудника справка по-прежнему оформляется отдельным документом, и в 1С для этого сохранён специальный документ «Справка НДФЛ» (в ряде версий — «Справка 2-НДФЛ для сотрудника»).
Что понадобится перед формированием справки
Прежде чем печатать справку, убедитесь, что учёт в программе актуален. Справка строится на данных регистров НДФЛ: если какие-то начисления или удержания не проведены, суммы в справке будут неполными или неверными.
Проверьте три вещи. Во-первых, за нужный год должны быть проведены все документы начисления зарплаты, премий, больничных и отпускных. Во-вторых, в карточке сотрудника должны быть заполнены ИНН, паспортные данные, гражданство и адрес — эти сведения попадают в раздел о физическом лице. В-третьих, в карточке организации должны быть корректные ИНН, КПП и код ОКТМО.
Также убедитесь, что у вас есть права на создание документов по НДФЛ. В типовых конфигурациях для этого достаточно роли бухгалтера или расчётчика зарплаты. Если документ не создаётся, обратитесь к администратору 1С за назначением прав.
Начисление зарплаты, премии, больничные, отпускные за нужный период
Карточка сотрудника, раздел личных данных
Карточка организации, реквизиты налогового агента
Как распечатать справку 2-НДФЛ в 1С:ЗУП
Основной сценарий — формирование справки в «1С:Зарплата и управление персоналом». В зависимости от версии конфигурации названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика одинакова.
Откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «Справки сотрудникам» (в некоторых версиях — «Налог на доходы (НДФЛ)» → «Справки о доходах»). Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Справка НДФЛ для сотрудника» (не путайте со справкой для передачи в ИФНС — это разные формы).
В открывшемся документе укажите организацию, сотрудника и налоговый период (календарный год). Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подтянет доходы, вычеты и суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога из учётных регистров.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам»
- 2Нажмите «Создать» → «Справка НДФЛ для сотрудника»
- 3Укажите организацию, сотрудника и налоговый период
- 4Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы с расчётными листками
- 5Проведите документ и нажмите «Печать» → «Справка о доходах»
- 6Проверьте печатную форму и отправьте на принтер
После заполнения проведите документ кнопкой «Провести» и нажмите «Печать». Программа предложит печатную форму справки о доходах и суммах налога. Проверьте предварительный просмотр: ФИО, ИНН сотрудника, доходы по месяцам, вычеты и итоговые суммы налога. Если всё верно — отправляйте на принтер.
Если сотрудник работал в нескольких обособленных подразделениях
Справка формируется по конкретной регистрации в налоговом органе. Если сотрудник в течение года числился в разных подразделениях с разными ОКТМО, справку нужно формировать отдельно по каждой регистрации. В документе есть поле выбора регистрации в налоговом органе — укажите нужное перед заполнением.
Как распечатать справку в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» справка доступна, если в программе ведётся расчёт зарплаты. Откройте раздел «Зарплата и кадры» и найдите пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ для сотрудников)» или аналогичный — расположение зависит от версии.
Создайте новый документ, выберите сотрудника и год, нажмите «Заполнить». Механизм тот же: данные подтягиваются из проведённых документов начисления зарплаты и операций учёта НДФЛ. После проверки нажмите «Печать».
Если зарплата в бухгалтерии не ведётся (учёт ведётся в ЗУП, а в бухгалтерию выгружаются только проводки), справку из 1С:Бухгалтерии получить нельзя — формируйте её в ЗУП, где хранятся регистры НДФЛ.
Альтернатива: справка через 1С-Отчетность и личный кабинет
Если у вас подключён сервис «1С-Отчетность», справки можно формировать и через интерфейс отчётности: раздел «1С-Отчетность» → «Справки, уведомления» → создание справки о доходах. Функционал аналогичен, но удобен тем, кто привык работать с отчётностью в едином окне.
Есть и вариант вообще без 1С: сотрудник может самостоятельно скачать справку о доходах в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Там отражаются данные, которые работодатель сдал в составе 6-НДФЛ. Это удобно, если справка нужна срочно, а бухгалтерия недоступна. Однако данные в личном кабинете появляются только после сдачи отчётности работодателем, поэтому за текущий год сведения могут отсутствовать.
Способы получить справку
Основной способ: полный контроль данных, можно сформировать за любой период, включая текущий год
Подходит, если зарплата ведётся в бухгалтерии; при выгрузке из ЗУП не работает
Сотрудник получает сам, но только после сдачи отчётности за прошедший год
Проверка справки перед выдачей
Перед печатью сверьте ключевые цифры с расчётными листками сотрудника или отчётом «Анализ НДФЛ». Сумма дохода в справке должна совпадать с начисленным облагаемым доходом за год, а удержанный налог — с фактически удержанными суммами.
Обратите внимание на вычеты: стандартные вычеты на детей, имущественные и социальные вычеты по уведомлениям должны быть отражены с правильными кодами. Если сотрудник приносил уведомление из ИФНС, проверьте, что оно введено в программу и учтено.
Отдельно проверьте ставку налога: для нерезидентов применяется повышенная ставка, и статус сотрудника в карточке должен быть указан верно. Ошибка в статусе исказит всю справку.
Как проверить результат
Совпадает с суммой облагаемых начислений за год
Расходится с расчётными листками — ищите непроведённые документы
Равен сумме удержанного налога по отчётам
Разница с исчисленным без причины — проверьте выплаты
ИНН, ФИО, паспорт заполнены полностью
Пустые поля или устаревший паспорт — обновите карточку сотрудника
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — пустая или неполная справка. Причина почти всегда в непроведённых документах начисления или в том, что выбран не тот налоговый период либо не та организация. Проверьте журнал начислений за год и повторно нажмите «Заполнить».
Вторая типичная ситуация — расхождение исчисленного и удержанного налога. Это нормально, если зарплата за декабрь выплачена в январе следующего года: налог считается удержанным в момент выплаты. Но если разница большая и причины нет, проверьте документы выплаты и ведомости.
Третья ошибка — справка формируется по старой форме. Если конфигурация давно не обновлялась, печатная форма может не соответствовать действующему бланку ФНС. Обновите конфигурацию до актуального релиза перед массовой выдачей справок.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать справку 2-НДФЛ за текущий год, если он ещё не закончился?
Да. В документе укажите текущий год — справка заполнится по данным на дату формирования. Такие справки обычно выдают при увольнении или по запросу сотрудника в течение года. Учтите, что суммы будут отражать только уже проведённые начисления.
Что делать, если кнопка «Заполнить» не подтягивает данные?
Проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты за выбранный период, правильно ли указаны организация и год. Также убедитесь, что у сотрудника в этом периоде вообще были доходы в данной организации. Если всё корректно, но справка пустая — проверьте права доступа и актуальность релиза конфигурации.
Нужно ли заверять справку подписью и печатью?
Справку подписывает руководитель организации или уполномоченный представитель. Печать ставится, если она есть у организации — с некоторых пор печать для ООО не обязательна, но многие банки по-прежнему просят заверенную справку. Уточните требования у принимающей стороны.
Как выдать справку бывшему сотруднику?
Порядок тот же: создайте справку, выберите сотрудника (уволенные остаются в справочнике), укажите год работы и заполните. По закону работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней с момента письменного запроса бывшего работника.
Почему сумма дохода в справке отличается от начисленной зарплаты?
В справку попадает только облагаемый НДФЛ доход. Не облагаемые выплаты (например, некоторые компенсации, пособия) в справку не включаются или отражаются отдельными кодами. Сверяйте справку с облагаемой базой, а не с общей суммой начислений.
Можно ли отправить справку сотруднику в электронном виде?
Да, если у организации настроен обмен электронными документами и есть возможность подписать файл усиленной квалифицированной подписью. В 1С справку можно сохранить в PDF через «Печать» → «Сохранить». Однако для многих целей требуется бумажный оригинал с подписью — уточните формат у принимающей стороны.
Что важно запомнить
Справка 2-НДФЛ для сотрудника создаётся документом «Справка НДФЛ для сотрудника» в разделе отчётности и справок: укажите сотрудника и год, нажмите «Заполнить», сверьте суммы с расчётными данными и распечатайте. Перед формированием убедитесь, что все начисления проведены, а личные данные сотрудника и реквизиты организации заполнены. Не редактируйте суммы вручную — исправляйте первичные документы.