Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С прикрепить скан документа
Как прикрепить скан документа в 1С: способы через кнопку «Присоединить», сканирование из программы, хранение файлов в базе и на диске, настройка и типичные ошибки.
Прикрепление сканов документов — счетов, актов, накладных и договоров — к объектам в 1С позволяет хранить оригиналы прямо в базе и быстро находить их при проверках. В типовых конфигурациях на платформе 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, Зарплата и управление персоналом) эта функция реализована через механизм присоединенных файлов, и пользователю не нужны специальные права разработчика, чтобы ей пользоваться.
Существует несколько способов добавить скан: прикрепить уже готовый файл с диска, отсканировать документ прямо из 1С через сканер, перетащить файл мышью в форму документа или загрузить из письма электронной почты. Выбор зависит от того, как организован документооборот и где хранятся сканы.
Ниже разобраны все рабочие способы для типовых конфигураций, настройка хранения файлов, ограничения и типичные ошибки. Инструкции применимы к большинству конфигураций на основе Библиотеки стандартных подсистем — названия кнопок могут немного отличаться, но логика везде одинаковая.
Где в 1С находится функция прикрепления файлов
В типовых конфигурациях присоединенные файлы доступны почти у всех документов и многих справочников: контрагенты, договоры, номенклатура, сотрудники. Кнопка для работы с файлами обычно расположена в командной панели формы документа и выглядит как значок скрепки, либо как ссылка «Присоединенные файлы» в меню «Ещё».
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте любой документ, например «Поступление (акты, накладные)», и найдите в верхней части формы кнопку со скрепкой. Если её нет на видном месте, откройте меню «Ещё» — там будет пункт «Присоединенные файлы» или «Файлы». В некоторых документах ссылка на файлы вынесена в панель навигации формы — слева или сверху.
Если кнопки нет совсем, проверьте два момента: включена ли в программе функциональность работы с файлами и есть ли у вашего пользователя права на добавление присоединенных файлов. Оба случая разобраны ниже в разделе про настройку и ограничения.
Как прикрепить готовый скан с диска
Самый частый сценарий: документ уже отсканирован на МФУ и сохранен на компьютере или в сетевой папке в формате PDF, JPG или PNG. Осталось привязать файл к документу в базе.
Порядок действий одинаков для большинства конфигураций. Откройте документ, к которому нужно прикрепить скан. Нажмите кнопку со скрепкой или перейдите по ссылке «Присоединенные файлы». В открывшемся списке файлов нажмите «Добавить» → «Из файла на диске» (в некоторых конфигурациях — «Добавить из файла»). Укажите путь к скану и подтвердите выбор. Файл появится в списке, а на скрепке в форме документа отобразится количество присоединенных файлов.
Альтернативный быстрый способ — перетаскивание. Откройте форму документа и проводник Windows рядом, затем перетащите файл мышью прямо на форму документа. 1С предложит присоединить файл — подтвердите действие. Этот прием работает в тонком клиенте и веб-клиенте с расширением для работы с файлами.
- 1Откройте документ в 1С, к которому нужно прикрепить скан
- 2Нажмите кнопку со скрепкой или ссылку «Присоединенные файлы»
- 3Нажмите «Добавить» и выберите «Из файла на диске»
- 4Укажите файл скана и подтвердите выбор
- 5Убедитесь, что файл появился в списке и открывается двойным щелчком
- 6Запишите документ, если программа запросит запись
Как отсканировать документ прямо из 1С
Если сканер или МФУ подключен к компьютеру, сканировать можно не выходя из 1С — файл сразу прикрепится к открытому документу. Для этого в форме присоединенных файлов нажмите «Добавить» → «Со сканера» (в ряде конфигураций — «Сканировать»).
1С обратится к драйверу сканера через интерфейс TWAIN или WIA и откроет диалог сканирования: выбор устройства, разрешение, цветность, формат. После сканирования изображение сохранится и автоматически прикрепится к документу. Для многостраничных документов удобнее сканировать каждую страницу отдельным файлом или использовать автоподатчик МФУ, если драйвер это поддерживает.
Если команда «Со сканера» неактивна или завершилась ошибкой, типовые причины такие: сканер не установлен в системе или выключен, драйвер не поддерживает TWAIN, работа идет через веб-клиент без установленного расширения для работы со сканером, либо сеанс 1С запущен на сервере удаленных рабочих столов, где локальный сканер не проброшен. В этих случаях надёжнее отсканировать документ штатной программой сканера и прикрепить готовый файл с диска.
Настройка хранения файлов: в базе или в томах на диске
По умолчанию присоединенные файлы хранятся внутри информационной базы. Это удобно для небольших объемов, но при активном сканировании база быстро растет: сотни сканов в PDF по несколько мегабайт каждый заметно увеличивают размер файла базы и усложняют резервное копирование.
Для больших объемов администратор может включить хранение файлов в томах на диске. В 1С:Бухгалтерии путь такой: «Администрирование» → «Общие настройки» → «Хранение файлов» (или «Настройка работы с файлами»). Там задается вариант хранения и путь к сетевой папке-тому. Файлы физически лежат в указанном каталоге, а в базе остаются только ссылки на них.
При выборе варианта учитывайте: папка тома должна быть доступна по сети всем пользователям и серверу 1С с правами на чтение и запись; резервное копирование томов нужно настроить отдельно от копирования базы; перенос уже накопленных файлов из базы в тома выполняется штатной обработкой или вручную и требует времени при больших объемах.
Где хранить сканы
Подходит для небольшого числа документов. Файлы входят в резервную копию автоматически, но база растет, а выгрузка и обновление замедляются.
Подходит при массовом сканировании. База остается компактной, но требуется отдельное резервное копирование папки и настройка сетевого доступа.
Подходит, если сканов много и нужны версии, подписи, маршруты согласования. Требует внедрения отдельного решения.
Ограничения, права и частые ошибки
Если кнопка прикрепления недоступна, чаще всего дело в правах. В типовых конфигурациях добавление присоединенных файлов регулируется профилями групп доступа: пользователю нужна роль «Добавление и изменение файлов» или аналогичная. Настройку выполняет администратор в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Второй частый случай — отключенная функциональность. Проверьте в «Администрирование» → «Общие настройки», что включена опция хранения присоединенных файлов. В некоторых конфигурациях после включения требуется перезапуск сеанса.
Также учитывайте технические ограничения. В файловой базе одновременная работа с большими файлами может замедлять сеансы других пользователей. В веб-клиенте для загрузки файлов и сканирования нужно установить расширение работы с файлами — браузер предложит это при первой попытке. Слишком большие сканы (десятки мегабайт) стоит предварительно сжать: для чтения на экране обычно достаточно разрешения 200–300 dpi.
Проверка результата и работа с прикрепленными сканами
После прикрепления убедитесь, что файл действительно доступен. Откройте документ, перейдите в список присоединенных файлов и откройте скан двойным щелчком — он должен отобразиться в программе просмотра. Проверьте читаемость: текст, подписи и печати должны различаться, иначе скан не пройдет проверку как копия оригинала.
Полезно проверить доступ и под другим пользователем: если скан виден только вам, значит, проблема в правах или файл не записался в базу. Признак корректного прикрепления — число у значка скрепки в форме документа и наличие файла в общем списке «Файлы» (в Бухгалтерии: раздел «Операции» или «Справочники» → «Файлы», в зависимости от настроек панелей).
Для поиска документов с прикрепленными сканами используйте отборы в журналах документов или универсальный отчет. В ряде конфигураций есть признак «Есть присоединенные файлы», который можно вывести в список и отфильтровать по нему — так удобно контролировать полноту сканирования за период.
Как проверить результат
Скан отображается в списке и открывается двойным щелчком
Файла нет в списке или при открытии возникает ошибка
Текст, подписи и печати читаемы при просмотре
Изображение смазано, обрезано или слишком темное
Коллеги с нужными правами видят и открывают файл
У других пользователей файл не виден или недоступен
Размер разумный для чтения (обычно до нескольких мегабайт)
Файл десятки мегабайт — база раздувается, открытие тормозит
Альтернативы: ЭДО и внешние хранилища
Если документы приходят электронно, сканировать их вообще не нужно. При обмене через операторов электронного документооборота (встроенный сервис 1С-ЭДО и подобные) файл документа с подписью прикрепляется к объекту автоматически, и его юридическая значимость выше, чем у скана бумажного оригинала.
Для крупных объемов бумажного архива рассмотрите 1С:Документооборот или интеграцию с внешними системами сканирования: там есть потоковое сканирование, автоматическое распознавание реквизитов и привязка скана к документу по штрихкоду. Это снижает ручной труд при тысячах документов в месяц.
Простой промежуточный вариант — регламентированная папка входящих сканов на сетевом диске: сотрудники сканируют туда, а ответственный бухгалтер периодически прикрепляет файлы к документам. Такой порядок дисциплинирует процесс даже без дополнительного ПО.
Что важно запомнить
Скан прикрепляется к документу через кнопку со скрепкой: готовый файл — командой «Из файла на диске», бумажный оригинал — командой «Со сканера». Следите за качеством и размером файлов, при больших объемах переносите хранение в тома на диске и не забывайте про их резервное копирование и права пользователей.
Частые вопросы
Почему в моем документе нет кнопки со скрепкой?
Наиболее вероятные причины: у пользователя нет прав на добавление файлов, в настройках программы отключена работа с файлами, либо у данного вида объектов в конфигурации не предусмотрены присоединенные файлы. Попросите администратора проверить профиль доступа и настройку «Хранение файлов» в разделе «Администрирование».
В каком формате лучше сканировать документы для 1С?
Оптимален PDF для многостраничных документов и JPG/PNG для одиночных страниц. Разрешения 200–300 dpi достаточно для читаемости текста, подписей и печатей, а размер файла остается умеренным. Цветное сканирование нужно, если важны цветные печати и подписи, иначе подойдет оттенки серого.
Можно ли прикрепить несколько файлов к одному документу?
Да, количество присоединенных файлов к одному объекту не ограничено жестко. К одной накладной можно прикрепить и скан оригинала, и доверенность, и спецификацию. Число прикрепленных файлов отображается у значка скрепки в форме документа.
Что будет со сканами при обновлении конфигурации?
Штатное обновление типовой конфигурации не затрагивает присоединенные файлы: они хранятся в отдельных таблицах или томах. Риск возникает только при нештатных ситуациях — восстановлении базы из старой копии или повреждении данных. Поэтому перед обновлением делайте резервную копию, как и перед любыми регламентными операциями.
Как прикрепить скан к документу в веб-клиенте 1С?
Логика та же: откройте документ, перейдите к присоединенным файлам и выберите загрузку. При первой попытке браузер предложит установить расширение для работы с файлами — без него загрузка и сканирование недоступны. Если расширение не ставится из-за политики безопасности, используйте тонкий клиент.
Заменяет ли скан в 1С бумажный оригинал документа?
Нет. Скан в базе — это удобная копия для оперативной работы и внутреннего контроля, но юридическую силу имеет бумажный оригинал с подписями либо электронный документ с квалифицированной подписью, полученный через ЭДО. Храните оригиналы по правилам архивного учета независимо от наличия сканов в программе.